Construction des cotes

1. Introduction
Decalog SIGB permet de configurer un traitement automatique afin que les cotes soient générées automatiquement lors de l’exemplarisation. La construction automatique des cotes se trouve dans les Paramètres > Règles(fonds) > Cotes.
On peut de créer autant de règles de cotes que l’on souhaite.
Si les conditions sont remplies, la cote se génère après saisie du code-barres ou des données appelées par les conditions définies dans la zone de l’exemplaire.
Chaque règle se construit en deux parties : définition des conditions et configuration de la construction
2. Définition des conditions
Il est possible de conditionner une règle de cote.
Seuls les documents correspondant aux critères de la règle seront concernés.
Une fois les données appelées par les conditions définies renseignées dans la notice, le SIGB pourra calculer la cote automatiquement.
 
 
Important : afin que les règles de cote fonctionnent, il faut veiller à ne pas créer plusieurs règles possédant les mêmes conditions. En effet, si on crée deux règles avec les mêmes conditions, le logiciel appliquera celle comprenant le plus de conditions (pas forcément celle que l’on souhaite).
Exemple : si on a créé une règle pour les livres documentaires sur le site A, avec pour conditions support=imprimé, site=site A et classification principale=documentaire, la cote pourra se calculer seulement à partir du moment où on aura renseigné ces 3 éléments sur la notice.
Si les conditions d’application de la règle se trouvent toutes au niveau de la notice, la cote se chargera automatiquement après saisie du code-barres. Si on a indiqué des conditions au niveau de l’exemplaire, il faudra cliquer sur l’icône « rafraîchir » au niveau de la cote.
Les conditions disponibles pour la construction de cote sont :
Type d’expression : les types d’expression constituent une liste fermée : Texte, Musique et son, Vidéo et document projeté, Ressource électronique, Ressource graphique, Objet en 3 dimensions, Ressource multi-supports, Carte et plan, Partition musicale, Manuscrit.
Exemple : On veut créer une règle de construction de cote pour les documents musicaux seulement : on crée une règle avec le filtre « Type d’expression » = « musique et son ». Il faudra exclure ce type d’expression des autres règles de cote. 
Classification principale : Sert à discriminer les notices en 3 grands ensembles (Documentaire et Fiction). Liste fermée également : Non renseignée, Documentaire, Fiction, Autre.
Exemple : On veut créer une règle de construction de cote pour les documentaires, mais on renseigne l’indice Dewey pour nos fictions : on crée une règle avec le filtre « Classification principale » = « documentaire ». Seuls les documentaires seront concernés par cette règle. Il faudra ensuite renseigner la classification principale sur les autres règles de cote (Fiction).
Classification pour le prêt : la classification pour le prêt peut être utilisée pour compléter les filtres. Les classifications se créent depuis les Paramètres et se chargent au niveau au niveau de l’exemplaire. Il est possible de créer autant de valeurs que l’on souhaite, elles devront ensuite être remplies au niveau de l’exemplaire sur chaque notice.
La liste de la classification pour le prêt est fermée depuis le catalogage. Il faut la configurer depuis les Paramètres/Listes/Catalogue-Exemplaire/Classification pour le prêt.
Il est possible d’ajouter une valeur en cliquant sur « Ajouter une classification pour le prêt ». Chaque valeur peut être enregistrée et supprimée. Les classifications pour le prêt servent principalement à produire des règles de prêt que les filtres par défaut ne permettraient pas de sélectionner.
Exemple : On a des cotes spécifiques pour les mangas : on crée une classification pour le prêt « Manga », qu’on charge sur tous les exemplaires concernés. On crée une règle de cote avec le filtre « manga » en classification pour le prêt. Seuls les mangas seront concernés par cette règle. Il faudra sélectionner « non renseignée » sur les autres règles de cote. 
Localisation & sous-localisation : les localisations sont un ensemble fermé de valeurs, configurable en accédant à Paramètres > Listes > Catalogue-exemplaire > Localisations.
Exemple : On a des cotes différentes pour nos albums pour les tout-petits et pour nos albums 3-6 ans, qui constituent des sous-localisations. On crée une règle avec le filtre de sous-localisation « doudouthèque » pour les tout-petits, et une autre règle avec la sous-localisation « albums maternelle » pour les 3-6 ans.
Public visé : valeur obligatoire et donc toujours renseignée, liste fermée de 4 valeurs sur l’exemplaire : Adolescent, Adulte, Jeune, Tout public. Le public visé est une zone obligatoire de l’exemplaire sur Decalog SIGB. Le sélectionner en règles peut servir si les cotes des documents jeunesse sont différentes de celles des documents adulte.
Exemple : Nos cotes de romans adulte peuvent être « RP » pour les policiers mais en jeunesse ils sont simplement cotés « RJ ». On crée une règle particulière pour la jeunesse en filtrant par Public visé=jeunesse. Il faudra sélectionner le public visé=adulte sur la règle de roman policier. 
Avec responsable intellectuel : Seuls les documents dont au moins un responsable intellectuel est renseigné seront concernés si on sélectionne « oui ».
Exemple : Nos cotes de documentaires se construisent avec Indice Dewey + nom de l’auteur, sauf pour ceux sans auteur qui se construisent avec les mots du titre. On crée une règle de cote « documentaire avec auteur » avec « responsable intellectuel=oui », et une règle de cote « documentaire sans auteur » avec « responsable intellectuel=non ».
Avec série : Utilisable si la série a une incidence sur les cote.
Exemple : On mentionne le numéro du tome sur nos cotes, seulement si le document fait partie d’une série. On crée une règle de cote « fictions série » avec « série=oui », et une règle de cote « fictions » avec « série=non ».
Avec collection : Utilisable si la collection a une incidence sur les cotes. Fonctionne comme les séries.
Périodique : « Tout » sélectionne tous les documents et fascicules, « oui » sélectionne uniquement les fascicules, « non » sélectionne les documents sans les fascicules. Le filtre sert à produire des règles de construction de cotes exclusives aux périodiques ou qui les excluent.
Exemple : toutes nos cotes de périodiques commencent par PER. On crée une règle avec périodique= « oui », et toutes nos autres règles devront mentionner périodique= « non ».
Support : Liste fermée préremplie dans Decalog SIGB :
Exemple : Nos livres-CD sont en type de document « musique et son » mais ne sont pas toujours cotés comme des CD : parfois comme des documentaires, parfois comme des albums, parfois comme des CD. 
 
Il n’y a aucun autre critère qui permettrait de les différencier. 
 
On fera plusieurs règles de cote avec le support livre-CD, et nos autres règles de cote devront inclure le support en conditions. 
 
On crée donc une règle livre-CD album avec classification principale=fiction, support=livre-CD et genre littéraire=album, puis une règle albums jeunesse avec la même classification principale, le même genre littéraire mais dont le support est « imprimé ».
Statut : Peut se créer dans les Paramètres/Listes/Statuts pour le prêt et la réservation.
Exemple : On a un fonds « Jeux Vidéo » en statut « à consulter sur place » qui contient des ressources électroniques mais aussi des livres, et qui contiennent tous la cote « JV ». On peut passer par le filtre du statut pour créer notre règle de cote. Attention : dans cet exemple la cote « JV » sera apposée à tous les documents mis « à consulter sur place » lors du catalogage. On pourrait créer un statut « JV - à consulter sur place » pour éviter que la cote « JV » soit rajoutée sur les périodiques, livres précieux ou usuels par exemple.
Sites : celui sur lequel est catalogué le document. Chaque site du réseau peut produire ses propres règles de cote. On sélectionne ici sur quels sites la règle de cote est valable.
Exemple : Le site A cote ses romans jeunesse RJ et le site B les cote simplement R. Le site A fait une règle de cote qu’il limite au site A. Il faudra que le site B limite aussi ses règles de cote. 
3. Éléments de construction
Après avoir sélectionné à quelles conditions s’appliquent une cote, on peut configurer cette construction automatique. Le logiciel propose certains modèles pré-construits :
Il est ensuite possible de modifier ces modèles par défaut.
Si la cote que l’on veut construire ne correspond pas aux modèles pré-construits, il va falloir passer par « ajouter un élément de construction ». Les dimensions disponibles sont :
Classification principale : Il est possible d’indiquer une cote en fonction de la classification principale.
Exemple : On cote nos DVD F pour la fiction, D pour les documentaires. On indique donc ce premier élément de construction dans la classification principale. 
 
Classification : Correspond aux classifications présentes dans la base (Dewey, PCDM, ESAR, etc). Il faut ici sélectionner la table, la partie du code traité (indiqué dans le champ « code » des paramètres), puis le nombre de caractères extraits.
 Exemple : On met les 3 premiers chiffres de l’indice Dewey pour les documentaires. On sélectionne dans la règle des documentaires la table « Dewey », partie du code traité à gauche du point et on extrait les 3 premiers caractères seulement. 
Centres d’intérêt : correspond aux centres d’intérêt présents dans la base. Fonctionne comme les classifications.
Exemple : On a une table « Genres fictions » qui correspond aux cotes que l’on souhaite. On sélectionne la table « Genres fictions », partie du code traité à gauche de l’espace et on extrait tous les caractères.
Responsable intellectuel : prend le nom du premier responsable intellectuel renseigné sur la notice pour en faire une cote. Il est possible d’indiquer la casse des caractères et le nombre de caractères extraits.
Exemple : On indique les trois premières lettres du nom de l’auteur sur les romans. On va ajouter le critère « 3 » en majuscule. 
Titre : possibilité de mettre des lettres du titre. Il est possible d’indiquer la casse des caractères, le nombre de caractères extraits et si on prend en compte les mots vides (articles, prépositions) ou pas.
Exemple : On veut indiquer le titre en cote sur nos bandes dessinées jeunesses, sans les articles pour éviter que trop de cotes commencent par LE ou LA. On indique 3 en nombre de caractères, en majuscule, sans les mots vides.
Titre de Série : Sert à indiquer le titre de la série en cote. Fonctionne comme le titre du document.
Numéro de série : Sert à indiquer le numéro dans la série du document.
Exemple : On veut coter nos séries de romans ados par SERIE NUMERO DE SERIE. On indiquera le titre de série et le numéro de série, ce qui donnera MILL 2 pour le deuxième tome de la série Millénium. 
Titre de collection : Sert à indiquer le titre de la collection en cote. Fonctionne comme le titre du document.
Numéro de collection : Sert à indiquer le numéro dans la collection du document. Fonctionne comme le numéro de la série.
Titre de périodique : Sert à indiquer dans tous les exemplaires reliés à un fascicule une cote par titre de périodique. Fonctionne comme le titre du document.
Exemple : On cote nos documents par titre de périodique uniquement. On crée la règle Titre de périodique dans la règle de cote périodiques. 
Date de fascicule : Utile pour classer les mensuels, il est possible d’ajouter un critère de date de cinq façons différentes :
L’année complète : Ajoute l’année au format AAAA (exemple : 2022)
La partie décimale de l’année : Ajoute les deux derniers chiffres de l’année (exemple : 17 pour 2022)
Le mois complet : ajoute le mois (exemple : MARS)
Les 4 premiers caractères du mois : Se limite à 4 cacractères (exemple : FEVR pour Février)
Le numéro du mois dans l’année : Ajoute le numéro du mois (exemple : 12 pour Décembre)
Numéro de fascicule : Ajoute le numéro du fascicule.
Exemple : On veut créer une règle de cote avec l’indication de l’année, du mois et du numéro. On ajoute la partie décimale de l’année, puis le numéro du mois dans l’année, puis le numéro du fascicule.
Texte libre : Il est ici possible de rajouter ce qu’on veut.
Exemple : On cote tous nos documents jeunesse avec la cote « J  ».On rajoute sous forme de texte libre ce J au début de nos cotes, pour toutes les règles de cote jeunesse. 
4. Construire une cote
La cote est déterminée par l’ordre d’ajout des éléments de construction. Il est ensuite possible de déterminer des séparateurs entre les éléments de construction (voir capture).
5. Tester la règle
Attention : le module de test ne prend pas en compte les conditions de la règle de cote, uniquement les règles de construction : on peut effectuer des règles en catalogage directement pour vérifier les conditions d’application de nos règles de cote. Dans le cas où une autre règle de cote que celle voulue s’applique, il faudra vérifier les conditions d’application de la règle.
Le module propose ensuite un test de construction de cote. Il suffit de biper le code-barres d’un document déjà catalogué pour voir le résultat de notre construction de cote.
En cas de besoin, le Service support de Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.