Éviter et corriger les doublons d'autorités
1. Introduction
Decalog SIGB a été pensé pour permettre une meilleure gestion des autorités et éviter ainsi les doublons, dans le but d’optimiser la recherche professionnelle et des abonnés depuis le portail public.
Cette documentation distingue :
- Le dédoublonnage depuis le catalogage, qui consiste à éviter la création de doublons lors de la création de notices.
- Le dédoublonnage depuis l’onglet de gestion des autorités, qui est correctif et intervient après le catalogage.
À noter : Nous proposons également une prestation faisant un « état de santé de votre base » et permettant de nettoyer toutes les autorités, notices et abonnés en double et dont l’écriture est strictement la même. Vous pouvez facilement obtenir la liste de ces doublons en cliquant sur le bloc « Etat de santé de votre base » qui s’affiche sur votre bureau SIGB.
2. Dédoublonnage depuis le catalogage
Il est possible de dériver une notice depuis le catalogage : cette action désigne le fait de récupérer une notice depuis un réservoir externe (BnF, …).
La dérivation s’effectue grâce à l’EAN / ISBN. Un certain nombre de champs peut apparaître alors à valider ou à vérifier dans la notice en cours de création. Il peut s’agir :
- De nouvelles notices bibliographiques liées à la notice en cours de création :
- Des notices de série et de collections / sous collections dans le bloc « Collection et Série ».
- Des notices d’œuvres dans le bloc « Œuvres ».
- Des notices analytiques dans le bloc « Analyse ».
- Des notices autorités utilisées sur la notice en cours de création :
- Des autorités de responsables intellectuels (auteurs) dans le bloc « Description ».
- Des autorités de responsables commerciaux (éditeurs) dans le bloc « Description ».
- Des autorités de sujet dans le bloc « Classifications et indexations ».
Des éléments visuels distinctifs permettent d’identifier les actions à effectuer pour chacun de ces champs.
2.1. Signalement visuel des autorités lors d’une dérivation
Après la dérivation d’une notice, le logiciel recherche des doublons sur les autorités (auteur, éditeur, sujet) et notices (collections, séries, œuvres) que contient la notice en cours de création.
Le résultat de sa recherche dans la base bibliographique est traduit par une mise en forme du champ correspondant :
- Le logiciel trouve l’équivalent de la notice/autorité de manière certaine dans la base : le terme est écrit en gras. On utilise l’autorité déjà créée en base. La notice pourra être validée sans vérification de la part du catalogueur.
- Le logiciel a un doute sur le fait qu’il s’agisse de la même autorité/notice ( = présomption de doublon) : le terme est écrit dans un encadré orange. Dans ce cas, le terme sera automatiquement validé à l'enregistrement de la notice bibliographique. Nous conseillons vivement de vérifier le terme avant validation afin d’éviter la création de doublon : en cliquant sur le terme, une fenêtre de dédoublonnage s’ouvre (voir la partie suivante).
- Le logiciel ne trouve pas de correspondance de la notice/autorité dans la base : le comportement du logiciel va différer selon le réservoir depuis lequel on importe l’autorité/la notice. Ainsi, selon la zone importée et la source depuis laquelle la notice est récupérée, le logiciel va faire confiance ou non à la donnée importée.
- Hors zone de confiance : l’autorité/la notice récupérée du réservoir est signalée par un encadré rouge. Dans ce cas, il faut obligatoirement ouvrir la fenêtre de création de l’autorité/de la notice afin de pouvoir la consulter et ensuite la créer. Il suffit pour cela de cliquer sur la zone signalée en rouge.
-
- Zone de confiance : l’autorité/la notice récupérée du réservoir est signalée en gras italique. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de cliquer sur l’autorité/la notice pour la créer : elle est automatiquement validée à l'enregistrement de la notice bibliographique. Les zones de confiance ont été établies en fonction des réservoirs :
À noter : Les champs auteurs et sujet provenant du réservoir BnF ont été identifiés comme des zones de confiance, mais pas les champs éditeur et collection. Aucune zone de confiance n’a été accordée au réservoir Moccam.
2.2. Dédoublonnage des autorités lors d’une dérivation
En cas de présomption de doublon (encadré orange), le clic sur le terme ouvrira une fenêtre de dédoublonnage.
Cette fenêtre de dédoublonnage affiche les présomptions de doublons de l’autorité que l’on vient de récupérer dans le réservoir.
Elle a simplement pour but de signaler à l’utilisateur qu’il y a une autorité assez similaire dans la base et lui propose de ce fait 3 choix :
3. Dédoublonnage depuis l’onglet de gestion des autorités
Il est souvent utile d’effectuer une vérification régulière de sa base d’autorités afin de corriger périodiquement les doublons ayant pu être créés lors des travaux de catalogage ou d’importation.
3.1. Recherche des autorités
Les autorités se gèrent depuis l’onglet « Autorités » du module Catalogues. Le module présente une recherche simple et une recherche avancée. Il est possible de sauvegarder les recherches avancées.
La recherche avancée permet de rechercher par :
- Nom : il s’agit d’un champ « contient » dans lequel il est possible d’utiliser la troncature à droite (* en fin de terme).
- Type : une autorité peut être une personne, une collectivité, un congrès, une famille, une marque, un concept, un objet, un lieu géographique ou un évènement. Le jeu d’icônes permet de visualiser le type de l’autorité dans la colonne « Type » des résultats de la recherche.
- Usage : une autorité peut avoir plusieurs usages :
- Responsable (= « Responsable intellectuel » dans la grille de catalogage). Seuls les types personne, collectivité, congrès, famille, marque peuvent avoir cet usage. Si une autorité est responsable intellectuel, un R s’affichera dans la colonne « Resp. » des résultats de la recherche.
- Editeur (= « Responsable commercial » dans la grille de catalogage), pour tous les types de document. Seuls les types personne, collectivité, congrès, famille, marque peuvent avoir cet usage. Si une autorité est responsable commercial, un E s’affichera dans la colonne « Edit. » des résultats de la recherche.
- Sujet (= « Indexations matières » dans la grille de catalogage) : Autorité-sujet permettant la construction de vedettes-matières. Tous les types d’autorité peuvent avoir cet usage. Si une autorité est sujet, un S s’affichera dans la colonne « Sujet » des résultats de la recherche.
Exemple : « Jérôme Lindon » est une autorité de type personne, qui peut avoir un usage de responsable intellectuel si on possède une de ses œuvres (éditées sous pseudonyme) et de sujet si on possède un livre sur le mouvement littéraire du Nouveau Roman ou sur la loi sur le prix unique du livre qui le mettrait à l’honneur. Directeur des éditions de Minuit de 1948 à 2001, cette autorité peut également avoir un usage de responsable commercial.
La recherche avancée contient également un critère de recherche pour retrouver les autorités inutilisées. Il s’agit des autorités qui ne sont pas utilisées dans les notices, qui peuvent ensuite faire éventuellement l’objet d’un traitement par lot de suppression.
3.2. Repérage des doublons
Exemple : on recherche ici toutes les autorités de type « personne » dont le nom commence par « clark, m* ». Apparemment, notre base comporte des doublons de la notice d’autorité de Clark, Mary Higgins.
À noter : les renvois apparaissent dans les résultats de recherche. Ils se différencient des autorités par la présence d’une flèche précédant le nom de l’autorité vers laquelle ils pointent. Les notices d’autorités dont l’origine est BNF sont marquées par 2 identifiants « ISNI » et « ARK ».
Dans cet exemple, nous avons 3 autorités Clark, Mary Higgins (dont un renvoi). Les 2 doublons sont dus à l’absence de dates sur l’une des 2 autorités. Nous allons faire en sorte d’avoir 2 renvois vers une seule autorité.
3.3. Fusion des autorités en doublon
Le dédoublonnage se fait depuis les résultats de la recherche.
- Il faut cliquer sur l’autorité que l’on souhaite conserver.
- Cliquer ensuite sur « Fusionner avec »
Cela ouvre la fenêtre de dédoublonnage. Il est possible d’ajouter autant de formes non retenues que l’on souhaite en appuyant sur 
.
En commençant à écrire le nom, le logiciel charge toutes les autorités compatibles (voir capture ci-après).
Il est possible d’ouvrir l’autorité candidate au rejet en cliquant sur l’icône en forme de loupe, et d’accéder à des informations statistiques (nombre d’utilisations, date de création et modification) sur les formes non retenues au survol de l’icône en forme de tableau avec la souris.
2 possibilités pour les formes non retenues (un clic sur « Rejets », dans le bloc « Analyse » ouvre une liste déroulante avec 2 choix) :
- Compléter : la forme non retenue est ajoutée à la liste des rejets : elle permet la recherche sur cette forme rejetée dans le SIGB et dans le Portail et pointe vers l’autorité retenue. Les notices auxquelles la forme non retenue était liée sont rattachées à la forme retenue. A utiliser dans le cas des variantes orthographiques (formes approchantes ou synonymes dans le cas de sujets (par exemple).
- Ne rien faire : La forme non retenue est tout simplement supprimée de la base, les notices auxquelles elle était liée sont rattachées à la forme retenue.
En cliquant sur « Fusionner », le traitement par lot se lance. Dans notre exemple (où l’on avait sélectionné « Rejeter »), on obtient ainsi une seule notice autorité et ses 2 renvois.
En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.