2022 : version 11.4 (janvier)

1. Catalogue : intégration de Wikiludo

Il est possible d’activer dans Decalog SIGB la récupération de notices (de jeux, jeux vidéos et jouets) depuis le réservoir Wikiludo. 

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Pour cela, il est nécessaire d’être inscrit à Wikiludo, et de transmettre ses identifiants à Decalog par le biais d’une demande sur la plateforme de maintenance, qui comprendra (sauf avis contraire de votre part) l’importation des tables d’intérêt spécifiques à Wikiludo. 

Pour information, Wikiludo comprend une liste de 16 tables spécifiques, listées ci-dessous et importées dans Decalog SIGB lors de l’activation du réservoir :

Une fois cette activation effectuée, il est possible d’ajuster les paramétrages relatifs à la dérivation depuis ce nouveau réservoir :

V11.4-1.2-Catalogue_intégration de Wikiludo.png

Dès que le paramétrage est terminé, les notices de jeux peuvent ainsi directement être dérivées par leur EAN depuis la grille de catalogage :

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2. Catalogue : traduction de cote

Les cotes seules ne suffisent parfois pas à être parlantes pour un abonné. La possibilité de proposer une traduction de cote a été ajoutée, afin de proposer une version plus intelligible des cotes. Il peut s’agir d’une simple indication du genre du document, ou bien d’une mention permettant de retrouver plus facilement le document en rayons, ou bien de toute autre indication permettant de traduire en langage courant les informations utiles véhiculées par la cote.

Il est nécessaire pour cela de définir des règles, qui définiront la traduction à appliquer pour chaque cas (exemple : si la cote commence par « XX », alors la traduction de cette cote est « XXXX »). Ces règles sont à définir dans le module Paramètres > onglet Règles (fonds) > entrée Traductions de cotes.

V11.4-2.1-Catalogue_traduction de cote.png

Sur le modèle des autres règles proposées dans Decalog SIGB, il faut d’abord définir les conditions d’application de la règle, puis la règle elle-même.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, je vais définir des règles de traduction de cotes pour les différentes typologies de cotes présentes dans mon fonds de romans. Je définis dans un premier temps mon fonds de romans dans les conditions (ce qui dans ma bibliothèque correspond à une localisation et une sous-localisation), puis les règles de traduction de cotes applicables pour les différentes cotes de ce fonds (R, RH, RP, etc.).

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Pour information, si une règle contient plusieurs traductions comme cela est le cas dans l’exemple ci-dessus, les traductions sont proposées séquentiellement. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus :

A la fin du paramétrage, il est possible de scanner le code-barres d’un exemplaire pour tester le résultat obtenu par rapport aux règles définies :

V11.4-2.3-Catalogue_traduction de cote.png

La traduction de cotes est ainsi affichée (et calculée à la volée) à 3 endroits différents :

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3. Catalogue : amélioration de la recherche avancée sur les centres d’intérêt et classification

La recherche avancée sur les centres d’intérêt et classifications a été améliorée, afin de permettre de retrouver les notices sans centres d’intérêt/classification (pour une table donnée ou une valeur de cette table).

V11.4-3.1-Catalogue_amélioration de la recherche avancée sur les centres d’intérêt et classification.png

Exemple : je souhaite retrouver les livres de mon fonds sur lesquels je n’ai pas renseigné de niveau de lecture. Il me suffira de ce fait de lancer la requête suivante :

V11.4-3.2-Catalogue_amélioration de la recherche avancée sur les centres d’intérêt et classification.png

Il est également possible de rechercher les notices par code de la valeur (il s’agit à ce moment-là d’une recherche « commence par ») ou par libellé de la valeur (il s’agit à ce moment-là d’une recherche exacte).

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Exemple : je peux faire une recherche sur le code « R » dans ma table Genre, cela remontera toutes les notices dont le code du centre d’intérêt commence par R.

4. Abonnés : dates de dernière connexion et de modification du mot de passe

Dans l’objectif d’être prise en compte lors de la suppression automatique des abonnés inactifs, la date de dernière connexion d’un abonné (au portail public ou à l’EPN) et du regroupement (si l’option a été activée) a été ajoutée dans Decalog SIGB, au niveau du bloc Historique & Statistiques de la fiche abonné.  

V11.4-4.1-Abonnés_utilisateurs_dates de dernière connexion et de modification du mot de passe.png

Attention, cette date de dernière connexion ne sera connue qu’à partir de la date de sortie de la version 11.4 de Decalog SIGB. Si l’abonné (ou le regroupement) s’est connecté avant cette date, le logiciel n’en aura pas connaissance et affichera ainsi une mention « inconnue ». On peut ainsi avoir 3 mentions différentes :

La date de dernière modification du mot de passe ne dépend pas de la date de sortie de la version 11.4 : cette donnée était déjà stockée dans la base de données et a simplement été affichée dans la fiche abonné.

A noter que ces deux dates ont également été intégrée aux statistiques relatives aux abonnés :

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Pour rappel, ces informations figurent également sur les fiches des utilisateurs professionnels depuis la version 11.0 de Decalog SIGB, où elles se rapportent ici à la connexion sur Decalog SIGB :

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5. Abonnés : suppression automatique des abonnés inactifs

Il est possible de définir dans le logiciel des sélections d’abonnés inactifs, qui peuvent ensuite faire l’objet de traitements planifiés de suppression.

A noter : en plus des deux dates évoquées dans la partie précédente, de nouveaux éléments ont été ajoutés en base de données pour permettre de définir plus précisément l’inactivité d’un abonné :

Il faut en premier lieu définir une (ou plusieurs) sélection(s) d’abonnés à supprimer. Pour cela, il faut accéder au module Paramètres > onglet Tâches à planifier. Le bouton « Ajouter une tâche à planifier » permet de sélectionner l’entrée « Abonnés à supprimer ».

A noter que cet onglet était initialement nommé « Automates de mise à jour » (accessible uniquement pour les clients ayant activé les automates de mise à jour de notices ou d’autorités) et a été renommé afin d’inclure la préparation du traitement de suppression des abonnés inactifs.

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La notion « d’inactivité » d’un abonné étant parfois différente d’une bibliothèque à l’autre, l’écran ainsi affiché permet à chaque bibliothèque de définir ce qu’elle considère comme un abonné pouvant être supprimé. On pourra ainsi choisir d’inclure ou non dans la sélection les abonnés :

Le bloc « Durée d’existence de l’abonné » permet également de définir une durée minimale depuis la création de l’abonné, au-dessous de laquelle il ne sera pas supprimé. Cela est intéressant par exemple pour les abonnés préinscrits, qui n’ont pas encore forcément eu d’activité enregistrée mais dont la fiche ne doit pas être supprimée pour autant.

V11.4-5.2-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png

A la validation de cet écran, deux éléments apparaissent :

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Une fois la ou les sélection(s) d’abonnés à supprimer créée(s), il est nécessaire d’en définir la planification.

Pour cela, il faut accéder au module Administration du réseau, onglet Planificateur de tâches (pour rappel, cet onglet est destiné à s’enrichir de nouvelles tâches à planifier dans les versions à venir : automatisation des envois de relances par mail par exemple, etc.). Puis cliquer sur Ajouter une tâche à planifier > Automates de suppression des abonnés.

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Il suffit ensuite de définir la ou les sélection(s) d’abonnés que la tâche planifiée va traiter et de définir un délai entre deux tentatives (par défaut initialisé à 30 jours afin d’éviter de relancer trop fréquemment la tâche, mais ce délai peut bien sûr être abaissé).

Dès que l’on valider la tâche planifiée, un calcul des abonnés candidats à la suppression est automatiquement effectué : si ce nombre paraît trop élevé ou au contraire trop restreint, il est possible d’aller ajuster dans les paramètres les conditions définissant la sélection d’abonnés à supprimer.

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Pour rappel, toute suppression d’abonné (automatique ou manuelle) est irréversible ! Attention donc à bien définir vos conditions de suppression et à bien tester votre sélection avant de planifier la tâche.

La tâche planifiée est exécutée toutes les nuits. Les chiffres relatifs à l’exécution de cette tâche seront visibles dans la tâche planifiée, permettant de consulter le nombre d’abonnés :

  1. Qui ont bien été supprimés par la tâche planifiée
  2. Qui ne l’ont pas été malgré le fait qu’ils étaient candidats à la suppression (donc correspondaient aux conditions définies dans la sélection)
  3. Qui n’ont pas pu être traités (pas assez de temps en une nuit, feront toujours partie de la sélection du lendemain).

Concernant la première catégorie de ces abonnés, il est possible d’avoir le détail des abonnés supprimés dans le module statistiques (par exemple dans 03 - Tableaux standards > 01 - Année en cours (activités 2022) > 04 - Suppressions 2022 (ab)), où la dimension « Type de suppression » a été ajoutée dans les tableaux relatifs aux abonnés, et permet de distinguer les abonnés supprimés manuellement (depuis l’onglet Abonnés de Decalog SIGB) de ceux supprimés automatiquement par la tâche planifiée.

Concernant la seconde catégorie, il est possible d’avoir plus de détails à ce sujet en allant dans la recherche avancée d’abonnés (module Circulation > onglet Abonnés > panel Recherche avancée) et de faire appel au dernier critère de la liste nommé « Suppression automatique ». Ce critère permet justement de retrouver les abonnés qui faisaient partie de la sélection à supprimer, mais qui ne l’ont pourtant pas été.

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En accédant au détail de la fiche d’un abonné correspondant à ce critère de recherche, on peut ainsi consulter la raison pour laquelle l’abonné n’a pas été supprimé. Ces raisons correspondent aux options de suppressions listées sur la définition de la sélection d’abonnés à supprimer : ainsi, si on choisit de ne pas cocher ces options de suppression, ces raisons seront évoquées sur les fiches abonnés comme motifs de non-suppression.

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6. Circulation : édition de tickets de réservation

Decalog SIGB donne la possibilité d’éditer des tickets de réservation : au moment de l’attribution d’un exemplaire à une réservation, le ticket peut être édité soit à destination du professionnel qui peut s’en servir pour organiser le retrait des documents (classement des documents sur l’étagère, appel des abonnés, etc.) ou à destination de l’abonné si l’étagère des réservations est en accès libre.

V11.4-6.1-Circulation_édition de tickets de réservation.png

Le ticket de réservation peut être édité ou réédité si besoin depuis la liste des réservations (pour les abonnés personne, groupe ou fonctionnel) :

V11.4-6.2-Circulation_édition de tickets de réservation.png

Ces tickets sont paramétrables :

On peut ainsi choisir de cocher ou non l’édition d’un ticket de réservation par défaut, choisir les informations figurant sur ce ticket, et réaliser un test d’impression.

V11.4-6.3-Circulation_édition de tickets de réservation.png

La largeur du ticket de prêt (selon le format de l’imprimante : imprimante ticket ou classique) peut être paramétrée dans les préférences utilisateur (accessibles au clic sur le nom de l’utilisateur connecté, en haut à gauche de l’écran), onglet Prêts-Retours.

Le ticket de réservation, dans sa forme la plus complète, peut ainsi inclure par exemple des codes-barres pouvant être scannés à la douchette, pratique dans le cas d’un code-barres exemplaire endommagé ou d’un lecteur qui n’a pas sa carte.

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7. Circulation : modification directe d’exemplaires et d’abonnés

Depuis les différents onglets du module Circulation, il est possible de pouvoir modifier directement l’exemplaire ou l’abonné concerné.

Cela peut être utile par exemple au retour d’un document : il arrive parfois que l’on remarque un élément que l’on souhaiterait notifier au niveau de l’exemplaire (exemple : une page a été déchirée). Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, cela nécessitait d’ouvrir le catalogage dans un nouvel onglet du navigateur, de scanner l’exemplaire, de l’ouvrir en modification, d’ajouter le piège, et de le valider, puis de revenir en circulation. Dans cette nouvelle version, il est possible d’ajouter un droit utilisateur, afin que ce dernier puisse directement cliquer lors du retour sur une icône lui permettant de modifier l’exemplaire qu’il est en train de retourner.

Pour cela, il est dans un premier temps nécessaire d’affecter le droit à la modification d’exemplaires aux utilisateurs qui pourront disposer de cet accès direct depuis la circulation. Cela est paramétrable dans Administration du réseau > Profils : la case « Modifier un exemplaire » peut ainsi être cochée sur tous les profils de type Circulation concernés. Si nécessaire, ne pas oublier de réaffecter les profils de droits adéquats aux utilisateurs, par le biais de l’onglet Utilisateurs.

V11.4-7.1-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png

Après s’être déconnecté puis reconnecté, l’utilisateur disposant de ce nouveau droit voit ainsi apparaître les icônes de modifications à différents emplacements du module Circulation :

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Précision complémentaire pour les réseaux de bibliothèques : à l’image du droit permettant d’autoriser les utilisateurs à forcer les prolongations sur tous les sites du regroupement, une case à cocher a été ajoutée sur les regroupements de sites de type Carte commune pour permettre d’autoriser les utilisateurs à modifier les exemplaires en circulation de tous les exemplaires du regroupement.

V11.4-7.7-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png

8. Circulation : reçu d’encaissement par mail

Dans un souci d’économie et de praticité, le reçu d’un encaissement peut être envoyé par mail.

Les choix par défaut relatifs à cet envoi sont paramétrables :

V11.4-8.1-Circulation_reçu d’encaissement par mail.png

Ainsi, lors de l’encaissement d’une dette, si l’on choisit d’éditer un reçu, il sera possible de l’imprimer et/ou de l’envoyer par mail (les adresses destinataires étant indiquées au-dessous pour information). A noter que si les coordonnées du site ont été renseignées, il est possible d’adresser également ce mail en copie cachée à l’adresse mail de la bibliothèque.

V11.4-8.2-Circulation_reçu d’encaissement par mail.png

Le reçu ainsi réceptionné par mail par l’abonné se présentera sous cette forme :

V11.4-8.3-Circulation_reçu d’encaissement par mail.png

9. Circulation : améliorations du journal des dettes et règlements

Les évolutions décrites dans cette partie sont visibles dans le module Circulation > onglet Dettes et règlements.

9.1. Anonymisation possible de l’exportation PDF du journal de caisse

L’exportation au format PDF du journal de caisse (accessibles dans les traitements par lot) permet désormais d’afficher ou non la colonne contenant le nom de l’abonné. Cela peut permettre d’éditer le journal de caisse sans faire mention du nom de l’abonné, ce qui est une demande récurrente de la part des régies de bibliothèques.

V11.4-9.1-Circulation_améliorations du journal des dettes et règlements.png

9.2. Ajout du critère de recherche sur la cotisation

Parmi les critères disponibles dans la recherche avancée figure désormais le critère « Cotisation », dépendant du critère « Motif de la dette ».

En effet, dès l’instant où ce dernier indique « Inscription », il est possible d’affiner sa recherche en renseignant dans le champ qui suit la cotisation sur laquelle on souhaite effectuer la recherche.

V11.4-9.2-Circulation_améliorations du journal des dettes et règlements.png

9.3. Ajout du montant du règlement et du montant de la dette en critères de recherche

Deux critères supplémentaires ont également été ajoutés sur la recherche avancée des dettes et règlements : le montant du règlement et le montant de la dette, permettant tous deux d’effectuer une recherche sur un intervalle de montants.

V11.4-9.3-Circulation_améliorations du journal des dettes et règlements.png

9.4. Ajout du niveau de rappel et du nombre de jours de retard

Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées :

Ces deux informations figurent également dans l’exportation du journal de caisse (format tableur et PDF).

Attention : ces deux colonnes ne pourront être remplies (pour les types de dettes concernés) qu’à partir de la date de sortie de la version 11.4. Toutes les dettes ayant été générées avant cette date n’indiqueront aucune valeur dans cette colonne.

V11.4-9.4-Circulation_améliorations du journal des dettes et règlements.png

10. Paramètres : choix de la date de début de prolongation (date de retour prévue ou date du jour)

Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, la date de début d’une prolongation était choisie automatiquement par le SIGB :

La version 11.4 de Decalog SIGB permet de définir cela soi-même par le biais des règles de prolongation :

V11.4-10-Paramètres_choix de la date de début de prolongation.png

A noter :

11. Administration du réseau : coordonnées du site

Il est possible de renseigner les coordonnées et horaires du site dans l’Administration du réseau, dans l’optique de réutiliser ces informations ultérieurement.

Les coordonnées du site peuvent ainsi être renseignées, comprenant l’adresse de l’établissement, son e-mail et numéro de téléphone, le nom du référent ainsi que le logo de la médiathèque.

V11.4-11.1-Administration du réseau_coordonnées du site.png

Les horaires d’ouverture peuvent être renseignés également :

V11.4-11.2-Administration du réseau_coordonnées du site.png

Enfin, les adresses d’expédition et de facturation (pour les bibliothèques ayant choisi de gérer leurs acquisitions dans Decalog SIGB) si elles sont différentes de celle du site, peuvent être renseignées :

V11.4-11.3-Administration du réseau_coordonnées du site.png

Toutes ces informations peuvent être automatiquement intégrées dans les documents édités depuis Decalog SIGB :

Les modèles par défaut ont ainsi évolué pour proposer ces nouvelles balises, que vous pouvez choisir d’intégrer ou non dans vos modèles existants (qui eux n’ont bien sûr pas été modifiés) :

Exemple d’un nouveau modèle de document par défaut pour les mails (ici le mail de relance) :

V11.4-11.4-Administration du réseau_coordonnées du site.png

Exemple d’un nouveau modèle de document par défaut pour les lettres (ici la lettre de relance individuelle) :

V11.4-11.5-Administration du réseau_coordonnées du site.png

12. Administration du réseau : choix du site de la dette

Attention : cette évolution ne concerne que les réseaux de bibliothèques.

Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, lorsqu’une dette était générée, elle était par défaut affectée au site qui effectue l’action.

Exemple : si le réseau a défini des amendes s’appliquant au retour des documents en retard et que je rends sur Site A un document appartenant à Site B que j’avais emprunté sur Site C, alors la dette sera affectée sur le site sur lequel je fais l’action de rendre, à savoir Site A.

Note importante : l’évolution dont il est ici question concerne le site d’affectation de la dette (à quel site sera affectée la dette créée) et non son site de règlement (sur quel(s) site(s) je peux régler cette dette), qui lui peut être géré par le biais du regroupement de sites de type Dettes communes.

Pour 3 des actions pouvant engendrer une dette (règles de retard, taxe de prêt, taxe de prolongation), il est possible désormais de choisir le site sur lequel la dette sera créée pour chaque type d’action. Chaque site peut réaliser son paramétrage dans Administration du réseau > Réseau > (choisir son site) > onglet Paramètres > bloc Prêts-retours.

V11.4-12.1-Administration du réseau_choix du site de la dette.png

En raison des possibilités offertes par ces paramètres, on distingue désormais dans l’affichage :

Cette distinction est ainsi présente (si nécessaire) :

V11.4-12.2-Administration du réseau_choix du site de la dette.png

V11.4-12.3-Administration du réseau_choix du site de la dette.png

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