Envoyer un e-mail d'information aux abonnés (approche 1)

1. E-mail d’information | Définition

Les e-mails informatifs sont les messages qu’envoie volontairement la bibliothèque, par le biais de la fonction « Envoyer un e-mail », accessible à partir d’un résultat de recherche dans la base des Abonnés.

Remarque
Les messages électroniques énumérés ci-dessous ne relèvent pas de la catgorie « e-mail informatif » :

•  Relance
• Avis de réservation
• Ajournement d’une réservation
• Suppression d’une réservation
• Activation du compte abonné

2. Autoriser l’envoi d’e-mail

L’envoi d’e-mails informatifs requiert l’autorisation formelle de l’abonné ; il peut la donner lors de son inscription et se dédire plus tard.

Matériellement dans la fiche « Abonné », cette autorisation se formalise en cochant la case prévue à cet effet : « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs ».

Cette case est disponible uniquement si on a renseigné une adresse Email sur la fiche de l’abonné.

Remarque

On peut lancer un traitement par lot pour cocher cette case sur l’ensemble des abonnés ayant fourni une adresse e-mail (en s’étant assuré – au préalable – de leur accord pour la réception de méls). Pour ce faire procéder comme suit :

1. Accéder à Circulation ;
2. Passer dans l’onglet « Abonnés » ;
3. Lancer la recherche ;
4. Cliquer sur bouton « Traitement par lot » ;
5. Dans la liste, sélectionner « Modifier les données abonnés » ;
6. Cliquer sur le bouton « Ajouter un type de données à traiter » ;
7. Dans la liste, sélectionner « Envoi d’e-mails informatifs autorisé » ;
8. Sélectionner la valeur « Cocher » ;
9. Lancer le traitement souhaité.

Il est important de préciser également que, lorsqu’un abonné auquel on souhaite envoyer un e-mail informatif appartient à un regroupement avec lequel on a privilégié la communication (cf. option « Communication au regroupement » activée sur le type de regroupement dans Paramètres > Listes > Types de regroupement), on ignore les information renseignées sur la fiche abonné individuelle pour se référer à celles renseignées dans la fiche « Regroupement ».

Le courriel utilisé sera donc celui metionné au niveau du regroupement, qui devra également avoir autorisé l’envoi d’e-mails informatifs (case à cocher « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs » à activer sur la fiche regroupement).

3. Envoyer l’e-mail informatif

3.1. Constituer le panel destinataire

Passer par la recherche avancer pour identifier les destinataires en utilisants les critères ad hoc.

À noter :

Si cet envoi est régulier, il peut être intéressant de sauvegarder la requête pour la rejouer la prochaine fois (les recherches sont sauvegardées par « utilisateur »).

S’il est question d’envoyer un e-mail à un public particulier, on utilise pour cela d’autres critères dans la recherche avancée (exemple : le critère sur l’âge de l’abonné si l’on veut conserver uniquement les abonnés de moins de 12 ans pour une animation jeunesse).

3.2. Créer et envoyer le mail d’information

Une fois la sélection d’abonnés réalisée, procéder à l’envoi d’e-mails à tous les abonnés se sélectionne depuis les Traitements par lot. Pour ce faire, procéder comme suite :

1. Cliquer sur le bouton « Traitements par lot » ;
2. Sélectionner « Envoyer un e-mail informatif ».  En cliquant sur « Envoyer un e-mail », le logiciel charge une nouvelle fenêtre ;
3. Dans le formulaire qui s’ouvre, paramétrer le message souhaité ;
   • Sélectionner le « Type d’abonné ». NB : Il faut sélectionner le type d’abonnés : si on veut envoyer le même mail aux abonnés de type groupe (classes, collectivités, etc.) et de type personne, il faudra réitérer l’opération.  
   • Indiquer l’objet de l’envoi [obligatoire].
   • Saisir le corps du message [obligatoire].

• Sélectionner une pièce jointe, si besoin est. 

• Envoyer un brouillon à une adresse privée pour tester la qualité du publipostage.
• Lancer la diffusion au panel en cliquant sur le bouton « Envoyer ».

Un message rappelle le nombre d’abonnés concernés par l’envoi.

Le système affiche un compte rendu d’envoi signalant les anomalies éventuelles.

À noter : il est impossible à cette étape de savoir si tous les abonnés contactés ont bien reçu le mailing, car le retour éventuel d’un e-mail non délivré n’est logiquement pas immédiat. Il est de ce fait conseillé d’utiliser le critère de recherche « Dernier email non délivré » = Oui (accessible depuis la recherche avancée de l’onglet abonné) le lendemain de l’envoi, de manière à savoir si l’adresse mail de certains abonnés a été marquée comme invalide suite à cet envoi de mailing.

3.3. Utiliser la boîte à outils

Il est possible de copier-coller directement dans la zone de texte un texte déjà mis en page depuis un logiciel de traitement de texte. Decalog SIGB propose aussi quelques options de mise en page et publication :

Il est possible aussi de joindre plusieurs fichiers (dont la taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 5 Mo).

Attention : il est possible mais déconseillé d’ajouter des images directement dans le corps de l’e-mail. En effet, certaines messageries vont corrompre le contenu de l’e-mail qui deviendra ainsi illisible à cause de l’image insérée.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.