Connaître les états d'un budget
1. Introduction
Le module de gestion des budgets est disponible dans Decalog SIGB, mais soumis à activation par le support Decalog. Il s’agit d’un option payante qui s’accompagne d’une formation.
Un budget est défini par plusieurs éléments, dont son état, qui est automatiquement déterminé par l’exercice annuel que l’on sélectionne (depuis l’onglet « Budget », du module « Paramètres ».
Exercice annuel sélectionné = année en cours État du budget = « En cours »
Exercice annuel sélectionné = année à venir État du budget = « En préparation »
2. Présentation des états d’un budget
Un budget peut avoir 4 états différents :
En préparation
- Affectation : cet état ne peut être affecté au budget que lorsque l’exercice annuel sélectionné est l’année à venir.
- Utilisation : un budget en préparation a de l’intérêt lorsqu’on souhaite préparer son budget à l’avance et éventuellement créer les suggestions et commandes qui ne seront commandées que l’année suivante. Pour cette raison, les lignes budgétaires d’un budget en préparation ne peuvent être affectées à une acquisition de l’année en cours, mais seulement sur des suggestions ou des commandes qui ne sont pas en cours de réception.
En cours
- Affectation : cet état est celui de l’exercice annuel en cours.
- Utilisation : les lignes budgétaires d’un budget en cours peuvent être affectés aux exemplaires mis à l’inventaire dans l’année (qu’ils soient issus d’une commande ou non), ainsi qu’aux suggestions et commandes qu’il est prévu d’effectuer dans l’année en cours.
Pré-clôturé
- Affectation : cet état est celui de l’exercice annuel de l’année précédente, lorsque la clôture du budget n’a pas encore été faite. Il existe deux raisons pour qu’un budget soit pré-clôturé et non automatiquement clôturé au passage à l’année suivante : soit quelques mois d’utilisation supplémentaires du budget ont été définis au niveau de l’exercice annuel, soit il existe des commandes non soldées sur l’exercice précédent.
- Utilisation : les lignes budgétaires d’un budget pré-clôturé ne sont pas utilisables sur de nouvelles suggestions et commandes, il permet uniquement la finalisation de la réception d’une commande passée sur un exercice désormais échu.
Clôturé
- Affectation : cet état est celui de l’exercice annuel de l’année précédente, lorsque toutes les commandes de cet exercice ont bien été soldées.
- Utilisation : les lignes budgétaires d’un budget clôturé ne sont donc pas utilisables sur de nouvelles suggestions, commandes ou de nouveaux exemplaires.
3. Le changement d’état
Le changement d’état est automatique lors du passage d’une année à l’autre :
Pour les budgets en préparation (s’ils ont été définis) :
- Ils deviennent les budgets en cours.
- Les suggestions et commandes sur ce budget (souhaitées ou en préparation, mais pas engagées) restent sur le budget désormais en cours.
Pour les budgets en cours :
- Ils deviennent pré-clôturés si une extension d’utilisabilité est demandée ou s’il reste des commandes non soldées. Ils sont sinon clôturés.
- Les suggestions et commandes engagées et réalisées restent sur ce budget.
- Les suggestions et commandes souhaitées et programmées ne peuvent pas rester sur un budget pré-clôturé ou clôturé. Selon le paramétrage effectué (encart rouge dans la capture écran ci-dessous), les lignes budgétaires des suggestions et l’exercice des commande seront soit basculées vers le nouveau budget en cours, soit supprimées.
Pour les budgets pré-clôturés :
- Ils deviennent clôturés lorsque l’extension d’utilisabilité est dépassée et qu’il ne reste pas de commandes non soldées (à noter que cette conversion-ci n’est pas spécifique au changement d’année : le contrôle des budgets potentiellement « clôturables » est effectué chaque nuit).
Rappel : les notions de montants « Engagés », « Programmés » et « Souhaités » sont liés à la gestion des suggestions et commandes (qui est un module facultatif de Decalog SIGB et non indispensable pour la gestion des budgets). Le montant « Souhaité » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « Proposées », « Accordées » ou « Validées financièrement ». Le montant « Programmé » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « En préparation de commande ». Le montant « Engagé » correspond au cumul des montants associés aux suggestions « En commande », « En réception », « Livrée » et « Livraison différée ». Le montant « Réalisé » correspond au cumul des montants des exemplaires mis à l’inventaire.
En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.