Decalog SIGB - Fiches pratiques

• Administration et paramétrage
• Créer un utilisateur
• Modifier les identifiants de connexion
• Catalogage et gestion du fonds
• Découvrir la gestion des budgets
• Connaître les états d'un budget
• Éviter et corriger les doublons d'autorités
• Supprimer des exemplaires par lot
• Supprimer les notices et autorités inutilisées
• Savoir utiliser les classifications pour le prêt
• Gestion des séries et sous-séries, collections et sous-collections
• Pilonner des documents
• Gestion des abonnés
• Créer un abonné
• Renseigner et utiliser les membres du groupe
• Dédoublonner et fusionner les voies et communes
• Consulter les réservations d'un abonné
• Générer des identifiants regroupement
• Identifiants de connexion au portail
• Suppression automatique des abonnés inactifs
• Régler ses dettes
• Renseigner une adresse temporaire
• Circulation
• Effectuer une réservation
• Gérer quotidiennement réservations et retards
• Envoyer un e-mail d'information aux abonnés (approche 1)
• Envoyer un e-mail d'information aux abonnés (approche 2)
• Effectuer une prolongation de prêt
• Consulter les réservations sur un document
• Configurer l'impression sur tickets
• Attribuer une réservation lors du retour (Monosite)
• Attribuer une réservation lors du retour (Multisites)

Administration et paramétrage

Créer un utilisateur

1. Introduction

2. Configurer

3. Créer les profils de droits

Avant de créer des utilisateurs, il faut définir des profils de droits depuis l’onglet « Profils » du module Administration du réseau.

Il existe 5 Types de profil définissant de droits (destinés à être enrichis au fur et à mesure de l’évolution du logiciel) :

À noter : ce module n’est pas activé par défaut, de ce fait le profil associé peut ne pas apparaître : dans ce cas et si souhaité, il est possible d’activer le module sur simple demande au service support.

À noter qu’un utilisateur pourra toujours forcer une attribution si la demande de réservation a déjà été forcée.

Il est ainsi possible, notamment pour le profil de type Circulation, de créer plusieurs profils avec des options différentes. On pourrait ainsi créer un profil « Bénévole Circulation », avec des droits réduits et pas d’accès aux dettes et règlements, et un profil « Responsable Circulation » avec tous les droits cochés.

4. Créer les utilisateurs

Une fois les profils créés, on peut créer des utilisateurs depuis l’onglet Utilisateurs. Après avoir cliqué sur « Ajouter », il faut définir :

Il faut ensuite attribuer les profils à l’utilisateur.

 

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Modifier les identifiants de connexion

1. Remarque préalable

Les utilisateurs de Decalog SIGB (coordinateur du réseau, bibliothécaire professionnel, bénévole… à ne pas confondre avec les abonnés !) se créent dans le module Administration du réseau, onglet Utilisateurs.

Un utilisateur se définit par des informations d’identification (nom, prénom, adresse électronique) et est associé à des profils de droits, qui définissent ses droits d’accès aux différents modules du logiciel.

2. Communication des identifiants d’un nouvel utilisateur

Lorsqu’un nouvel utilisateur est déclaré dans Decalog SIGB (depuis le module Administration du réseau, onglet Utilisateurs), un mail automatique d’activation est envoyé sur l’adresse électronique renseignée dans la zone « Email » du formulaire de création de l’utilisateur.

Au clic sur le lien (veillez à vous déconnecter de Decalog SIGB avant de cliquer sur le lien), un identifiant et un mot de passe par défaut s’affichent à l’écran. Vous pouvez alors vous identifier à Decalog SIGB avec ces informations de connexion.

Remarque : Il est également possible de générer des identifiants par défaut en cliquant manuellement sur le bouton Générer nouveaux identifiants dans le bloc Informations.

3. Personnalisation des identifiants de connexion

Chaque utilisateur peut alors personnaliser ses identifiants de connexion à Decalog SIGB.

La première étape est de saisir l’identifiant et le mot de passe par défaut dans la page de connexion au logiciel puis de cliquer sur le bouton Se connecter.

Puis, il convient de cliquer sur son prénom et nom depuis la page d’accueil du logiciel pour accéder aux préférences utilisateur.

La fenêtre Préférences utilisateur contient 5 onglets : Informations, Catalogue, Prêts – Retours, Attribution de réservations et Thème Decalog SIGB. Elle sert à réaliser un paramétrage individuel : les réglages définis dans cette fenêtre ne s'appliqueront, par défaut, que pour l'utilisateur en cours. Il est cependant possible que cette personnalisation soit affectée aux différents comptes utilisateur depuis le module Administration du réseau, onglet Utilisateurs, bouton Affecter.

Depuis l’onglet Informations, dans le bloc Identifiants de connexion, saisir :

Conformément au RGPD, des règles ont été mises en place pour renforcer la sécurité de Decalog SIGB. C'est pourquoi le mot de passe utilisateur doit contenir :

• Au moins 8 caractères.
• Au moins une majuscule et une minuscule.
• Au moins un chiffre.
• Au moins un caractère spécial (exemples : ! $ * = - _ ).

[ Caractères interdits : & € ]

Vous pouvez alors vous déconnecter du logiciel puis vous reconnecter à partir de vos nouvelles informations de connexion.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Catalogage et gestion du fonds

Découvrir la gestion des budgets

1. Introduction

La gestion et le suivi budgétaire sont disponibles dans Decalog SIGB. Le but de cette fonctionnalité se compose en deux objectifs simples :

Cette option facultative et payante est activable par le support Decalog depuis le module Administration du réseau, onglet Site (ou Réseau), dans l’encart Fonctionnalités supplémentaires.

Son activation s’accompagne généralement d’une formation.

2. Attribuer les droits relatifs au budget

Une fois l’option activée, il est nécessaire de créer le ou les profils de droits de type « Budgets », afin de les attribuer aux utilisateurs concernés.

Les droits supplémentaires ouvrant l’accès à des possibilités étendues, il est possible de n’attribuer ces possibilités qu’à un seul profil de type Budgets que l’on attribuera uniquement aux administrateurs.

Une fois ces profils créés, il est nécessaire de les attribuer aux utilisateurs concernés, dans l’onglet Utilisateurs du module Administration du réseau.

3. Créer les budgets

Les utilisateurs qui disposent des droits pour le faire peuvent ensuite accéder à l’interface de création des budgets, accessible depuis le module Paramètres, onglet Budgets.

Il faut dans un premier temps créer les fonds à budgétiser : il s’agit de définir les différents fonds types de documents et secteurs) auxquels on pourra attribuer un montant au sein du budget. Au sein du budget, les fonds à budgétiser associés à un montant deviendront ainsi des lignes budgétaires.

Une fois ce travail effectué, on peut créer les budgets.

Le champ Acquéreur au niveau du budget permet de savoir QUI finance le budget (la bibliothèque elle-même, la communauté de communes, etc.).

L’état du budget (en préparation, en cours, pré-clôturé ou clôturé) est automatiquement défini par l’année sélectionnée (exercice annuel).

Un montant peut être attribué soit seulement au niveau du budget, soit au niveau du budget et également de chaque ligne budgétaire : le système s’adapte à la façon dont les budgets sont alloués dans la structure.

Il est possible de renseigner un dépassement autorisé, au niveau du budget ou de chaque ligne budgétaire (ou les deux). Lorsqu’on sera dans cette limite de dépassement autorisé, le logiciel le signalera pour information, mais ne bloquera pas.

Pour l’instant, les budgets permettent uniquement l’acquisition d’exemplaires (pas encore de titres de périodiques par exemple).

4. Utiliser les lignes budgétaires

Une fois les budgets définis, il est possible (et conseillé !) de les utiliser en renseignant des lignes budgétaires sur les exemplaires catalogués, ce qui permet de les imputer à un budget donné.

La ligne budgétaire est disponible au niveau de la grille de catalogage de l’exemplaire – et de la suggestion (si l’option Suggestions et commande a été activée), et n’est accessible que lorsque l’acquéreur a été renseigné au préalable.

Des contrôles de cohérence sont effectués à la validation de l’exemplaire (dépassement éventuel du budget, incohérence entre la date de mise à l’inventaire et l’année du budget, etc.).

Des contrôles à la saisie peuvent également être mis en place dans Administration du réseau, onglet Site (ou Réseau), dans l’onglet Acquisition situé au niveau du site. Ces contrôles permettent notamment de restreindre la liste des acquéreurs proposés sur le site (définir qui peut acheter pour qui) et de rendre obligatoire la saisie de l’acquéreur ou de la ligne budgétaire.

5. Suivre ses budgets

Selon les droits accordés à l’utilisateur, un bouton « Suivi budgétaire » est accessible sur la page d’accueil de Decalog SIGB.

Ce module se compose de deux onglets : le premier permettant de faire le point sur les dépenses réalisées (souhaitées, programmées, engagées, si l’option Suggestions et Commandes est activée) par rapport à ce qui a été fixé par le(s) budget(s) et les lignes budgétaires, et le second listant les dépenses effectuées (prix des exemplaires).

Dans le premier onglet « Lignes budgétaires », il suffit ainsi de sélectionner les lignes budgétaires sur lesquelles on souhaite faire le point pour voir apparaître le résultat dans la partie inférieure de l’écran, soit sous forme de tableau, soit sous forme de graphique (à survoler avec la souris pour avoir plus d’informations).

Si on sélectionne plusieurs lignes budgétaires, le tableau/graphique s’ajustera automatiquement en affichant le résultat du cumul de ces ligne budgétaires.

A noter que la partie gauche de l’écran permet de modifier le type de résultat : on peut choisir de faire le point sur chaque ligne budgétaire, ou bien plutôt sur ces budgets (auquel cas sélectionner « Budget » dans la liste déroulante « Type de résultat »).

Le second onglet permet simplement de lister les dépenses (acquisitions d’exemplaires) sur une période donnée (par défaut l’année en cours).

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Connaître les états d'un budget

1. Introduction

Le module de gestion des budgets est disponible dans Decalog SIGB, mais soumis à activation par le support Decalog. Il s’agit d’un option payante qui s’accompagne d’une formation.

Un budget est défini par plusieurs éléments, dont son état, qui est automatiquement déterminé par l’exercice annuel que l’on sélectionne (depuis l’onglet « Budget », du module « Paramètres ».

Exercice annuel sélectionné = année en cours État du budget = « En cours »

Exercice annuel sélectionné = année à venir État du budget = « En préparation »

2. Présentation des états d’un budget

Un budget peut avoir 4 états différents :

En préparation

En cours

Pré-clôturé

Clôturé

3. Le changement d’état

Le changement d’état est automatique lors du passage d’une année à l’autre :

Pour les budgets en préparation (s’ils ont été définis) :

Pour les budgets en cours :

Pour les budgets pré-clôturés :

Rappel : les notions de montants « Engagés », « Programmés » et « Souhaités » sont liés à la gestion des suggestions et commandes (qui est un module facultatif de Decalog SIGB et non indispensable pour la gestion des budgets). Le montant « Souhaité » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « Proposées », « Accordées » ou « Validées financièrement ». Le montant « Programmé » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « En préparation de commande ». Le montant « Engagé » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « En commande », « En réception », « Livrée » et « Livraison différée ». Le montant « Réalisé » correspond au cumul des montants des exemplaires mis à l’inventaire.

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Éviter et corriger les doublons d'autorités

1. Introduction

Decalog SIGB a été pensé pour permettre une meilleure gestion des autorités et éviter ainsi les doublons, dans le but d’optimiser la recherche professionnelle et des abonnés depuis le portail public.

Cette documentation distingue :

À noter :  Nous proposons également une prestation faisant un « état de santé de votre base » et permettant de nettoyer toutes les autorités, notices et abonnés en double et dont l’écriture est strictement la même. Vous pouvez facilement obtenir la liste de ces doublons en cliquant sur le bloc « Etat de santé de votre base » qui s’affiche sur votre bureau SIGB.

2. Dédoublonnage depuis le catalogage

Il est possible de dériver une notice depuis le catalogage : cette action désigne le fait de récupérer une notice depuis un réservoir externe (BnF, …).

La dérivation s’effectue grâce à l’EAN / ISBN. Un certain nombre de champs peut apparaître alors à valider ou à vérifier dans la notice en cours de création. Il peut s’agir :

Des éléments visuels distinctifs permettent d’identifier les actions à effectuer pour chacun de ces champs.

2.1. Signalement visuel des autorités lors d’une dérivation

Après la dérivation d’une notice, le logiciel recherche des doublons sur les autorités (auteur, éditeur, sujet) et notices (collections, séries, œuvres) que contient la notice en cours de création.

Le résultat de sa recherche dans la base bibliographique est traduit par une mise en forme du champ correspondant :

• Le logiciel trouve l’équivalent de la notice/autorité de manière certaine dans la base : le terme est écrit en gras. On utilise l’autorité déjà créée en base. La notice pourra être validée sans vérification de la part du catalogueur.

• Le logiciel a un doute sur le fait qu’il s’agisse de la même autorité/notice ( = présomption de doublon) : le terme est écrit dans un encadré orange. Dans ce cas, le terme sera automatiquement validé à l'enregistrement de la notice bibliographique. Nous conseillons vivement de vérifier le terme avant validation afin d’éviter la création de doublon : en cliquant sur le terme, une fenêtre de dédoublonnage s’ouvre (voir la partie suivante).

• Le logiciel ne trouve pas de correspondance de la notice/autorité dans la base : le comportement du logiciel va différer selon le réservoir depuis lequel on importe l’autorité/la notice. Ainsi, selon la zone importée et la source depuis laquelle la notice est récupérée, le logiciel va faire confiance ou non à la donnée importée.
  
  • Hors zone de confiance : l’autorité/la notice récupérée du réservoir est signalée par un encadré rouge. Dans ce cas, il faut obligatoirement ouvrir la fenêtre de création de l’autorité/de la notice afin de pouvoir la consulter et ensuite la créer. Il suffit pour cela de cliquer sur la zone signalée en rouge.

• • Zone de confiance : l’autorité/la notice récupérée du réservoir est signalée en gras italique. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de cliquer sur l’autorité/la notice pour la créer : elle est automatiquement validée à l'enregistrement de la notice bibliographique. Les zones de confiance ont été établies en fonction des réservoirs :

À noter :  Les champs auteurs et sujet provenant du réservoir BnF ont été identifiés comme des zones de confiance, mais pas les champs éditeur et collection. Aucune zone de confiance n’a été accordée au réservoir Moccam.

2.2. Dédoublonnage des autorités lors d’une dérivation

En cas de présomption de doublon (encadré orange), le clic sur le terme ouvrira une fenêtre de dédoublonnage.

Cette fenêtre de dédoublonnage affiche les présomptions de doublons de l’autorité que l’on vient de récupérer dans le réservoir.

Elle a simplement pour but de signaler à l’utilisateur qu’il y a une autorité assez similaire dans la base et lui propose de ce fait 3 choix :

3. Dédoublonnage depuis l’onglet de gestion des autorités

Il est souvent utile d’effectuer une vérification régulière de sa base d’autorités afin de corriger périodiquement les doublons ayant pu être créés lors des travaux de catalogage ou d’importation.

3.1. Recherche des autorités

Les autorités se gèrent depuis l’onglet « Autorités » du module Catalogues. Le module présente une recherche simple et une recherche avancée. Il est possible de sauvegarder les recherches avancées.

La recherche avancée permet de rechercher par :

Exemple : « Jérôme Lindon » est une autorité de type personne, qui peut avoir un usage de responsable intellectuel si on possède une de ses œuvres (éditées sous pseudonyme) et de sujet si on possède un livre sur le mouvement littéraire du Nouveau Roman ou sur la loi sur le prix unique du livre qui le mettrait à l’honneur. Directeur des éditions de Minuit de 1948 à 2001, cette autorité peut également avoir un usage de responsable commercial.

La recherche avancée contient également un critère de recherche pour retrouver les autorités inutilisées. Il s’agit des autorités qui ne sont pas utilisées dans les notices, qui peuvent ensuite faire éventuellement l’objet d’un traitement par lot de suppression.

3.2. Repérage des doublons

Exemple : on recherche ici toutes les autorités de type « personne » dont le nom commence par « clark, m* ». Apparemment, notre base comporte des doublons de la notice d’autorité de Clark, Mary Higgins.

À noter : les renvois apparaissent dans les résultats de recherche. Ils se différencient des autorités par la présence d’une flèche précédant le nom de l’autorité vers laquelle ils pointent. Les notices d’autorités dont l’origine est BNF sont marquées par 2 identifiants « ISNI » et « ARK ».

Dans cet exemple, nous avons 3 autorités Clark, Mary Higgins (dont un renvoi). Les 2 doublons sont dus à l’absence de dates sur l’une des 2 autorités. Nous allons faire en sorte d’avoir 2 renvois vers une seule autorité.

3.3. Fusion des autorités en doublon

Le dédoublonnage se fait depuis les résultats de la recherche.

Cela ouvre la fenêtre de dédoublonnage. Il est possible d’ajouter autant de formes non retenues que l’on souhaite en appuyant sur .

En commençant à écrire le nom, le logiciel charge toutes les autorités compatibles (voir capture ci-après).

Il est possible d’ouvrir l’autorité candidate au rejet en cliquant sur l’icône en forme de loupe, et d’accéder à des informations statistiques (nombre d’utilisations, date de création et modification) sur les formes non retenues au survol de l’icône en forme de tableau avec la souris.

2 possibilités pour les formes non retenues (un clic sur « Rejets », dans le bloc « Analyse » ouvre une liste déroulante avec 2 choix) :

En cliquant sur « Fusionner », le traitement par lot se lance. Dans notre exemple (où l’on avait sélectionné « Rejeter »), on obtient ainsi une seule notice autorité et ses 2 renvois.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Supprimer des exemplaires par lot

1. Créer un abonné fonctionnel

Afin de ne pas générer de pertes de données accidentelles, Decalog SIGB ne permet pas la suppression par lot d’exemplaires depuis la recherche avancée : la méthode préconisée pour pilonner des documents, c’est-à-dire supprimer des notices d’exemplaire (et les notices liées si elles deviennent inutilisées) est de passer par les abonnés fonctionnels.

Les abonnés fonctionnels se créent depuis Paramètres / Abonnés fonctionnels. Il est possible d’en ajouter autant que l’on souhaite, de les supprimer ou les modifier depuis cet écran. Les abonnés fonctionnels font déjà l’objet d’une aide : s’y reporter pour plus de précision.

Il faudra ici créer un abonné fonctionnel « Pilon » (ou autre nom équivalent).

À noter : la visibilité des exemplaires sur le portail public est ajustée la nuit pour des raisons de performance. En cas de prêt ou de retour à un abonné fonctionnel, le document sera rendu visible ou invisible seulement le lendemain.

2. Prêter à un abonné fonctionnel

Le prêt à l’abonné fonctionnel correspond « dans la vraie vie » à l’étape où l’on sort les exemplaires des rayons pour les mettre de côté dans un état particulier.

Ainsi, pour le prêt des exemplaires à l’abonné fonctionnel « Pilon », il s’agit de l’étape où l’on procède au désherbage de son fonds, en retirant des rayons les exemplaires que l’on ne souhaite plus voir apparaître dans ses collections.

On pourra procéder à une suppression par lot d’exemplaires de deux manières :

3. Supprimer les exemplaires en prêt

Un abonné fonctionnel chargé en Prêts-Retours (module Circulation) donne accès à un ensemble de traitements par lot.

Le seul moyen de supprimer des documents et exemplaires par lot est de les prêter à un abonné fonctionnel et de les supprimer par le traitement par lot « Supprimer les exemplaires en prêt » accessible depuis l’abonné fonctionnel chargé en Prêts-retours.

Il s’agit de la procédure à suivre pour effectuer un pilon ou un retour BDP : prêt des exemplaires à supprimer à l’abonné fonctionnel (unitairement ou par lot), et suppression à lancer depuis l’abonné fonctionnel.

La fenêtre de traitement par lot rappelle le nombre de documents concernés par le traitement. Le motif d’élimination est obligatoire.

À noter : Cela implique que tous les documents prêter à une même carte auront tous le même motif d’élimination. Si vous souhaitez faire la distinction, par exemple, entre les documents pilonnés pour motif de désherbage et ceux qui sont amenés à être remplacés, il est nécessaire de les prêter à deux abonnés fonctionnels distincts et de les associer à deux motifs d’éliminations particuliers (pilon et remplacé).

Il est possible d’ajouter des motifs d’élimination depuis Paramètres / Listes / Catalogue – exemplaire / Motifs d’élimination.

Il est possible d’ajouter des options à ce traitement, afin de ne pas laisser des données inutilisées en base (ces options sont cochées par défaut) :

À noter : La notion de « suggestion » ci-dessus, s’affiche uniquement si l’option « Suggestions & Commandes » est activée sur votre base.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Supprimer les notices et autorités inutilisées

1. Introduction

Le logiciel donne accès à un critère de recherche et à un traitement par lot permettant de supprimer les notices considérées comme inutilisées (documents sans exemplaire, titres de périodiques sans fascicule, fascicules sans exemplaire, collections ou séries sans document et œuvres).

Si toutefois vous ne disposiez pas de cette option, vous pouvez en faire la demande auprès du service support Decalog SIGB (via l'espace client de préférence : https://support.decalog.net). L’activation est gratuite et sera généralisée d’ici peu chez tous les clients Decalog SIGB.

La même fonctionnalité a été développée du côté des autorités(Responsables, éditeurs et sujets), afin de retrouver puis supprimer les autorités qui ne sont pas utilisées au sein de notices.

2. Les critères de recherche

On peut accéder aux critères de recherche permettant de visualiser :

À noter : pour des raisons de performance, le compteur des notices/autorités inutilisées est mis à jour chaque nuit : il se peut donc que les notices/autorités devenues inutilisées dans la journée n’apparaissent que le lendemain dans les résultats de recherche. La notion de « voir aussi » renvoi à une notion de lien de réciprocité entre des autorités. Le « voir aussi permet, par exemple, de gérer les pseudonymes d’un responsable (Stephen King, voir aussi Richard Bachman).

3. Les traitements par lot

Suite à ces recherches, il est ensuite possible d’utiliser les traitements par lot :

Dans la fenêtre de suppression, l’icône en forme de « i » affiche au survol la définition du terme « inutilisée » selon le type de notice :

À noter : Il est également possible de supprimée également au cours du traitement les notices liées (analytiques, sous-séries) et les autorités rattachées si elles ne sont plus utilisées par ailleurs.

 

À noter : comme cela est précisé dans le bloc « Informations » des traitements par lot, si la sélection initiale de notices ou d’autorités inclut des notices ou autorités utilisées, elles seront ignorées lors du traitement de suppression (qui ne supprimera que les notices ou autorités inutilisées).

Attention : les traitements par lot sont irréversibles même pour le service de maintenance Decalog SIGB. Il est impossible d’annuler le traitement une fois lancé, attention donc à bien vérifier votre sélection avant de débuter l’opération (ex : exclure éventuellement de la sélection les notices sans exemplaires récemment importées d’un fournisseur de notices type GAM, Electre ou ADAV, etc.).

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Savoir utiliser les classifications pour le prêt

1. Introduction

Les classifications pour le prêt sont utilisées pour la mise en place de corps de règles spécifiques (de prêt, de réservation, de prolongation, de retard, de nouveauté, etc.) lorsque le Type d’expression n’est pas suffisant.

Exemple : je voudrais avoir une règle de prêt spécifique pour mes BD, mais le type d’expression est trop vaste (« Texte » ne suffit pas à individualiser les BD. Je vais donc créer une classification pour le prêt « BD » à laquelle je pourrai ainsi avoir recours pour définir ma règle de prêt relative aux BD.

Les valeurs que contient la zone Classification pour le prêt sont entièrement personnalisables. Cette zone est ensuite accessible au niveau de l’exemplaire (qui ne peut avoir qu’une seule classification pour le prêt, la valeur n’est pas répétable). Les classifications pour le prêt sont exportées dans le module Statistiques et sont aussi disponibles dans le profil d’importation (il faut ici y faire correspondre un champ Unimarc).

À noter : Les classifications sont compliquées à mettre en place dans un profils d’importation car pour cela il faut établir une correspondance avec une information similaire trouvée sur les exemplaires qu’on importe. Si l’on prend l’exemple d’une classification spécifique pour les BD, pour pouvoir affecter cette valeur à toutes les BD importer de la BDP, il faut au préalable que la BDP est mentionnée cette information dans une zone Unimarc de l’exemplaire. Dans le cas où la classification de prêt ne peut pas être affectée aux exemplaires lors d’une importation il sera possible après l’import, d’effectuer un traitement par lot des exemplaires concernés.

Afin de créer une classification pour le prêt opérationnelle, il faut suivre 3 étapes :

2. Paramétrer les classifications pour le prêt

2.1. Créer une classification pour le prêt

Les classifications pour le prêt se créent dans Paramètres / Listes / Catalogue – Exemplaire / Classifications pour le prêt.

Il suffit ici de cliquer sur Ajouter, d’indiquer le nom de la classification pour le prêt et d’enregistrer la ligne.

Le petit onglet rouge dans le coin supérieur gauche de la valeur signifie simplement que la valeur n’est pas encore enregistrée : il suffit de cliquer (une nouvelle fois si nécessaire) sur l’icône d’enregistrement pour que l’onglet disparaisse et que la classification pour le prêt soit sauvegardée. La classification pour le prêt ainsi créée sera disponible au niveau de l’exemplaire lors du catalogage et dans chaque règle.

2.2. Ajouter les classifications pour le prêt dans les règles

Il faut ensuite utiliser la classification pour le prêt dans une règle. Toutes les règles configurables dans les paramètres prennent en compte les classifications pour le prêt :

À noter : lors de la configuration d’une règle associant une classification pour le prêt, pensez à indiquer dans les règles non concernées par la classification pour le prêt la mention « Non renseignée » afin que les règles ne se chevauchent pas.

3. Rechercher et traiter les documents

3.1. Traiter unitairement, depuis la grille de catalogage

Une fois la règle de prêt configurée dans les paramètres, elle sera proposée pendant le catalogage dans le bloc de l’exemplaire, partie circulation.

3.2. Traiter par lot, depuis les traitements par lot exemplaires

Il est possible d’appliquer une classification pour le prêt lors d’un traitement par lot, disponible dans l’onglet Exemplaires du module Catalogues. Une fois la sélection des documents sur lequel on veut apposer cette classification pour le prêt faite, il faut cliquer sur Traitements par lot / Modifier les données exemplaires, et sélectionner en type de données à traiter « Classification pour le prêt ». L’option « Remplacer » est à sélectionner pour ajouter une classification pour le prêt à des exemplaires qui n’en ont pas.

3.3. Rechercher les exemplaires avec une classification pour le prêt

Il est à noter que la classification pour le prêt constitue un critère de recherche :

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Gestion des séries et sous-séries, collections et sous-collections

1. Introduction

La présente fiche pratique a pour objectif l’enregistrement des nouvelles SÉRIES et COLLECTIONS via une dérivation de notice ou en saisie manuelle.

Une SÉRIE se définit comme étant le découpage par un auteur de son œuvre en plusieurs tomes avec parfois la création de sous-séries lorsqu’elle se découpe en « saisons » ou en « cycles ». Cette division peut être physique, intellectuelle, chronologique, … 

Elle peut être publiée chez différents responsables commerciaux. Cela se traduit concrètement dans le logiciel par la mise en place d’un système de liens entre les autorités (Auteur et Éditeur) et la notice de SÉRIE.

Les COLLECTION et SOUS-COLLECTIONS correspondent à la mise en place par l’éditeur de thématiques faisant office de plan de classement et à partir duquel les documents sont rangés.

Ce lien entre éditeurs, collections et sous-collections constitue un « chaînage » que l’on reproduit au sein du SIGB. Cela signifie que si une collection existe chez plusieurs éditeurs, celle-ci sera créée autant de fois que nécessaire, selon le nombre d’éditeurs concernés.

À noter : Les notices de SÉRIE et de COLLECTION sont chargées lors du catalogage en même temps que la notice du document. Elles peuvent être ajoutées également après enregistrement de la notice via une saisie manuelle. Enfin, elles peuvent être mises à jour automatiquement via l’AUTOMATE DE MISE A JOUR (BNF) pendant la nuit. Cet aspect ne sera pas abordé dans cette fiche pratique.

2. En dérivation de notice

Le catalogueur crée directement la notice du document via la grille de saisie, accessible depuis la page d’accueil. 

Module « Catalogues » > onglet « Recherche et catalogage » > option « Ajouter » > « Document ».

Une fois la notice chargée dans la grille de saisie, le logiciel recherche des doublons sur les zones (collections, séries) que contient la notice en cours de création.

Les zones « Série » et « Collection » s’affichent selon la règle de dédoublonnage mise en place dans le SIGB qui se traduit par une mise en forme du champ avec des éléments visuels (noir et gras, encadré rouge ou orange) distinctifs.

Ceux-ci permettent d’identifier les actions à effectuer pour chacun d’eux.

À noter : il n’y a qu’une seule zone pour la saisie, la recherche et l’affichage de la série et de la sous-série ainsi que pour la collection et la sous-collection. Cela apparaît comme suit dans le champ dédié : Titre de la série (1ère position), titre de la sous-série (2ème position). Cela apparaît comme suit dans le champ dédié : Collection (1ère position). Sous-collection (2ème position) [Éditeur].

Le logiciel trouve l’équivalent de la notice de série (et sous-série) ou de collection (et sous-collection) de manière certaine dans la base : le titre est écrit en gras. On utilise la notice déjà créée dans la base et on ne modifie rien. La notice pourra être validée sans vérification de la part du catalogueur.

Le logiciel a un doute sur le fait qu’il s’agisse de la même notice (= présomption de doublon) et la proposition du réservoir pointe l’existence probable d’autres formes dans la base. Cependant, la notice peut ne pas exister. Un clic dans la zone permet de sélectionner la notice existante ou de la créer si nécessaire.

Le logiciel ne trouve pas de correspondance de la notice dans la base. Un clic dans la zone permet de la créer.

3. En saisie manuelle

3.0.1. Ajout d’une série ou d’une collection

La procédure d’ajout d’une notice de SÉRIE ou d’une COLLECTION est la suivante :

Exemple : Dans le cas d’un numéro de tome, s’affichera seulement 3 ou T.3 ou Tome 3 selon ce qui aura été mentionné dans le champ « Numéro ».

 Affichage Portail : 

 

3.0.2. Ajout d’une sous-série

La procédure d’ajout d’une notice de SOUS-SÉRIE est la suivante :

• Cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer la « Série ».

3.0.3. Ajout d’une sous-collection

La procédure d’ajout d’une notice de SOUS-COLLECTION est la suivante :

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Pilonner des documents

1. Préambule

Afin de ne pas occasionner accidentellement la perte de données sensibles, Decalog SIGB n’autorisent pas la suppression d’exemplaires par lot à partir de la recherche avancée : la méthode préconisée pour pilonner des documents, c’est-à-dire supprimer des fiches d’exemplaires – et les notices liées, si elles deviennent éligibles, c’est-à-dire : inutilisées – consiste à utiliser une fiche d’abonné fonctionnel.

2. Créer un abonné fonctionnel

La première étape consiste donc à créer un Abonné fonctionnel – de type « Pilon ». Pour ce faire, accéder au module Paramètres, puis à l’onglet Abonnés fonctionnels. Pour créer un abonné fonctionnel, il convient de cliquer sur le bouton « Ajouter » ().

Un formulaire de saisie vierge s’affiche alors dans le volet de droite.

Ensuite, il convient de renseigner les champs requis et nécessaires :

À noter : Pour des raisons de performance, le masquage ou la visibilité des exemplaires est lancé par un traitement différé qui tourne la nuit. En cas de prêt ou de retour sur la fiche d’un abonné fonctionnel, le document demeurera visible ou invisible le lendemain seulement.

Une fois ce formulaire complété, cliquez sur le bouton « Valider » (situé en bas et à droite).

À noter : Dans le cas d’un réseau de bibliothèques l’abonné fonctionnel peut être rattaché à un site particulier ou être commun à plusieurs sites.

3. Prêter les exemplaires à l’abonné fonctionnel « Pilon »

Les abonnés fonctionnels peuvent être chargés depuis le module de « Prêt – Retours », comme on procède pour des abonnés individuels.

Par ailleurs, la notion d’Abonné fonctionnel constitue un critère de recherche dans l’environnement Exemplaire [critère « En prêt » = « Oui » ; puis, sélection dans la liste = « Fonctionnel »], donnant ainsi accès aux traitements par lot d’exemplaires.

On identifie deux procédures pour pilonner des notices :

L’étape finale consiste à prêter le lot d’exemplaires identifiés à l’abonné fonctionnel ad hoc.

Exemple : On s’aperçoit qu’une collection de périodiques pilonnée depuis longtemps se trouve encore présente dans le logiciel

4. Supprimer les exemplaires en prêt

La dernière étape consiste à supprimer les exemplaires en prêt. Pour cela, il suffit de rechercher l’abonné fonctionnel en question – Exemple : « Pilon » – à partir de la grille « Prêts-Retours » dans le module Circulation.

Pour supprimer en lot les exemplaires prêtés audit abonné fonctionnel, il convient de procéder comme suit :

1. Cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
2. Dans la liste affichée, sélectionner « Supprimer les exemplaires en prêt »

La fenêtre de traitement par lot rappelle le nombre de documents concernés par le traitement. Le motif d’élimination est obligatoire.

Il est obligatoire de renseigner au préalable un motif d’élimination spécifique depuis le module Paramètres, onglet Listes, onglet Motifs d’élimination.

Nous conseillons de créer des motifs en lien avec les abonnés fonctionnels dédiés aux suppressions, cela sera utile pour vos statistiques.

Par exemple : pour discerner précisément les documents remplacés de ceux destinés au pilon, il faut créer 2 motifs d’élimination distincts : « Pilonné » et « Remplacé », ainsi que 2 abonnés fonctionnels : un pour chaque motif de suppression.

Des options de traitement peuvent être ajoutées, afin de ne pas laisser des données inutilisées en base :

Pour supprimer les exemplaires et les notices correspondantes, cliquez sur le bouton « Lancer ».

Attention ! La suppression des exemplaires et des notices correspondantes, ainsi que celles des autorités et des notices devenues inutiles de votre catalogue… est irréversible.

En cas de besoin, le service Support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Gestion des abonnés

Créer un abonné

1. Introduction

La création des abonnés se fait dans le module « Circulation », onglet « Abonnés ». Pour créer un abonné, il est nécessaire de cliquer sur « Ajouter » / « Personne » ou « Groupe », suivant le type de l’abonné à traiter :

Les deux types d’abonnés pourront éventuellement être liés à une fiche « Regroupement », dont le type est paramétrable.

La création d’un abonné se fait en deux temps :

• IDENTITÉ - La création de la fiche d'informations : qui et où ?
• GESTION - Le renseignement de la fiche abonné : à quelles conditions ?

Il est à noter que de multiples options dépendent de paramétrages à effectuer en amont : cotisations, catégories d’abonnés, type de regroupements, etc. Ces options ayant déjà été traitées dans d’autres « Aides », nous nous contenterons de faire allusion à ces documents.

2. Création de la fiche d'informations

En cliquant sur le bouton « Ajouter », on accède au premier bloc : « Informations ». Les autres options ne seront accessibles qu’après avoir validé ce premier bloc.

À noter : Il est possible d’enregistrer au niveau de chaque abonné des documents comme la fiche d’inscription signée et l’autorisation parentale. Pour cela il suffit de déposer dans l’espace de stockage l’abonné les documents scannés ou photographiés. Le système permet également d’imprimer la carte de l’abonné .

 

La partie « Coordonnées » contient 4 champs obligatoires – vierges – pour les abonnés type Personne :

À noter : Le numéro de « code à barres » et obligatoire dans le cadre de l’utilisation éventuelle du prêt de secours.

À noter : Un contrôle sur la saisie des autres champs de description du bloc information est paramétrable depuis le module « Administration », onglet « Paramètres ». 3 options sont proposées « Obligatoire », « Conseillée » ou « Facultative ». Concernant le sexe, une valeur par défaut peut-être définie ainsi que le libellé de la 3ème valeur du sexe d'un abonné, depuis le module « Administration ».

On saisit ensuite les données de contact :

  Important : Si une adresse mél est renseignée dans la fiche Abonné, ce dernier recevra automatiquement lors du clic sur le bouton « Créer » le mél d’activation du « Compte abonné » [Portail], paramétré dans l’onglet « Modèles de documents » du module « Paramètres ».

À noter : La présence d’un commentaire sur la fiche abonné est indiquée de manière discrète dans le bloc « Informations abonné » du prêt-retour.

À noter : L’activation de la gestion des communes via la Base Adresse Nationale (BAN) s’effectue depuis le module « Fonctionnalités supplémentaires ».Dans le cadre d’un déploiement sur une base de données existante, un outil de dédoublonnage est disponible afin d’harmoniser les communes déjà saisies. Celui-ci est accessible depuis le module « Administration », onglet « Paramètres ».La mise en place d’une liste contrôlée de quartiers s’active également depuis le module « Administration », onglet « Paramètres ». Une fois l’option activée, les quartiers peuvent être créés et rattachés à chaque commune depuis le module « Paramètres », onglet « Adresses ».

ATTENTION !  Lorsque les 2 types d’adresse sont renseignés dans la fiche et qu’aucune date de validité n’est indiquée dans celle dite « temporaire », alors c’est bien l’adresse temporaire qui devient efficiente de manière permanence et qui est systématiquement sollicitée par le système lors des envois de relance.

À noter : Les plans de relance intègrent une règle d’exclusion par type d’abonné. Cette fonctionnalité permet de désactiver les relances pour l’ensemble des abonnés d’un même type (ex. groupes, établissements scolaires, partenaires), sans intervention individuelle sur chaque fiche.

3. Création | Données de gestion de l’adhérent

Après avoir cliqué sur « Créer », nous avons accès au reste de la fiche abonné :

Il convient, ensuite, d’attribuer une « Cotisation » (payante ou gratuite), élément qui sert à affecter les droits d’emprunt, de réservation, de prolongation à l’abonné et de pénalités de prêts.

Pour ce faire, dans le bloc « Cotisations », cliquer sur le bouton « Ajouter » ; puis, dans la liste proposée, sélectionner la cotisation ad hoc.

Si la cotisation est gratuite, il suffit de valider la saisie ; sinon, il faut choisir entre une perception monétaire immédiate [« Valider et encaisser »] ou un encaissement différé [« Valider (encaissement différé »). Dans ce dernier cas, une dette est automatiquement créée, consultable et modifiable dans le bloc « Dettes à régler ».

Le système réalise un contrôle sur la présence ou non d’une cotisation : si l’on enregistre un abonné sans cotisation, le logiciel considère qu’il s’agit d’une possible anomalie (abonné sans cotisation = abonné sans services associés) et le signale à l’utilisateur en lui proposant d’attribuer une cotisation à l’abonné.

Il est ensuite possible d’indiquer :

Un bloc informatif « Historique & Statistiques » est ensuite présent à la fin de la fiche abonné. Ce bloc n’a pas à être sollicité lors de la création d’abonné, sauf s’il est question de modifier la date de première inscription de l’abonné (qui par défaut sera initialisée à la date de la création de la fiche abonné). Cette date est également utilisée à des fins statistiques et permet notamment d’isoler d’une année l’autre les nouveaux inscrits.

Ce bloc contient 4 items, qui s’actualisent automatiquement :

Pour terminer la création de la fiche abonné, il suffit de cliquer sur le bouton « Valider », en bas de page, ou sur « Valider et suivant », si l’on souhaite enchaîner avec la création d’une autre fiche d’abonné.

En cas de besoin, le service Support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Renseigner et utiliser les membres du groupe

1. Présentation

La gestion des membres sur les abonnés type Groupe est possible et activable sur simple demande au support Decalog via la création d’un ticket. 

 

Cette option permet de pouvoir renseigner les nom, prénom et sexe des membres d'un groupe, et d'associer des prêts effectués sur la carte groupe à l'un de ses membres.

L'activation de cette option entraîne l'affichage d'un nouveau bloc "Membres du groupe" sur la fiche des abonnés de type Groupe, sous le bloc Informations :

ATTENTION : ne pas confondre les notions de Groupe (abonné individuel de type Groupe, qui peut être une classe où seul le professeur a la carte) et de Regroupement (fiche permettant de regrouper plusieurs fiches d’abonnés individuels, ce qui peut être une famille où chaque personne a ensuite sa propre carte pour emprunter).

2. Saisie d’un groupe avec des membres

Depuis la fiche d’inscription, les membres d'un groupe peuvent être saisis directement dans le bloc Membres du groupe via le bouton Ajouter un membre du groupe.

Au clavier, la « tabulation » permet de passer d'un champ à l'autre facilement et la touche « entrée » d’ajouter un nouveau membre.

Pour chaque membre, il est possible de renseigner les Nom, Prénom et le sexe.

 

L'affichage de petits onglets rouges dans les coins supérieurs gauche des champs de saisie est normal : ils vous signalent que la valeur n'a pas encore été enregistrée et disparaîtront lors du clic sur le bouton Valider de la fiche d’inscription.

Les membres d'un groupe peuvent également être renseignés via l’importation d’un fichier Excel contenant obligatoirement les 3 colonnes (Nom, Prénom et le sexe). Cependant, un membre est considéré comme valide si le nom ou le prénom est renseigné.

Pour cela, vous pouvez récupérer le modèle en cliquant sur le bouton « Importer des membres », puis sur « Télécharger le ficher type ».

Une fois le fichier complété avec les membres du groupe, vous devez l’importer dans la base en le sélectionnant via l’option « Choisir un fichier » puis en cliquant sur « Transférer » et sur le bouton « Importer ».

À noter : Les membres importés peuvent s’ajouter ou remplacer des membres déjà présents dans la fiche. Ce qui est pratique, par exemple, pour la gestion des classes en permettant de remplacer facilement les élèves d’une année sur l’autre sans passer par une suppression manuelle.

Il est ensuite possible de modifier plusieurs paramètres en lien avec ces membres du groupe (qui seront explicités dans la suite de cette fiche pratique) :

3. Utilisation des membres du groupe en prêt-retour

3.1. Prêt à un membre du groupe

Depuis le prêt-retour, la gestion des membres du groupe se matérialise par l'apparition d'un champ de saisie supplémentaire lors du passage en prêt d'un abonné type groupe ayant des membres renseignés :

Selon le choix effectué sur la fiche de l'abonné groupe, la saisie d'un membre pour effectuer un prêt est soit :

La saisie d'un membre du groupe en Prêts-Retours (pour effectuer un prêt en son nom sur la carte du groupe) peut se faire de deux façons différentes :

A noter : Le tri des membres par ordre alphabétique sur le nom ou le prénom dépend du choix qui a été fait sur la fiche d’inscription.

3.2. Affichage du membre du groupe

Si un membre est renseigné pour le prêt, il pourra apparaître dans :

Si aucun membre emprunteur n'est saisi pour le prêt, la mention du membre emprunteur n'apparaîtra simplement pas.

4. Paramétrages applicables par défaut

Il est possible de définir des options par défaut pour chaque site du réseau dans le module Administration du réseau / Onglet Réseau (ou Site, si bibliothèque isolée). Il s’agit simplement des valeurs qui seront proposées par défaut à l’arrivée sur une fiche groupe, mais il sera possible de modifier ces valeurs sur chaque fiche d’inscription.

Trois options de paramétrage par défaut sont disponibles ici : 

5. Gestion par le portail

Remarque : cette possibilité est donnée aux clients ayant le PORTAIL Pro ou le PORTAIL Essentiel. Les captures écran dans cette partie sont issues de Decalog PORTAIL Pro.

 

Si la case « Permettre la gestion des membres depuis le compte sur le portail public » n'a pas été cochée sur la fiche du groupe, la liste des membres n'est affichée que de façon consultative dans un onglet "Membres du groupe" sur le compte du groupe sur le portail.

Si la case « Permettre la gestion des membres depuis le compte sur le portail public » a été cochée sur la fiche du groupe, les membres du groupe peuvent être ajoutés, modifiés, supprimés depuis le compte.

Le bouton « Envoyer » permet la mise à jour dans la fiche d’inscription du SIGB.

 

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Dédoublonner et fusionner les voies et communes

1. Outil de fusion des communes

Ce traitement est accessible depuis le module « Paramètres », onglet « Adresses », bouton « Fusionner avec ».

Il n’est pas activé par défaut sur Decalog SIGB, mais peut l’être à condition d’un accompagnement à son utilisation, car les impacts de ce traitement sont importants et irréversibles.

Il permet de détecter les présomptions de doublons de communes au sein d'un même code postal, puis de les fusionner.

Si ce traitement permet de suggérer un certain nombre de fusions de communes possibles, il est indispensable pour l'utilisateur professionnel de vérifier les correspondances proposées par le traitement avant de le lancer.

En effet, le logiciel peut proposer des fusions sur des noms de communes assez proches, mais qui restent des communes distinctes : dans ce cas, il est vivement conseillé de supprimer la correspondance pour ne garder que des fusions correctes.

Il est également conseillé d'effectuer le traitement de normalisation des noms de commune avant de lancer le traitement de dédoublonnage et de fusion, afin que la fusion puisse être effectuée à partir de noms déjà normalisés.

En cas de besoin, un simple clic sur l'icône en forme de double flèche permet d'intervertir la forme retenue de la commune et sa forme rejetée.

Si une fusion n'est pas souhaitable, il suffit de cliquer sur la corbeille (icône de suppression) en bout de ligne pour que la fusion en question ne soit pas réalisée.

Enfin, la loupe en bout de ligne permet de consulter les abonnés ou regroupements sur lesquels cette commune est utilisée, ce qui peut parfois aider à décider laquelle des deux formes doit être conservée comme commune retenue.

Il peut arriver que certaines présomptions de doublons soient indiquées en rouge : cela signifie que l'une des communes apparaît sur plusieurs lignes dans le tableau de fusion, ce qui entraînerait la création d'incohérences en base de données. Il est de ce fait conseillé de supprimer ces lignes rouges du tableau, et de les traiter éventuellement ensuite de façon manuelle.

Dans l'exemple ci-dessus : le logiciel n'arrive pas à savoir si "se" ou « VANDONCOUT » doivent renvoyer sur "SELONCOURT » et il serait impossible pour le logiciel de renvoyer à la fois sur les deux communes retenues (d'où l'incohérence évoquée précédemment). Il faut donc supprimer ces correspondances de la fenêtre de fusion pour pouvoir ensuite les traiter unitairement.

Aucun retour en arrière n'est possible lorsque le traitement est déjà lancé : le service de maintenance ne pourra en aucun cas intervenir pour rétablir la situation si les communes ont déjà été fusionnées. Il est donc essentiel de bien vérifier et corriger toutes les correspondances proposées par l'outil avant de lancer le traitement.

S'il s'avère que des correspondances soient manquantes, il suffira de les traiter unitairement par le biais de l'outil de fusion unitaire (clic sur une commune puis sur le bouton "Fusionner avec").

2. Outil de fusion des voies

Ce traitement est accessible depuis le module « Paramètres », onglet « Adresses », Liste des voies, bouton « Traitements par lot » et « Fusionner les voies ». Il n’est pas activé par défaut sur Decalog SIGB, mais peut l’être à condition d’un accompagnement à son utilisation, car les impacts de ce traitement sont importants et irréversibles.

Ce traitement permet de détecter les possibles doublons de voies au sein de la commune, et de les fusionner. L'écran suit exactement les mêmes principes que celui de la fusion des communes.

Il est fortement recommandé de lancer le traitement par lot "Corriger la présence d'un numéro dans une voie" avant de lancer le traitement par lot de fusion : cela permettra de repartir de voies "propres" avant d'effectuer des fusions.

Les avertissements relatifs à cet outils sont également les mêmes que ceux appliqué aux fusions de communes : il est indispensable pour l'utilisateur professionnel de vérifier les correspondances proposées par le traitement avant de le lancer. Le logiciel effectue une comparaison de mots et ne peut avoir les connaissances et la pertinence d'un être humain pour juger de la justesse des correspondances proposées.

Aucun retour en arrière ne peut être envisagé si le traitement est déjà lancé.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Consulter les réservations d'un abonné

1. Introduction

Un document « disponible » ou « indisponible » peut être réservé par un professionnel ou directement par un abonné à partir du portail public, selon les règles définies dans le module Paramètres de Decalog SIGB.

La réservation porte sur une notice, celle-ci pouvant se trouver lier à un ou plusieurs exemplaires. L’un d’entre eux sera sélectionné par le professionnel lors de l’attribution de la réservation ;

La mise de côté sera automatiquement notifiée à l’abonné si celui-ci possède un e-mail valide.

À noter : pour les réseaux de bibliothèques fonctionnant avec les navettes de réservation, il est possible d’avoir un état supplémentaire de la réservation (Réservation « en transfert »).

2. Réservations | En « Prêts et retours »

2.1. Fiche individuelle

Pour visualiser la liste des réservations d’un abonné à partir du module « Prêts-retours », procéder comme suit :

1. Identifier l’abonné en question ;
2. Accéder à l’onglet « Réservations ».

2.2. Fiche Regroupement

Pour visualiser la liste des réservations d’un abonné à partir du module « Prêts-retours », procéder comme suit :

1. Identifier l’abonné en question ;
2. Cliquer sur le bouton « Voir regroupement » ;
3. Accéder à l’onglet « Réservations ». Une icône spécifique figure sur la ligne de l’abonné qui a réservé : 

Les réservations de tous les membres du regroupement sont visibles dans le bloc au-dessous de la liste des membres.

3. Réservations | En « Prêts et retours »

Pour visualiser la liste des réservations d’un abonné à partir du module « Prêts-retours », procéder comme suit :

1. Accéder à l’onglet « Circulation » ;
2. Passer dans l’onglet « Réservations » ;
3. Identifier l’abonné en question ;
4. Indiquer l’état de la réservation, si besoin est :
   • « En attente » : encore en prêt sur la carte d’un emprunteur.
   • « Disponible » : mis de côté en attente de l’emprunt.
5.  Cliquer sur le bouton « Rechercher ».

 

Le nom du réservataire apparaît dans une colonne dédiée du tableau de résultats.

Remarque : l’abonné peut également consulter ses réservations depuis le portail public.

 En cas de besoin, le service Support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Générer des identifiants regroupement

1. Introduction

Le regroupement correspond à une fiche servant à rassembler plusieurs fiches « abonnés » (type Personne ou type Groupe) individuelles.

Dans une bibliothèque de lecture publique, la fiche regroupement s’utilise principalement pour gérer les familles venant emprunter à la bibliothèque : chaque abonné possède sa propre carte et la fiche regroupement permet simplement de matérialiser le lien familial en formant un seul « jeu de cartes ».

Plusieurs types de regroupement peuvent être créés (cf. Paramètres > Listes > Types de regroupements).

Ces types de regroupement sont porteurs de fonctionnalités que l’on est libre de cocher ou non selon l’usage attendu. Ainsi, si l’on créé un type de regroupement nommé « Famille », on peut ensuite lui associer plusieurs fonctionnalités : celle qui nous intéressera dans le cas présent est « Avec identifiants portail ».

« Avec identifiants portail » permet d’’attribuer à un abonné des identifiants de connexion l’autorisant à consulter les fiches individuelles de son « jeu de cartes », ce qui lui permet d’accéder à tous les « comptes » de la famille.

En raison des recommandations du RGPD et de la CNIL sur la confidentialité des données, il convient d’agir avec prudence en ce qui concerne ces droits : reste à demander l’autorisation explicite des membres majeurs du regroupement avant de générer des identifiants regroupement.

2. Mél d’activation du compte « Regroupement »

Le corps du mél qui est envoyé pour transmettre à l’abonné les identifiants du compte « regroupement » se trouve dans Paramètres > Modèles de documents : bloc « Mail d’activation du compte regroupement ».

Le corps de mél proposé par défaut se présente comme suit [visible en cliquant sur le bouton « Tester » de la 2ème ligne [« Télécharger le modèle par défaut »] :

Ce message automatique peut être aménagé et personnalisé, en ajoutant, par exemple, les coordonnées de l’établissement, ou encore des informations complémentaires sur l’utilisation de ce compte.

3. Génération des identifiants du regroupement

3.1. Module « Regroupements »

Pour rappel, la génération des identifiants du regroupement suppose d’utiliser un type de regroupement sur lequel l’option « Avec identifiants portail » est activée.

3.1.1. Regroupement nouvellement créé

Lorsque l’on crée un nouveau regroupement, les identifiants du regroupement sont directement envoyés à l’adresse mél qui figure sur la fiche « Regroupement » au moment de sa création.

Le courriel envoyé est celui paramétré ci-dessus, qui donne accès à un lien permettant de récupérer les identifiants.

Si la fiche regroupement ne contient pas d’adresse mél renseignée lors de sa création [pas champ vide ou courriel ajoutée en mode « modification »), se référer à la partie suivante.

3.1.2. Regroupement existant déjà

Si la fiche regroupement est déjà créée, procéder comme suit :

1. Accéder à « Circulation » ;
2. Passer dans l’onglet « Regroupement » ;
3. Appeler la fiche en question ;
4. Ouvrir la fiche en mode écriture
5. Dans le bloc « Générer nouveaux identifiants » pour les afficher à l’écran.

Attention : le clic sur « Générer nouveaux identifiants » ne génère en aucun cas l’envoi d’un e-mail. Le mél est uniquement envoyé à la création de la fiche. Le clic sur le bouton « Générer nouveaux identifiants » affiche à l’écran les nouveaux identifiants qu’il convient de transmettre oralement aux intéressés.

3.2. Module « Prêts-Retours »

Dans la module « Prêts – Retours », on procède de la même manière celle employée précédemment, en utilisant les raccourcis proposés.

Pour ce faire, procéder comme suit :

   4. Dans la fenêtre ainsi affichée, cliquer sur le bouton « Modification du regroupement » ;

   5. Dans la nouvelle fenêtre ainsi affichée, clic sur le bouton "Générer nouveaux identifiants".

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Identifiants de connexion au portail

On peut le voir en affichant les identifiants à l’écran.

Si l’adresse est incorrecte (ici, par exemple Eymard avec un T à la fin au lieu d’un D), que l’on corrige l’adresse email et qu’on réaffiche les identifiants, ce sera toujours l’adresse email avec l’erreur qui apparait comme identifiant. Cela est normal, ici seul le mot de passe de l’abonné est changé.

En effet, l’identifiant n’est modifiable que par l’usager, une fois connecté au portail.

Dans “voir mon compte : modifier mon compte”, il peut personnaliser son identifiant à sa convenance.

De retour sur le SIGB, l’affichage des identifiants indiquera l’identifiant modifié par l’utilisateur et un nouveau mot de passe.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Suppression automatique des abonnés inactifs

1. Préambule

Il est possible de définir dans le logiciel des sélections d’abonnés inactifs, qui peuvent ensuite faire l’objet de traitements planifiés de suppression.

Un abonné sera considéré inactif en fonction de différents critères : inscription, prêt, prolongation, réservation.

2. Sélection des abonnés à supprimer

Il faut en premier lieu définir une (ou plusieurs) sélection(s) d’abonnés à supprimer. Pour cela, il faut accéder au module Paramètres > onglet Tâches à planifier. Le bouton « Ajouter une tâche à planifier » permet de sélectionner l’entrée « Abonnés à supprimer ».

La notion « d’inactivité » d’un abonné étant parfois différente d’une bibliothèque à l’autre, l’écran affiché permet de définir sous quelles conditions un abonné est considéré comme un abonné pouvant être supprimé. On pourra ainsi choisir d’inclure ou non dans la sélection les abonnés :

• Qui n’ont pas fait de prêts depuis XXX jours (cette durée étant également paramétrable).
• Qui n’ont pas renouvelé leur cotisation depuis XXX jours.
• Qui n’ont pas réservé de documents depuis XXX jours.
• Qui ne se sont pas connectés au portail ou à l’EPN depuis XXX jours.
• Etc.

Le bloc « Durée d’existence de l’abonné » permet également de définir une durée minimale depuis la création de l’abonné, au-dessous de laquelle il ne sera pas supprimé. Cela est intéressant par exemple pour les abonnés préinscrits, qui n’ont pas encore forcément eu d’activité enregistrée mais dont la fiche ne doit pas être supprimée pour autant.

À la validation de cet écran, deux éléments apparaissent :

3. Planification de la tâche de suppression

Une fois la ou les sélection(s) d’abonnés à supprimer créée(s), il est nécessaire d’en définir la planification.

Pour cela, il faut accéder au module Administration du réseau, onglet Planificateur de tâches. Puis cliquer sur Ajouter une tâche à planifier > Automates de suppression des abonnés.

Il suffit ensuite d’indiquer la ou les sélection(s) d’abonnés que la tâche planifiée va traiter et de définir un délai entre deux tentatives (par défaut initialisé à 30 jours afin d’éviter de relancer trop fréquemment la tâche, mais ce délai peut bien sûr être abaissé).

Dès que l’on valide la tâche planifiée, un calcul des abonnés candidats à la suppression est automatiquement effectué : si ce nombre paraît trop élevé ou au contraire trop restreint, il est possible d’aller ajuster dans les paramètres les conditions définissant la sélection d’abonnés à supprimer.

Pour rappel, toute suppression d’abonné (automatique ou manuelle) est irréversible ! Attention donc à bien définir vos conditions de suppression et à bien tester votre sélection avant de planifier la tâche.

La tâche planifiée est exécutée toutes les nuits. Les chiffres relatifs à l’exécution de cette tâche seront visibles dans la tâche planifiée, permettant de consulter le nombre d’abonnés :

1. Qui ont bien été supprimés par la tâche planifiée.
2. Qui ne l’ont pas été malgré le fait qu’ils étaient candidats à la suppression (donc correspondaient aux conditions définies dans la sélection).
3. Qui n’ont pas pu être traités (pas assez de temps en une nuit, feront toujours partie de la sélection du lendemain).

Concernant la première catégorie de ces abonnés, il est possible d’avoir le détail des abonnés supprimés dans le module statistiques (par exemple dans 03 - Tableaux standards > 01 - Année en cours (activités 2022) > 04 - Suppressions 2022 (ab)), où la dimension « Type de suppression » a été ajoutée dans les tableaux relatifs aux abonnés, et permet de distinguer les abonnés supprimés manuellement (depuis l’onglet Abonnés de Decalog SIGB) de ceux supprimés automatiquement par la tâche planifiée.

Concernant la seconde catégorie, il est possible d’avoir plus de détails à ce sujet en allant dans la recherche avancée d’abonnés (module Circulation > onglet Abonnés > panel Recherche avancée) et de faire appel au dernier critère de la liste nommé « Suppression automatique ». Ce critère permet justement de retrouver les abonnés qui faisaient partie de la sélection à supprimer, mais qui ne l’ont pourtant pas été.

En accédant au détail de la fiche d’un abonné correspondant à ce critère de recherche, on peut ainsi consulter la raison pour laquelle l’abonné n’a pas été supprimé. Ces raisons correspondent aux options de suppressions listées sur la définition de la sélection d’abonnés à supprimer : ainsi, si on choisit de ne pas cocher ces options de suppression, ces raisons seront évoquées sur les fiches abonnés comme motifs de non-suppression.

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance :  https://support.decalog.net.

Régler ses dettes

1. Administration

1.1. « Dettes et règlements »

1.1.1. Droits

Si besoin est, il convient de créer des profils de circulation différenciés depuis le module Administration > Profils. Ces profils, une fois chargés sur les comptes des utilisateurs du SIGB, déterminent les droits des utilisateurs du SIGB. Vous pouvez vous reporter à l’aide sur la configuration des profils d’utilisateur pour plus d’informations.

Nous verrons ici uniquement ce qui touche aux dettes et règlements.

À noter : Il est possible d’autoriser ou interdire la modification ou suppression selon 3 cas de figure : si le règlement de la dette a donné lieu à un reçu, si aucun reçu n’a été édité pendant le règlement de la dette, ou si la dette est en attente de règlement.

À savoir : la suppression ou la modification d’une dette sont effectives, vous n’avez alors plus accès à l’information. Pour une gestion comptable plus rigoureuse, il est important d’utiliser la contre-écriture.

1.1.2. Profils

Si besoin est – dans le cas où plusieurs « Profils » différenciés sont créés pour « Circulation », il convient de vérifier que l’agent dispose du profil ad hoc dans sa fiche professionnelle.

1.2. Reçu ou justificatif

À noter : Par défaut, les reçus sont paramétrés pour des imprimantes à ticket (largeur de 70 mm). Si on imprime à l’aide d’une imprimante sur des feuilles A4, il faut modifier les paramètres en conséquence [cf. « Préférences utilisateur » de chaque compte utilisateur, onglet « Prêts – Retours »], et inscrire 210 dans le champ ad hoc du bloc « Paramétrage des reçus ».

2. Gérer les dettes des abonnés

2.1. Visualiser une dette

Les dettes dues par l’abonné sont visibles et modifiables – si les droits suffisants l’utilisateur dispose des droits suffisants] dans la fiche de l’abonné [bloc « Dettes »]. Seront visibles ici toutes les dettes non réglées par l’abonné : amendes dues au retour d’un document en retard ou à l’édition d’une lettre de relance ; cotisation renouvelée avec un encaissement différé ; dette rajoutée manuellement ; etc.

2.2. Visualiser la dette à partir de la grille de Prêt-retour

À noter : Il est possible d’encaisser une dette lors du prêt-retour, en cliquant simplement sur « Encaisser la dette ».

2.3. Créer une dette

Il est possible de rajouter manuellement une dette en cliquant simplement sur le bouton « + Ajouter ». Ensuite, il convient de renseigner 3 champs :

2.4. Encaisser le montant de la dette

Le système propose 2 périmètres :

Dans les 2 cas, il faut, au minimum :

Si on souhaite éditer un reçu [la case est cochée par défaut suivant ce qu’on a coché dans le module administration]. Cette fenêtre de règlement se charge aussi lors de l’ajout d’une cotisation payante ou si on règle une dette depuis le prêt-retour.

Si on a coché la case « avec reçu », le logiciel envoie un fichier PDF sur l’imprimante locale. Le reçu pourra être réimprimé à partir de l’onglet « Dettes et règlements ».

2.5. Dette impayée

2.5.1. Modifier

Si les droits suffisants sont associés à son profil, l’utilisateur accède au bouton « Modification » [] dans la fiche de l’abonné. Ledit bouton sert à ouvrir la fenêtre de gestion de la dette pour y changer le libellé et/ou le montant non réglé.

Attention : Le logiciel ne garde pas de trace de la modification. Pour une gestion comptable plus rigoureuse, il est conseillé d’utiliser la contre-écriture dans l’onglet « Dettes et Règlements ».

2.5.2. Supprimer

Si les droits suffisants sont associés à son profil, l’utilisateur accède au bouton « Suppression » [] dans la fiche de l’abonné. Ledit bouton sert à ouvrir la fenêtre de gestion de la dette pour y supprimer la dette non réglée. Il convient de confirmer la demande de suppression.

Attention : Le logiciel garde de trace de la suppression, visible dans le module « Dettes et Règlements ».

3. Onglet dettes et règlements

3.1. Recherche avancée et interface

La recherche avancée de l’onglet « Dettes et règlements » permet de trier par :

Exemple : il est possible de faire le bilan des règlements sur le dernier mois

Exemple : on souhaite avoir le bilan des amendes générées par le dernier envoi de relances.

Enfin, il est possible de charger un panier d’abonnés.

Exemple : on cherche dans l’onglet abonnés tous les abonnés dont la cotisation est échue pour les supprimer. Avant, on souhaiterait voir si certains ont des dettes en attente de règlement. On les ajoute dans un panier et on charge le panier dans l’onglet Dettes et règlements, en rajoutant le critère état = en attente de règlement.

À partir des résultats de la recherche, on peut, selon le cas :

3.2. Contre-écriture ou Extourne

L’utilisateur peut intervenir sur une écriture en partant du module « Dettes et règlements ».

Aussi le SIGB permet-il de :

A partir des résultats de la recherche, cliquer sur l’icône d’annulation fait apparaître la fenêtre d’annulation.

Attention : le logiciel ne garde pas de trace de la modification d’une dette. Pour une gestion comptable plus rigoureuse, il est conseillé d’utiliser la contre-écriture [extourne].

3.2.1. Modifier

3.2.2. Supprimer

Lors de la sollicitation pour une suppression, le système demande une confirmation.

Cliquer sur le bouton « Oui » pour affermir la demande.

3.2.3. Annuler

Lors de la sollicitation pour une annulation, le système demande de préciser le type d’opération attendue :

Attention : Dans ce cas, le numéro de reçu change. C’est bien un nouveau règlement qui est enregistré.

Il est possible d’utiliser le critère « Type de l’opération » de la recherche avancée pour vérifier les contre-écriture.

3.3. Dupliquer un reçu

4. Brouillard, main courante et journal de caisse

4.1. Écritures comptables

Le SIGB propose d’exporter les listes des règlements ou des dettes réglées à partir des résultats de la recherche et en passant par « Traitements par lot ».

Dans la fenêtre d’export, il faut penser à cocher les cases qui conviennent.

Attention : Le SIGB sauvegarde les « préférences » par utilisateur pour la prochaine demande d’export lancée à partir de cet onglet.

Le périmètre « Dettes réglées » comporte, à la différence des « Règlements en attente », la possibilité de mentionner :

L’export se fait au format *.xls, lisible par Calc [Libre Office ®] ou Excel [Microsoft ®].

 

Le périmètre « Règlements » comportent, à la différence de « Dettes réglées » la possibilité de mentionner :

L’export se fait au format *.xls, lisible par Calc [Libre Office ®] ou Excel [Microsoft ®].

4.2. Journal de caisse

Le système propose de générer un journal de caisse que l’on peut présenter, par exemple, au Trésorier payeur général, en accompagnement des sommes verser au Trésor public.

… / …

5. Historique

Dans chaque fiche d’abonné, on trouve l’historique des écritures concernant l’adhérent.

La durée de rétention de l’information dépend des paramètres définis dans l’administration. [cf. Administration > [réseau] > Site > Paramètres > Dettes et règlements].

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Renseigner une adresse temporaire

1. Activation de l’option

L’utilité principale de l’adresse temporaire est de gérer des abonnés ayant deux adresses (vacanciers ou enseignants ou d’une entreprise, par exemples). L’activation de cette option aura pour effet de créer une deuxième adresse dans la fiche d’inscription.

Cette option n'est pas activée par défaut sur Decalog SIGB : pour en disposer, il suffit d’aller dans Administration du réseau > Réseau (si réseau de bibliothèques) ou Site (si bibliothèque isolée) > Fonctionnalités supplémentaires, et d’activer l’option « Gestion d’une adresse abonné temporaire ».

Dès l’instant où l’option est activée sur la base, un onglet supplémentaire « Adresse temporaire » apparaît au niveau du bloc « Adresse » des fiches abonné et regroupement.

2. Focus sur la période de validité

Il est possible – mais facultatif – de définir une période de validité temporaire de l’adresse ; par exemple, on peut définir une adresse complémentaire, valide pendant la période estivale (du 1er juillet au 31 août) ; dans ce cas, l’adresse classique sera fonctionnelle le reste de l’année.

Cette période peut :

Ainsi, pendant la période où l’adresse temporaire est valide, c’est cette adresse qui sera utilisée pour les envois par lettre destinés à l’emprunteur (sans qu’il soit nécessaire d’intervenir sur les modèles de documents utilisés).

3. Exploitations de l’adresse temporaire

3.1 Dans les envois par lettre

Comme indiqué précédemment, l’adresse temporaire définie sera celle utilisée pour les envois par lettre, en lieu et place de l’adresse principale, pour la période de validité déterminée. 

3.2 En recherche

Des critères de recherche ont été ajoutés dans la recherche avancée d’abonnés (accessible dans le module Circulation > Abonnés > Recherche avancée).

3.1. Dans la fiche regroupement

L’adresse temporaire a également existe également sur la fiche regroupement : s’il a été défini dans le type de regroupement que l’on communique avec la famille, il est nécessaire de renseigner l’adresse temporaire, non pas sur la fiche de l’abonné individuel, mais sur la fiche du regroupement.

3.2. Dans les autres modules

De façon transparente, l’adresse temporaire est également prise en compte dans toutes les fonctionnalités impliquant les adresses :

 

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Circulation

Effectuer une réservation

1. Introduction

Cette documentation décrit les méthodes pour effectuer une réservation depuis Decalog SIGB (les réservations depuis le portail ne seront donc pas abordées ici).

À noter : La réservation se fait obligatoirement au niveau de la notice et non de l’exemplaire (*) : dans le cadre d’un réseau de bibliothèques, l’abonné peut choisir un document et son site de retrait, ce qui permet de gérer efficacement le circuit des réservations.

Remarque importante : La réservation peut porter sur l’exemplaire SI et SEULEMENT SI le réservataire est un abonné de type « fonctionnel ».

2. Recherche en entonnoir et Réservation

Cette solution convient parfaitement si :

2.1. Réservation et Attribution

Pour créer une réservation, il faut au préalable rechercher un document réservable dans Catalogues > Recherche et catalogage.

Une fois la réservation enregistrée, le système affiche une médaille à gauche du titre pour signaler cette particularité.

À noter : Au passage de la souris en survol, le système affiche la liste des réservataires, positionnés dans l’ordre chronologique ancienneté ; ainsi, celui placé en 1ère position sera servie en 1er.

À noter : Le document sera attribué lors du retour de prêt.

2.2. Attribution directe

L’attribution directe aura pour conséquence d’envoyer un mail automatique de disponibilité de la réservation à l’abonné, si un mail a été renseigné et que la case communication par mail a été cochée sur la fiche de l’abonné.

Si on a choisi d’attribuer le document directement, le logiciel ouvre une fenêtre d’attribution de la réservation.

Il est alors possible de choisir l’exemplaire attribuer… s’il y en a plusieurs. Pour ce faire, procéder comme suit :

Dans le catalogue, le système signale que le document est « Attribué ».

3. Recherche ciblée et Réservation

Il est aussi possible de créer une réservation directement sans quitter l’onglet « Prêts – retours », à condition que la démarche ne nécessite pas de recherche documentaire sophistiquée.

Pour ce faire, procéder comme suit :

    2. Accéder à l’onglet « Réservation » ;

3. Cliquer sur le bouton « Ajouter une réservation » ;

4. Rechercher le document en question [critères : Titre, Auteur, ISBN, Année d’édition, numéro de revue, …] ; 

5. Sélectionner le titre ;

6. Poursuivre comme dans le cas de figure précédant…

Ce mode de création de réservation a été conçu pour les documents dont on connait non seulement le titre et l’auteur, mais aussi la disponibilité au moment de la réservation.

La procédure est ensuite la même que précédemment : ouverture de la fenêtre de réservation, puis enregistrement de la demande de réservation ou attribution directe.

 En cas de besoin, le service Support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Gérer quotidiennement réservations et retards

1. Opérations de contrôle quotidiennes

Dans la mesure du possible, il s’avère nécessaire de réaliser quotidiennement les opérations suivantes :

Réservations	Modules
Attribuer les réservations en attente de documents disponibles	Attribution des réservations
Supprimer les réservations en retard	Réservations
Envoyer les courriers (papier) de réservations	Réservations
Retards	Modules
Envoyer les courriers et mails de relance	Envoi de relances

2. Réaliser les opérations | Assistance

2.1. Attribuer les réservations

2.2. Supprimer les réservations en retard

En attribuant une réservation, on admet que le réservataire dispose d’un laps de temps pour venir emprunter ledit document ; il s’agit d’une « mise de côté » pour une durée « encadrée » ;

Passé ce délai, la réservation ne bascule pas automatique vers l’abonné figurant en deuxième position sur la liste d’attente.

C’est donc au bibliothécaire de supprimer les réservations en retard, afin de pouvoir, selon le cas :

Pour identifier toutes les mise de côté caduques, procéder comme suit :

Étape 1 | Identifier les mises de côté caduques

1. Accéder à « Circulation » ;
2. Passer dans l’onglet « Réservations » ;
3. Dans les critères de recherche, sélectionner :
   • État de la réservation : sélectionner « Disponible »
   • Site de retrait [dans le cas d’un fonctionnement en réseau]
   • Nombre de jours de retard : indiquer la valeur « 1 », pour obtenir les mises de côté ayant au moins un jour de retard
4. Lancer la recherche.
   

Étape 2 | Supprimer les réservations
Supprimer ensuite les réservations une par une en cliquant sur l’icône de suppression.

2.3. Réservation| Envoyer un avis « papier »

Il est conseillé de vérifier la présence physique des documents réservés sur l’étagère dédiées avant d’envoyer les avis.

Pour envoyer un avis « papier », procéder comme suit :

1. Accéder à « Circulation » ;
2. Passer dans l’onglet « Réservations »;
3. Lancer la recherche par défaut ;
4. Cliquer sur le bouton « Traitements par lot »;
5. Dans la liste proposée, sélectionner « Envoyer les avis de disponibilité »;
6. Lancer le traitement ;
7. Télécharger le fichier ;
8. Imprimer les avis.

Conditions d’envoi :

• Que l’abonné ait un mode de communication par lettre (les mails ont déjà été envoyés lors de l’attribution de la réservation).
• Que l’avis n’ait pas déjà été envoyé (aucun risque de renvoyer un avis déjà envoyé).
• Que l’abonné ait une adresse postale renseignée (sur sa fiche ou celle de son regroupement).
• Que la réservation soit à retirer dans votre site (dans un réseau, chaque site envoie ses avis).

2.4. Retard | Envoyer un avis

Aller dans l’onglet Envoi de relances (module Circulation). Cliquez sur Envoyer sur chaque bloc présent. Les mails s’envoient automatiquement, les courriers seront à imprimer depuis votre ordinateur.

Il est possible de prévisualiser les documents faisant l’objet d’une relance depuis l’onglet Prêts, en réalisant une recherche correspondant à vos plans de relance. Il est possible d’enregistrer cette recherche.

Pour envoyer un avis « papier », procéder comme suit :

1. Accéder à « Circulation » ;
2. Passer dans l’onglet « Envoi de relances » ;
3. Cliquer sur le bouton « Envoyer » : Le système affiche le résultat de la génération des courriers ;
4. Ouvrir le fichier ; 
5. Imprimer les relances.

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Envoyer un e-mail d'information aux abonnés (approche 1)

1. E-mail d’information | Définition

Les e-mails informatifs sont les messages qu’envoie volontairement la bibliothèque, par le biais de la fonction « Envoyer un e-mail », accessible à partir d’un résultat de recherche dans la base des Abonnés.

Remarque
Les messages électroniques énumérés ci-dessous ne relèvent pas de la catgorie « e-mail informatif » :

•  Relance
• Avis de réservation
• Ajournement d’une réservation
• Suppression d’une réservation
• Activation du compte abonné

2. Autoriser l’envoi d’e-mail

L’envoi d’e-mails informatifs requiert l’autorisation formelle de l’abonné ; il peut la donner lors de son inscription et se dédire plus tard.

Matériellement dans la fiche « Abonné », cette autorisation se formalise en cochant la case prévue à cet effet : « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs ».

Cette case est disponible uniquement si on a renseigné une adresse Email sur la fiche de l’abonné.

Remarque

On peut lancer un traitement par lot pour cocher cette case sur l’ensemble des abonnés ayant fourni une adresse e-mail (en s’étant assuré – au préalable – de leur accord pour la réception de méls). Pour ce faire procéder comme suit :

1. Accéder à Circulation ;
2. Passer dans l’onglet « Abonnés » ;
3. Lancer la recherche ;
4. Cliquer sur bouton « Traitement par lot » ;
5. Dans la liste, sélectionner « Modifier les données abonnés » ;
6. Cliquer sur le bouton « Ajouter un type de données à traiter » ;
7. Dans la liste, sélectionner « Envoi d’e-mails informatifs autorisé » ;
8. Sélectionner la valeur « Cocher » ;
9. Lancer le traitement souhaité.

Il est important de préciser également que, lorsqu’un abonné auquel on souhaite envoyer un e-mail informatif appartient à un regroupement avec lequel on a privilégié la communication (cf. option « Communication au regroupement » activée sur le type de regroupement dans Paramètres > Listes > Types de regroupement), on ignore les information renseignées sur la fiche abonné individuelle pour se référer à celles renseignées dans la fiche « Regroupement ».

Le courriel utilisé sera donc celui metionné au niveau du regroupement, qui devra également avoir autorisé l’envoi d’e-mails informatifs (case à cocher « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs » à activer sur la fiche regroupement).

3. Envoyer l’e-mail informatif

3.1. Constituer le panel destinataire

Passer par la recherche avancer pour identifier les destinataires en utilisants les critères ad hoc.

À noter :

Si cet envoi est régulier, il peut être intéressant de sauvegarder la requête pour la rejouer la prochaine fois (les recherches sont sauvegardées par « utilisateur »).

S’il est question d’envoyer un e-mail à un public particulier, on utilise pour cela d’autres critères dans la recherche avancée (exemple : le critère sur l’âge de l’abonné si l’on veut conserver uniquement les abonnés de moins de 12 ans pour une animation jeunesse).

3.2. Créer et envoyer le mail d’information

Une fois la sélection d’abonnés réalisée, procéder à l’envoi d’e-mails à tous les abonnés se sélectionne depuis les Traitements par lot. Pour ce faire, procéder comme suite :

1. Cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
2. Sélectionner « Envoyer un e-mail informatif ».  En cliquant sur « Envoyer un e-mail », le logiciel charge une nouvelle fenêtre ;
3. Dans le formulaire qui s’ouvre, paramétrer le message souhaité ;
   • Sélectionner le « Type d’abonné ». NB : Il faut sélectionner le type d’abonnés : si on veut envoyer le même mail aux abonnés de type groupe (classes, collectivités, etc.) et de type personne, il faudra réitérer l’opération.  
   • Indiquer l’objet de l’envoi [obligatoire].
   • Saisir le corps du message [obligatoire].

• Sélectionner une pièce jointe, si besoin est. 

• Envoyer un brouillon à une adresse privée pour tester la qualité du publipostage.
• Lancer la diffusion au panel en cliquant sur le bouton « Envoyer ».

Un message rappelle le nombre d’abonnés concernés par l’envoi.

Le système affiche un compte rendu d’envoi signalant les anomalies éventuelles.

À noter : il est impossible à cette étape de savoir si tous les abonnés contactés ont bien reçu le mailing, car le retour éventuel d’un e-mail non délivré n’est logiquement pas immédiat. Il est de ce fait conseillé d’utiliser le critère de recherche « Dernier email non délivré » = Oui (accessible depuis la recherche avancée de l’onglet abonné) le lendemain de l’envoi, de manière à savoir si l’adresse mail de certains abonnés a été marquée comme invalide suite à cet envoi de mailing.

3.3. Utiliser la boîte à outils

Il est possible de copier-coller directement dans la zone de texte un texte déjà mis en page depuis un logiciel de traitement de texte. Decalog SIGB propose aussi quelques options de mise en page et publication :

Il est possible aussi de joindre plusieurs fichiers (dont la taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 5 Mo).

Attention : il est possible mais déconseillé d’ajouter des images directement dans le corps de l’e-mail. En effet, certaines messageries vont corrompre le contenu de l’e-mail qui deviendra ainsi illisible à cause de l’image insérée.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Envoyer un e-mail d'information aux abonnés (approche 2)

1. Qu’est-ce qu’un e-mail d’information ?

Les e-mails informatifs sont les e-mails envoyés volontairement par la bibliothèque, par le biais du traitement par lot « Envoyer un e-mail », accessible depuis l’onglet Abonnés du module Circulation.

Les e-mails suivants ne sont donc pas des e-mails informatifs :

2. Autoriser l’envoi d’e-mails d’information

L’envoi d’e-mails informatifs (hors relances, réservations et activation compte donc) requiert une autorisation formelle de la part de l’abonné lors de son inscription. Cette autorisation se matérialise sur la fiche abonné en cochant la case « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs ». Cette case est accessible si on a renseigné une adresse Email sur la fiche de l’abonné.

Pour information : il est possible d’effectuer un traitement par lot pour cocher cette case sur l’ensemble des abonnés ayant fourni une adresse e-mail (en s’étant assuré au préalable de leur accord pour la réceptions de mailings).

Pour cela, utilisez la recherche avancée d’abonnés et le critère de recherche Email = Avec, afin de retrouver tous les abonnés ayant fourni une adresse e-mail, puis utilisez le traitement par lot de modification d’abonnés pour cocher cette case sur les abonnés de votre sélection.

Il est important de préciser également que lorsqu’un abonné auquel on souhaite envoyer un e-mail fait partie d’un regroupement avec lequel on a choisi de communiquer (option « Communication au regroupement » activée sur le type de regroupement dans Paramètres > Listes > Types de regroupement), on ignore les information renseignées sur la fiche abonné pour se référer à celles renseignées sur la fiche regroupement. L’adresse mail sera donc celle du regroupement, qui devra également avoir autorisé l’envoi d’e-mails informatifs (case à cocher « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs » à activer sur la fiche regroupement).

3. Sélectionner les abonnés

Pour rechercher tous les abonnés qui ont donné leur accord pour recevoir les e-mails d’information, il faut passer par la recherche avancée de l’onglet Abonné et choisir « Oui » pour le critère « Envoi d’e-mails d’informtion autorisé ». Si cet envoi est régulier, il peut être intéressant de sauvegarder la recherche pour la charger plus rapidement la prochaine fois (les recherches sont sauvegardées par utilisateur).

S’il est question d’envoyer un e-mail à un public particulier, on utilise pour cela d’autres critères dans la recherche avancée (exemple : le critère sur l’âge de l’abonné si l’on veut conserver uniquement les abonnés de moins de 12 ans pour une animation jeunesse).

Une fois la sélection d’abonnés effectuée, l’envoi d’e-mails à tous les abonnés se sélectionne depuis les Traitements par lot. En cliquant sur « Envoyer un e-mail », le logiciel charge une nouvelle fenêtre.

4. Préparer le mail d’information

4.1. La fenêtre d’envoi

La fenêtre rappelle le nombre d’abonnés concernés par l’envoi. Il faut sélectionner le type d’abonnés : si on veut envoyer le même mail aux abonnés de type groupe (classes, collectivités, etc.) et de type personne, il faudra réitérer l’opération.

4.2. Options de publication

Il est possible de copier-coller directement dans la zone de texte un texte déjà mis en page depuis un logiciel de traitement de texte. Decalog SIGB propose aussi quelques options de mise en page et publication :

Il est possible aussi de joindre plusieurs fichiers (dont la taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 5 Mo).

Attention : il est possible mais déconseillé d’ajouter des images directement dans le corps de l’e-mail. En effet, certaines messageries vont corrompre le contenu de l’e-mail qui deviendra ainsi illisible à cause de l’image insérée.

5. Envoyer le mail

Avant l’envoi, il est possible (et conseillé !) de s’envoyer un mail de test avant de lancer l’envoi à votre sélection abonné, afin de vérifier la mise en page depuis une boîte mail.

Une fois l’e-mail de test envoyé et contrôlé, on peut envoyer le mailing, par le biais du bouton Envoyer. Un message de confirmation s’affiche en rappelant le nombre d’abonnés concernés, et un bilan est affiché à la fin de l’envoi.

Le survol des icônes « i » d’information permettent d’avoir des précisions sur l’interprétation que l’on doit faire des différentes lignes du bilan de l’envoi.

À noter : il est impossible à cette étape de savoir si tous les abonnés contactés ont bien reçu le mailing, car le retour éventuel d’un e-mail non délivré n’est logiquement pas immédiat. Il est de ce fait conseillé d’utiliser le critère de recherche « Dernier email non délivré » = Oui (accessible depuis la recherche avancée de l’onglet abonné) le lendemain de l’envoi, de manière à savoir si l’adresse mail de certains abonnés a été marquée comme invalide suite à cet envoi de mailing.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Effectuer une prolongation de prêt

1. Introduction

La possibilité de prolonger les prêts figurant sur une carte abonné dépend essentiellement de la configuration des règles de prolongation associées aux droits de l’abonné [cf. « Cotisation »].

Pour rappel, une règle de prolongation définit :

• Un nombre maximal de prolongations par document.
• Une durée de prolongation.
• Une fourchette de dates d’autorisation.

Ces règles de prolongation définissent les droits des abonnés à prolonger depuis le portail et depuis le SIGB.

La différence réside dans le fait que depuis le SIGB, les prolongations peuvent être forcées par l’utilisateur, qui doit avoir les droits adéquats pour cela. Les durées applicables pour une prolongation forcée sont celles des règles de prolongation (si le document se retrouve dans les conditions définies par la règle) ou en dernier recours celles définies dans les préférences de l’utilisateur.

Dans tous les cas, une prolongation, forcée ou non, se réalise :

Nous verrons dans cette méthode la simple prolongation depuis le SIGB (module Circulation, onglet Prêts-retours) : les paramétrages sont abordés dans d’autres aides.

À noter : La prolongation est également possible depuis l’onglet « Prêts » du module  « Circulation ».

On peut distinguer deux types de prolongation :

2. Prolongation unitaire

La prolongation s’effectue toujours grâce à cette icône . Cette icône est disponible dans la colonne « Outils », située par défaut au début de la ligne dans le tableau d’affichage des prêts en cours.

Si nécessaire, il est possible de déplacer cette colonne (mise en 1ère colonne sur la capture ci-dessous).

En cliquant sur l’icône de prolongation unitaire, on a accès à une fenêtre de prolongation. Il est possible ici de définir une date manuellement, en choisissant une date ou un nombre de jours.

À noter : Dans la fenêtre affichée, le bloc « Informations » peut afficher une phrase en rouge ; cette phrase indique la raison pour laquelle la prolongation devra être forcée.

3. Prolongation par lot

3.1. Unitaire

Pour prolonger un titre parmi tous les emprunts en cours, procéder comme suit :

3.2. Partielle ou complète

Il est possible de prolonger QUELQUES ou TOUS les prêts d’un abonné ou d’un regroupement.

3.2.1. Périmètre

Pour sélectionner le périmètre d’action, procéder comme suit :

3.2.2. Procédure

Pour prolonger les titres en prêt, procéder comme suit :

À noter : Comme tous les prêts ne datent pas du même jour, une fenêtre s’ouvre et s’affiche à l’écran, afin de définir les règles d’application de la prolongation en fonction des situations particulières.

À noter : Les mentions « Prolonger jusqu’au » ou « Prolonger de » ne s’appliquent qu’au mode manuel…

3.3. Sélection du mode de prolongation

Pour la définition de la prolongation, deux modes alternatifs peuvent être sélectionnés :

3.4. Sélection des options applicables

En ce qui concerne les options, cela consiste à définir a priori la gestion des cas particuliers qui pourraient se présenter.

Par exemple, le fait de décocher la case « Prolonger les exemplaires attribuables à une réservation » permet de prolonger tous les prêts sauf ceux qui pourraient être attribués à une réservation.

La case « Prolonger les exemplaires ne vérifiant aucune règle de prolongation » concerne des exemplaires qui ne seraient pas concernés par les règles de prolongations définies dans les paramètres.

Exemple : on a créé des règles de prolongations pour tous les documents sauf pour les DVD. En décochant cette case, les DVD ne seront pas prolongés. Si en revanche on la coche, les DVD seront prolongés en même temps que les autres documents.

Il est important de bien définir ces options lors de la première prolongation par lot : elles seront ensuite conservées pour les prochaines prolongations par lot.

Il suffit ensuite de lancer la prolongation pour l’effectuer sur l’ensemble des prêts concernés.

Une fois les prolongations effectuées, par le biais d’une prolongation unitaire ou par lot, les prêts prolongés apparaissent en violet dans la liste des prêts en cours.

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Consulter les réservations sur un document

1. Introduction

Un document disponible ou indisponible peut être réservé par un professionnel, ou directement par un abonné depuis le portail public, selon les règles définies dans le module Paramètres de Decalog SIGB. La réservation porte sur une notice, celle-ci pouvant contenir plusieurs exemplaires. L’un d’entre eux sera sélectionné par le professionnel lors de l’attribution de la réservation, qui sera notifiée automatiquement à l’abonné si celui-ci possède une adresse e-mail valide.

À noter : pour les réseaux de médiathèques fonctionnant avec les navettes de réservation, il est possible d’avoir un état supplémentaire de la réservation (Réservation « en transfert »). Retrouvez davantage d’informations au sujet des étapes de réservation et d'attribution dans la Foire Aux Questions.

2. Consulter les réservations d’un document depuis le module de catalogage

En « recherche & catalogage » et depuis la « notice détaillée » d’un document, une médaille étoilée (mauve) apparaît quand celui-ci fait l’objet d’une ou plusieurs réservations. Au survol de la souris se déroule la liste des réservataires en attente.

3. Consulter les réservations d’un document depuis l’onglet des prêts et retours

Plusieurs accès sont possibles :

Dans les deux cas, Il s’agit du même principe que la consultation depuis le module de catalogage : la médaille signifie que le document fait l’objet d’une ou plusieurs réservations. Au survol de la souris se déroule la liste des réservations en attente.

4. Consulter les réservations d’un document depuis l’onglet des réservations

L’outil de recherche des réservations depuis l’onglet « Réservation » permet d’obtenir la liste des réservations en attente : rechercher les réservations dont l’état est « En attente », puis même principe de consultation que depuis le modules « Catalogues » et « Circulation ».

la médaille signifie que le document fait l’objet d’une ou plusieurs réservations. Au survol de la souris se déroule la liste des réservations en attente.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Configurer l'impression sur tickets

1. Introduction

Le logiciel Decalog SIGB fonctionne en mode « Saas » ; cela signifie qu’il est accessible sur Internet, via un simple navigateur.

Lors du lancement de l’impression d’un ticket de prêt à partir de Decalog SIGB, on utilise ainsi les paramètres d’impression du navigateur.

Il est ainsi nécessaire d’initialiser correctement les paramètres d’impression du navigateur, sans quoi il est possible que le contenu imprimé sur le ticket soit tronqué, ou trop long, ou peu lisible, etc.

Pour s’assurer que le ticket de prêt soit correctement imprimé, il est nécessaire de vérifier :

2. Configurer le navigateur

2.1. Firefox ®

Pour configurer le navigateur « Firefox » ®, procéder comme suit :

2.2. Google Chrome ®

Pour configurer le navigateur « Chrome » ®, procéder comme suit :

3. Configuration des préférences utilisateur

Dans Decalog SIGB, les « Préférences utilisateurs » jouent également un rôle important dans l’impression des tickets.

Pour vérifier les valeurs, procéder comme suit :

Remarque importante

Chaque utilisateur doit configurer ses préférences utilisateurs pour imprimer correctement les tickets de prêts (ou reçus, paramétrables dans le bloc qui suit), selon son poste de travail. Une fois validées, les préférences utilisateurs sont mémorisées pour cet utilisateur : s’il se connecte avec sa session sur un autre poste, ce sont les préférences qu’il a paramétrées qui seront appliquées.

En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Attribuer une réservation lors du retour (Monosite)

1. Introduction

Une réservation porte sur la notice du document.

Par conséquent, dès qu’un exemplaire de la notice réservée peut être mis de côté pour satisfaire une réservation, on attribue l’exemplaire à cette réservation.

2 possibilités d’attribution :

Cette documentation traite uniquement de l’attribution d’un exemplaire à une réservation lors d’un retour de prêt.

2. Le retour d’un exemplaire

Dans le cas où un abonné réserve un document en prêt, l’attribution de la réservation peut se faire lors du retour de l’exemplaire.

Lorsque l’exemplaire est passé en retour, un message se déclenche :

En cliquant sur le bouton « Attribuer », l’utilisateur attribue l’exemplaire au réservataire.

En cliquant sur le bouton « Annuler », le retour sera effectué et le document marqué comme disponible ; l’attribution réelle devra alors être réalisée plus tard via le module d’attribution des réservations.

À noter : L’accès à la liste des réservataires et le fait que l’attribution ne soit pas automatisée au premier réservataire par le système, permet de changer d’abonné en cas de nécessité. Dans le cas par exemple, où le bibliothécaire souhaite récupérer le document pour le prêter temporairement à un abonné fonctionnel.

3. Le cas particulier d’une réservation forcée

Dans le cas où un abonné réserve un document en prêt, mais que la réservation a réalisée en dehors de règles déclarées dans les paramètres (raison possible : quota dépassé, réservation d’un document adulte pour un enfant, etc.), l’interface signale que la réservation a été forcée, mais que l’exemplaire est néanmoins attribuable.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Attribuer une réservation lors du retour (Multisites)

1. Introduction

Une réservation porte sur la notice du document.

Par conséquent, dès qu’un exemplaire de la notice réservée peut être mis de côté pour satisfaire une réservation, on attribue l’exemplaire à cette réservation.

2 possibilités d’attribution :

Cette documentation traite uniquement de l’attribution d’un exemplaire à une réservation lors d’un retour de prêt, dans le cadre d’un réseau de médiathèques.

2. Retour d’un exemplaire à attribuer sur le site de retour

Dans le cas où un abonné réserve un document en prêt, l’attribution de la réservation peut se faire lors du retour de l’exemplaire si l’exemplaire est rendu sur le site de retrait.

Lorsque l’exemplaire est passé en retour, un message se déclenche.

En cliquant sur le bouton « Attribuer », l’exemplaire sera attribué à l’abonné réservataire.

En cliquant sur le bouton « Annuler », le retour sera effectué et le document marqué comme disponible ; l’attribution réelle devra alors être réalisée plus tard via le module d’attribution des réservations.

À noter : L’accès à la liste des réservataires et le fait que l’attribution ne soit pas automatisée au premier réservataire par le système, permet de changer d’abonné en cas de nécessité. Dans le cas par exemple, où le bibliothécaire souhaite récupérer le document pour le prêter temporairement à un abonné fonctionnel.

3. Retour d’un exemplaire à transférer (retrait dans un autre site)

Dans le cas d’un réseau qui fonctionne avec des navettes de réservation, il peut arriver qu’un document du site B soit réservé et doive être transmis au site A, site de retrait choisi par le réservataire.

Dans ce cas, lors du retour dudit document sur le site B, un message s’affiche à l’écran.

En cliquant sur le bouton « Attribuer », l’exemplaire est prêté à l’abonné fonctionnel de transfert vers le site A et pré-attribué au réservataire.

Lorsque l’exemplaire arrive sur le site A et qu’il est passé en retour, le message annonçant et proposant l’attribution est alors affiché.

En cliquant sur le bouton « Attribuer », l’exemplaire est affecté à l’abonné réservataire.  En cliquant sur « Ne pas attribuer », l’exemplaire est simplement passé en retour.

4. Cas particulier : réservation forcée

Dans le cas où un abonné réserve un document en prêt, mais que la réservation a été faite en dehors des règles en vigueur définies dans les paramètres (raison possible : quota dépassé, réservation d’un document adulte pour un enfant, etc.), la boîte de dialogue signale que la réservation a été forcée, mais que l’exemplaire est néanmoins attribuable.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.