Retour BDP

1. Introduction
Il est convenu de rendre régulièrement les documents que la BDP a prêté à la bibliothèque.
Pour ce faire, Decalog propose 2 méthodes : 
Constituer une liste par la lecture successive de tous les exemplaires à rendre à la BDP ;
Intégrer un fichier de codes-à-barres – fourni par la BDP –, dans un panier destiné à être traité automatiquement.
Les 2 méthodes impliquent la création préalable d'un « Abonné fonctionnel » [désigné « Retour BDP » ci-après dans le présent document]. 
 Remarque : La création d'un abonné fonctionnel est réalisée en accédant à « Paramètres > Abonnés fonctionnels ».
 
2. Restitution exigée | Alerte
Afin de faciliter le repérage des documents à rendre à la BDP, il est possible de créer une réservation particulière qui vise exclusivement l’exemplaire de la Bibliothèque départementale.
Lorsqu’un exemplaire réservé par « Retour BDP » est restitué, le SIGB propose de le prêter immédiatement ou de le prêter plus tard, dans le dernier cas où il convient de le déplacer dans un endroit distant du point de retour.
Pour disposer de ce mécanisme, il convient d’activer l’option au niveau de l’abonné fonctionnel.
3. Retour BDP | Lecture unitaire du code-à-barres
Le principe de cette méthode est de s’adapter à la préparation matérielle de la restitution en se conformant aux étapes successives. 
3.1. Étape 1 | Prêt à l'abonné fonctionnel
3.1.1.  Traitement 
Les documents [exemplaires] à rendre à la BDP sont mis de côté au fur et à mesure qu'ils sont restitués par les emprunteurs ; ou bien, le bibliothécaire va les prélever en rayon.
Document rendus par l’emprunteur
Document en rayon
À la faveur de la restitution du document par l’emprunteur, temps que le bibliothécaire tient l’exemplaire en main, il prête ledit exemplaire à l'abonné fonctionnel « Retour BDP ». 
De cette manière, le bibliothécaire décide de ce qu'il va rendre et assure un véritable contrôle sur les exemplaires qui vont sortir du fonds.
Cette méthode donne l'avantage de savoir immédiatement, à la consultation les prêts en cours sur la carte « Retour BDP », quels exemplaires sont déjà mis de côté dans l'attente de leur restitution à la BDP. Par ailleurs, le lecteur est prévenu en temps réel, par le biais du portail, que le document n'est plus disponible.
Le bibliothécaire va prélever les documents à restituer en allant les retirer des rayons.
Pour ce faire, procéder comme suit :
Accéder au module « Circulation » ;
Rester dans l’onglet « Prêts – retours » ;
Identifier l’abonné fonctionnel « Retour BDP » ;
Lire le code à barres de l’exemplaire en question
Recommencer le processus pour tous les exemplaire à restituer à la BDP
Pour ce faire, procéder comme suit :
Accéder au module « Circulation » ;
Rester dans l’onglet « Prêts – retours » ;
Identifier l’abonné fonctionnel « Retour BDP » ;
Lire le code à barres de l’exemplaire en question
Recommencer le processus pour tous les exemplaire à restituer à la BDP
 Remarque : Le prêt à l'abonné fonctionnel sert seulement à matérialiser le fait de mettre de côté les exemplaires, pour les marquer comme indisponibles. Le prêt à un abonné fonctionnel n'entraîne en aucun cas la suppression directe de l'exemplaire.
3.2. Étape 2 [facultative] | Export tableur des exemplaires
Une fois que tous les documents à restituer sont prêtés à « Retour BDP », il est possible d’en éditer la lsite dans un tableau Excel ®. 
Pour ce faire procéder comme suit :
Accéder à liste de prêt à « Retour BDP » ;
Cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
Dans la liste proposée, cliquer sur « Exporter les prêts » ;
Une fenêtre s’ouvre et s’affiche à l’écran. 
À l’aide des cases à cocher, sélectionner les données à afficher dans le tableau ;
Cliquer sur le boutonn « Lancer ».
À la fin du traitement préparatoire, cliquer sur le bouton « Télécharger l'export » pour ouvrir le fichier en question.
 Remarque : Penser à sauvegarder le tableau, afin de conserver la trace des documents qui vont sortir du fonds.
Le fichier ainsi exporté peut également être imprimé, afin d'effectuer un dernier contrôle visuel avant la restitution. 
3.3. Étape 3 | Suppression des exemplaires
La dernière étape consiste à supprimer les exemplaires du fonds. Lorsque la BDP est venue reprendre ses exemplaires et qu'ils ne sont donc plus dans la bibliothèque, il ne reste plus qu'à supprimer les exemplaires en prêt sur l'abonné fonctionnel « Retour BDP ». 
Pour ce faire, procéder comme suit :
Accéder à « Circulation »
Rester dans l’onglet « Prêts – Retours », 
Cliquer sur « Traitements par lot » ;
Dans la liste affichée, sélectionner « Supprimer les exemplaires en prêt ».
L’option « Supprimer les exemplaires en prêt » ouvre une fenêtre permettant le lancement de la suppression. 
Il est d'abord nécessaire de sélectionner un motif d'élimination. 
 Rappel : Les motifs d'élimination sont définis dans Paramètres > Listes > Motifs d'élimination. Ils seront utiles lors de l'établissement de statistiques sur les éliminations de l'année. 
Cocher l’option « Supprimer le document quand il n'a plus d'exemplaire ou suggestion » ; cela sert à éliminer également la notice liée à l'exemplaire en cours de suppression, afin de ne pas garder de notices sans exemplaires dans le fonds
 Rappel : Les options pertinents sont cochées par défaut.  
Le clic sur le bouton « Lancer » déclenche la suppression des exemplaires prêtés à « Retour BDP ».
La procédure est donc terminée. 
 Remarque : Si une notice est porteuse d'un exemplaire de la BDP et d'un exemplaire du fonds propre de la bibliothèque, seul l'exemplaire de la BDP sera supprimé lors du traitement par lot. Dès lors qu'un autre exemplaire est lié à la notice, celle-ci sera conservée lors de la suppression par lot des exemplaires de la BDP : il est donc tout à fait possible d'utiliser une notice de la BDP et d'y rattacher un exemplaire de son fonds.  
4. Retour BDP | Fichier de codes- à barres
Cette méthode présente l'avantage d'être plus rapide que la première, mais également plus risquée, dans la mesure où ce n'est pas le bibliothécaire qui assure le contrôle de ce qui sort du fonds, mais qu'il en donne la responsabilité à la BDP. 
Si toutefois la BDP commet une erreur dans son fichier, il n'y a aucun moyen d'annuler l'opération.
4.1. Étape 1 | Intégration du fichier de la BDP
Cette méthode implique que la BDP puisse fournir un fichier de codes-à-barres contenant les codes-barres des documents à rendre. 
 Rappel : Le fichier de la BDP, s’il n’est pas nativement au format « *.txt » [exemple : format Excel ®, il est impératif de le convertir dans un format « texte ».  
L'intégration du fichier de codes-barres dans un panier est réalisée depuis le module Catalogues > Exemplaire > Panier > bouton Intégrer > choix Intégrer un fichier de codes-barres. 
Le clic sur ce choix ouvre une fenêtre permettant de sélectionner le fichier à intégrer (préalablement sauvegardé sur le poste de travail) : 
Le transfert du fichier puis le lancement du traitement aboutissent à un bilan quantitatif qui affiche : 
Nombre de codes-barres lus dans le fichier ;
Nombre de codes-barres trouvés ;
Nombre de codes-barres déjà présents dans le panier avant l'intégration ;
Nombre de codes-barres réellement intégrés dans le panier.
Le panier contient alors les fiches d’exemplaire correspondant aux codes-barres trouvés dans le fichier source.
4.2. Étape 2 | Traitement du fichier
Pour prêter tous les exemplaires en une seule opération, procéder comme suit :
Étape 1 | Prêts des exemplaires à « Retour BDP »
À partir du panier précédemment rempli, cliquer sur « Traitements par lot » ;
Dans la liste proposer, sélectionner « Prêter à un abonné fonctionnel ». 
Cela ouvre une fenêtre de traitement par lot.
À l’aide du champ « Abonné fonctionnel », sélectionner « Retour BDP » ; 
Cliquer sur le bouton « Lancer » ;
Le traitement demandé exécute le transfert des exemplaires à l’état « disponible » vers l'abonné fonctionnel sélectionné. 
Étape 2 | Suppression des exemplaires
Accéder au module « Circulation » ;
Rester dans l’onglet « Prêts – Retours » ;
Appeler la ficher de « Retour BDP » ;
Exporter [facultatif] la liste des exemplaires qui vont être supprimés ; 
Supprimer les exemplaires. 
Rappel : Dans tous les cas, les traitements par lot restent irréversibles. 
Il est impossible, même pour le service de maintenance, d'annuler un prêt par lot à un abonné fonctionnel ou une suppression par lot.  
 En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.