Désherbage du fonds documentaire
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1. Introduction
Selon la définition classique, le désherbage consiste à retirer des collections les documents – jusqu’ici conservés en magasin ou présentés en accès direct – qui ne peuvent plus être proposés au public.
Pour ce faire, Decalog SIGB dispose d’outils spécifiques.
À noter : Afin de ne pas perdre intempestivement des données sensibles ou indispensables, Decalog SIGB interdit la suppression d’exemplaires par lot , à partir d’un résultat de recherche croisée. La méthode préconisée pour supprimer des notices (notices bibliographiques, exemplaires, voire notices connexes si elles deviennent inutilisées) consiste donc à passer par le prêt à un « Abonnés fonctionnels ».
Aussi, la méthode pour désherber le fonds documentaire via Decalog SIGB se décompose-t-elle en 3 étapes :
- Identifier les exemplaires à supprimer
- Les isoler dans un panier ou directement via un abonné fonctionnel
- Procéder à la suppression
2. Abonné fonctionnel
Pour supprimer par lot les exemplaires à pilonner, il est nécessaire de disposer d’un abonné fonctionnel réservé à cet usage.
S’il n’existe pas encore d’abonné fonctionnel sur la base prévu à cet effet, il convient d’en créer un comme suit :
- Accéder au module « Paramètres » ;
- Accéder à l’onglet « Abonné fonctionnel » ;
- Au-dessus du volet de gauche, cliquer sur le bouton « Ajouter » ;
- Compléter le formulaire :
- Code : On peut biper un code-barre réel sur ce champ ou générer un code-barre fictif en tapant « -1 ».
- On pourra identifier l’abonné fonctionnel grâce à ce code ou à sa désignation.
- Désignation [obligatoire] : Il s’agit de son libellé, et donc du nom que les professionnels et abonnés verront apparaître dans la mention de disponibilité d’un exemplaire en prêt sur cet abonné fonctionnel. Dans notre cas, on peut l’appeler « Pilon » ou bien « Désherbage » ou encore « Documents à supprimer ». Nous retiendrons la dénomination « Pilon » dans la suite de cette documentation.
- Options [facultatives ; activées grâce aux cases à cocher] :
- Documents en prêt réservables : ne pas cocher cette case pour l’abonné fonctionnel « Pilon », car il serait illogique de pouvoir réserver des documents destinés à être supprimés.
- Documents en prêt masqués au public : il peut être intéressant de cocher cette case pour que les abonnés ne voient plus les exemplaires prêtés à l’abonné fonctionnel « Pilon » sur la recherche publique. Ces exemplaires restent néanmoins visibles côté SIGB.
- Réservations autorisées : il peut être intéressant d’activer cette case à cocher pour permettre à l’abonné fonctionnel « Pilon » de réserver des documents qui devront faire l’objet d’une suppression.
- Est un abonné d'équipement : cette case à cocher ne doit pas être activée pour l’abonné fonctionnel « Pilon » (qui ne sera jamais utilisé pour équiper de nouveaux exemplaires).
- Cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer la saisie.
Les abonnés fonctionnels se créent depuis Paramètres / Abonnés fonctionnels. Il est possible d’en ajouter autant que l’on souhaite, de les supprimer ou les modifier depuis cet écran. Les abonnés fonctionnels font déjà l’objet d’une aide.
A noter : La visibilité des exemplaires sur le portail public est ajustée la nuit pour des raisons de performance. En cas de prêt ou de retour à un abonné fonctionnel, le document sera rendu visible ou invisible seulement le lendemain.
3. Repérer
Il existe plusieurs méthodes pour choisir d’éliminer ou non un titre présent dans un fonds documentaire : méthode DC, méthode IOUPI, etc.
Notre propos ne porte moins sur ce raisonnement ou cette mécanique intellectuelle que sur les opérations à mener pour mettre à jour la base catalographique.
3.1. Tableaux de statistiques
Pour aider le professionnel dans ce travail de sélection, Decalog SIGB propose 2 listes de documents en rapport avec les emprunts.
À noter : ces tableaux constituent simplement une aide au désherbage, il est important de prendre en compte d’autres critères (évoqués dans les méthodes précitées) pour effectuer un désherbage efficace.
3.1.1. Exemplaires jamais empruntés
Pour visualiser les titres jamais empruntés, procéder comme suit :
- Accéder au module « Outils statistiques » ;
- Déplier l’arborescence pour atteindre le tableau ad hoc ;
30 – Liste des exemplaires prêtables jamais prêtés
- Adapter le contenu du tableau si besoin est.
Ce tableau répertorie les titres jamais sortis, quelle que soit la date de mise à l'inventaire.
À noter : Il peut être pertinent, avant de l’exécuter, d’exclure les périodiques et les nouveautés. Pour cela, il faut cliquer sur les filtres et choisir la ou les valeurs désirée(s).
3.1.2. Exemplaires inactifs depuis un certain temps
Pour visualiser les titres jamais empruntés, procéder comme suit :
- Accéder au module « Outils statistiques » ;
- Déplier l’arborescence pour atteindre le tableau ad hoc ;
32 – Liste des exemplaires inactifs depuis un certain temps
- Adapter le contenu du tableau si besoin est.
À noter : Ce tableau donne, par défaut, les titres non sortis depuis 2012. Il est possible de changer cette date en cliquant sur le filtre « Année du dernier prêt hors fonctionnel ».
4. Collecter et répertorier
Deux méthodes s’offrent ensuite à la sagacité du bibliothécaire :
- Prêter tous les documents concernés à un abonné fonctionnel
- Constituer un panier de fiches d’exemplaires
4.1. Collecter et répertorier manuellement
Pour répertorier manuellement tous les documents à désherber, il convient de les prélever en rayon (ou en magasin) avant de les prêter à l’abonné fonctionnel ad hoc.
4.2. Collecter et répertorier automatiquement
Pour collecter et répertorier manuellement tous les documents à désherber, procéder comme suit :
| Étape 1 | Exporter les codes à barres des exemplaires Accéder au module « Outils statistiques » ; Déplier l’arborescence pour atteindre le tableau ad hoc ; Utiliser le tableau qui convient ; Une fois le résultat obtenu, exporter le tableau vers Excel ® ; Ouvrir le tableau Excel ® en question ; Copier tout le contenu de la colonne « Code-barres de l’exemplaire » ; Coller le contenu dans le « bloc note » de Windows ® ; |  |
| Étape 2 | Créer un panier d’exemplaires Enregistrer le ficher dans un répertoire accessible via Decalog SIGB ; Dans Decalog SIGB, accéder à « Catalogues » Passer dans l’onglet « Exemplaires » ; Dans le volet latéral, déplier le boc « Paniers » ; |  |
| [Facultatif] Créer un panier spécifique ; Cliquer sur le bouton « Intégrer » ; |  |
| Sélectionner « Intégrer un fichier de code-barres » ; Cliquer sur le bouton « Choisissez un fichier » ; Parcourir l’arborescence de manière à atteindre le fichier sauvegardé précédemment ; Cliquer sur le bouton « Ouvrir » ; Cliquer sur le bouton « Transférer » ; | |
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| Cliquer sur le bouton « Lancer ». Les exemplaires sont maintenant dans le panier et s’affichent à l’écran | |
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Étape 3 | prêter à l’abonné fonctionnel
- À partir du panier d’exemplaires, cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
- Dans la liste, sélectionner « Prêter à un abonné fonctionnel » ;
- Dans la boîte de dialogue, sélectionner l’abonné fonctionnel ad hoc ;
- Cliquer sur le bouton « Lancer ».
Le système affiche le bilan de l’opération demandée.
5. Supprimer
Ainsi, quelle que soit la méthode utilisée précédemment, tous les documents en question figurent dans la liste des prêts à l’abonné fonctionnel ad hoc :
La fenêtre de traitement par lot rappelle le nombre de documents concernés par le traitement. Le motif d’élimination est obligatoire.
A noter : il est possible d’ajouter un motif d’élimination depuis Paramètres > Listes > Catalogue – exemplaire > Motifs d’élimination.
Pour supprimer les exemplaires, précéder comme suit :
- Au-dessus de la liste des prêts en cours, cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
- Dans la liste, sélectionner « Supprimer les exemplaires en prêt » ;
- Dans la boîte de dialogue, renseigner les options utiles et nécessaires ;
- « Motif d’élimination » [obligatoire] : sélectionner la valeur dans la liste proposée ;
- Options de suppression : cocher les cases en fonction des souhaits.
À noter : on ne parlera pas de « suggestion » ci-dessus, si l’option « Suggestions & Commandes » n’est pas activée sur votre base.
- « Supprimer l’exemplaire même si c’est le seul à répondre à une réservation » :
- Case cochée : Exemplaire supprimé du fonds
- Case non cochée : Exemplaire conservé
- « Supprimer le document quand il n’a plus d’exemplaire ou suggestion » :
- Case cochée : Notice bibliographique supprimée du fonds
- Case non cochée : Notice conservée
- Mêmes principes à appliquer aux notices corrélées :
- Collection et séries
- « Supprimer également les notices liées au document supprimé si elles ne sont plus utilisées ».
- Autorités [Auteur, Éditeur, Sujet]
- « Supprimer également les autorités liées au document supprimé si elles ne sont plus utilisées »
- Cliquer sur le bouton « Lancer ».
- Les suppressions sont réalisées et la liste des prêts en cours disparaît alors.
En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.