Générer des identifiants regroupement
1. Introduction
Le regroupement correspond à une fiche servant à rassembler plusieurs fiches « abonnés » (type Personne ou type Groupe) individuelles.
Dans une bibliothèque de lecture publique, la fiche regroupement s’utilise principalement pour gérer les familles venant emprunter à la bibliothèque : chaque abonné possède sa propre carte et la fiche regroupement permet simplement de matérialiser le lien familial en formant un seul « jeu de cartes ».
Plusieurs types de regroupement peuvent être créés (cf. Paramètres > Listes > Types de regroupements).
Ces types de regroupement sont porteurs de fonctionnalités que l’on est libre de cocher ou non selon l’usage attendu. Ainsi, si l’on créé un type de regroupement nommé « Famille », on peut ensuite lui associer plusieurs fonctionnalités : celle qui nous intéressera dans le cas présent est « Avec identifiants portail ».
« Avec identifiants portail » permet d’’attribuer à un abonné des identifiants de connexion l’autorisant à consulter les fiches individuelles de son « jeu de cartes », ce qui lui permet d’accéder à tous les « comptes » de la famille.
En raison des recommandations du RGPD et de la CNIL sur la confidentialité des données, il convient d’agir avec prudence en ce qui concerne ces droits : reste à demander l’autorisation explicite des membres majeurs du regroupement avant de générer des identifiants regroupement.
2. Mél d’activation du compte « Regroupement »
Le corps du mél qui est envoyé pour transmettre à l’abonné les identifiants du compte « regroupement » se trouve dans Paramètres > Modèles de documents : bloc « Mail d’activation du compte regroupement ».
Le corps de mél proposé par défaut se présente comme suit [visible en cliquant sur le bouton « Tester » de la 2ème ligne [« Télécharger le modèle par défaut »] :
Ce message automatique peut être aménagé et personnalisé, en ajoutant, par exemple, les coordonnées de l’établissement, ou encore des informations complémentaires sur l’utilisation de ce compte.
3. Génération des identifiants du regroupement
3.1. Module « Regroupements »
Pour rappel, la génération des identifiants du regroupement suppose d’utiliser un type de regroupement sur lequel l’option « Avec identifiants portail » est activée.
3.1.1. Regroupement nouvellement créé
Lorsque l’on crée un nouveau regroupement, les identifiants du regroupement sont directement envoyés à l’adresse mél qui figure sur la fiche « Regroupement » au moment de sa création.
Le courriel envoyé est celui paramétré ci-dessus, qui donne accès à un lien permettant de récupérer les identifiants.
Si la fiche regroupement ne contient pas d’adresse mél renseignée lors de sa création [pas champ vide ou courriel ajoutée en mode « modification »), se référer à la partie suivante.
3.1.2. Regroupement existant déjà
Si la fiche regroupement est déjà créée, procéder comme suit :
- Accéder à « Circulation » ;
- Passer dans l’onglet « Regroupement » ;
- Appeler la fiche en question ;
- Ouvrir la fiche en mode écriture
- Dans le bloc « Générer nouveaux identifiants » pour les afficher à l’écran.
Attention : le clic sur « Générer nouveaux identifiants » ne génère en aucun cas l’envoi d’un e-mail. Le mél est uniquement envoyé à la création de la fiche. Le clic sur le bouton « Générer nouveaux identifiants » affiche à l’écran les nouveaux identifiants qu’il convient de transmettre oralement aux intéressés.
3.2. Module « Prêts-Retours »
Dans la module « Prêts – Retours », on procède de la même manière celle employée précédemment, en utilisant les raccourcis proposés.
Pour ce faire, procéder comme suit :
- Accéder à « Prêts – Retours » ;
- Identifier l'abonné ;
- Dans le bloc « Informations », cliquer sur le bouton « Voir regroupement » ;
4. Dans la fenêtre ainsi affichée, cliquer sur le bouton « Modification du regroupement » ;
5. Dans la nouvelle fenêtre ainsi affichée, clic sur le bouton "Générer nouveaux identifiants".
En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.