II. Thématique : Gestion des évènements

1. Les listes d'attente

A. État des lieux avant la MAJ 2.26

Quand un évènement ouvert aux inscriptions est complet, plus aucun utilisateur ne peut s'inscrire.

Grâce à la MAJ 2.26, un gestionnaire peut, à la création/modification d'un évènement ouvert aux inscriptions, activer une liste d'attente. Les utilisateurs peuvent alors s'inscrire sur cette liste.

B. Comment active-t-on la liste d'attente sur un évènement ?

1. Une fois connecté en tant que gestionnaire, on se rend sur la page où on veut ajouter/modifier un contenu de type Evènement
2. On a alors le choix :
   1. Soit on veut ajouter un évènement, et dans ce cas, on clique sur le bouton + (Ajouter une publication) > Ajouter un évènement
   2. Soit on veut modifier un évènement, et dans ce cas, on clique sur le bouton Éditer à droite du titre de l'évènement
3. En fonction de ce qu'on veut faire (ajout/modification d'un évènement), on agit en conséquences dans les onglets  Rédaction  Affichage   et  Planification 
4. Dans l'onglet  Inscription , si ça n'est pas déjà fait, on ouvre les inscriptions sur l'évènement (autrement dit, on répond  Oui  à la question  Permettre de s'inscrire à cet événement )
5. En fonction de ce qu'on veut faire, on paramètre les inscriptions, c'est-à-dire qu'on indique qui peut s'inscrire, le nombre de places adultes, le nombre de place enfants ...
6. En bas de l'onglet  Inscription , on répond  " Oui " à la question" Activer la liste d'attente pour cet événement "
7. Au bas de la page, on clique sur  Valider  pour créer un évènement ou sur  Enregistrer les modifications  pour le modifier

C. Concrètement, à quel moment et comment un utilisateur peut s'inscrire sur la liste d'attente d'un évènement ?

Au moment de s'inscrire, plusieurs cas de figure peuvent se présenter à un utilisateur :

1. Le nombre de places disponibles (Adulte et/ou Enfant) est suffisant pour satisfaire la demande de l'utilisateur. De plus, le nombre de places saisi est inférieur ou égal  au nombre de places réservables simultanément => L'utilisateur s'inscrit sur la liste principale via le bouton  Confirmer la réservation 
2. Il reste des places disponibles (Adulte et/ou Enfant) mais le nombre de places saisi est supérieur au nombre de places réservables simultanément => Le bouton  Confirmer la réservation  est grisé
3. Il n'y a plus de places disponibles (Adulte et/ou Enfant). Un bouton  Je m'inscris en liste d'attente  apparait à la place du bouton  Je m'inscris . Par ailleurs, si le nombre de places saisi est supérieur au nombre de places réservables simultanément, le bouton  Confirmer la réservation  est grisé
4. Il n'y a plus de places disponibles (Adulte et/ou Enfant). Un bouton  Je m'inscris en liste d'attente  apparait à la place du bouton  Je m'inscris . Par ailleurs, si le nombre de places saisi est inférieur ou égal  au nombre de places réservables simultanément, d'une part un message " Le nombre de places souhaitées est supérieur au nombre de places disponibles. Nous vous proposons donc de vous inscrire sur la liste d'attente. " apparait et d'autre part, l'utilisateur peut s'inscrire sur la liste d'attente via le bouton  Confirmer la réservation 

Quand un utilisateur clique sur le bouton  Confirmer la réservation , il reçoit alors un mail de notification.
Ce mail de notification lui indique :
- Soit que son inscription a bien été validée ; autrement dit, il est inscrit sur la liste principale
- Soit qu'il est inscrit sur la liste d'attente. Dans ce cas-là, on lui indique qu'il sera informé si la/les places correspondant à sa demande (Adultes et/ou Enfants) se libère(nt).

De son côté, si la notification par mail a été activée lors de la création/modification de l'évènement, le/la gestionnaire recevra également :
- Soit un mail lui indiquant qu'il y a une nouvelle demande d'inscription à l'évènement XXX
- Soit un mail lui indiquant qu'il y a une nouvelle demande d'inscription à la liste d'attente de l'évènement XXX

D. Concrètement, que se passe-t-il pour un utilisateur inscrit sur la liste d'attente d'un évènement ?

Si/quand un utilisateur (Y) s'est inscrit sur la liste d'attente d'un évènement, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

1. Il n'y a aucun désistement => l'utilisateur Y ne reçoit pas d'autre mail
2. L'utilisateur X se désiste mais le nombre de places qu'il libère ne correspond pas au nombre de places souhaitées par l'utilisateur Y => l'utilisateur Y ne reçoit pas d'autre mail
3. L'utilisateur X se désiste et le nombre de places qu'il libère correspond au nombre de places souhaitées par l'utilisateur Y => l'utilisateur Y reçoit un autre mail l'informant qu'il passe de la liste d'attente à la liste des participants à l'évènement

E. Comment gère-t-on la liste d'attente côté gestionnaire ?

Quand un utilisateur s'inscrit sur la liste d'attente d'un évènement, il reçoit un mail de notification lui indiquant qu'il est inscrit sur la liste d'attente.

Cependant, le gestionnaire est lui aussi informé par mail qu'un utilisateur (s') est inscrit à la liste d'attente.

Par ailleurs, il peut gérer la liste d'attente d'un évènement.

Pour cela il faut :

1. Une fois connecté en tant que gestionnaire, aller dans Administration > Inscriptions aux événements > Suivi par événement
2. Cliquer sur l'évènement dont on veut gérer la liste d'attente
3. On a alors 2 onglets. Chaque onglet correspondant à une liste :
   1. La liste des Inscrits
   2. La Liste d'attente
4. On clique sur l'onglet Liste d'attente

Dans cet onglet, on peut alors :

• Changer l'ordre des inscrits sur cette liste d'attente
• Refuser/accepter une inscription à la liste d'attente