Skip to main content

Renseigner une adresse temporaire

1. Activation de l’option

L’utilité principale de l’adresse temporaire est de gérer des abonnés ayant deux adresses (vacanciers ou enseignants ou d’une entreprise, par exemples). L’activation de cette option aura pour effet de créer une deuxième adresse dans la fiche d’inscription.

Cette option n'est pas activée par défaut sur Decalog SIGB : pour en disposer, il suffit d’aller dans Administration du réseau > Réseau (si réseau de bibliothèques) ou Site (si bibliothèque isolée) > Fonctionnalités supplémentaires, et d’activer l’option « Gestion d’une adresse abonné temporaire ».

Dès l’instant où l’option est activée sur la base, un onglet supplémentaire « Adresse temporaire » apparaît au niveau du bloc « Adresse » des fiches abonné et regroupement.

image.png

2. Focus sur la période de validité

Il est possible – mais facultatif – de définir une période de validité temporaire de l’adresse ; par exemple, on peut définir une adresse complémentaire, valide pendant la période estivale (du 1er juillet au 31 août) ; dans ce cas, l’adresse classique sera fonctionnelle le reste de l’année.

Cette période peut :

  • Ne pas être renseignée, auquel cas l’adresse temporaire est valide toute l’année.
  • Avoir uniquement la borne inférieure renseignée (champ « Du »), auquel cas on rend l’adresse temporaire valide à partir de la date donnée, sans limitation dans le temps.
  • Avoir uniquement la borne supérieure renseignée (champ « au »), auquel cas on rend l’adresse temporaire valide jusqu’à la date donnée, à partir du jour où l’on effectue le paramétrage.

Ainsi, pendant la période où l’adresse temporaire est valide, c’est cette adresse qui sera utilisée pour les envois par lettre destinés à l’emprunteur (sans qu’il soit nécessaire d’intervenir sur les modèles de documents utilisés).

3. Exploitations de l’adresse temporaire

3.1 Dans les envois par lettre

Comme indiqué précédemment, l’adresse temporaire définie sera celle utilisée pour les envois par lettre, en lieu et place de l’adresse principale, pour la période de validité déterminée. 

3.2 En recherche

Des critères de recherche ont été ajoutés dans la recherche avancée d’abonnés (accessible dans le module Circulation > Abonnés > Recherche avancée).

image.png

3.1. Dans la fiche regroupement

L’adresse temporaire a également existe également sur la fiche regroupement : s’il a été défini dans le type de regroupement que l’on communique avec la famille, il est nécessaire de renseigner l’adresse temporaire, non pas sur la fiche de l’abonné individuel, mais sur la fiche du regroupement.

3.2. Dans les autres modules

De façon transparente, l’adresse temporaire est également prise en compte dans toutes les fonctionnalités impliquant les adresses :

  • Données exportables vers un tableur (l’adresse temporaire est exportée au sein de la donnée « Adresse »).
  • Statistiques (selon ce que l’on cherche à comptabiliser, on utilisera l’adresse en cours de validité dans la période demandée).
  • Onglet Adresses dans le module Paramètres (permettant de réaliser des corrections sur le fichier d’adresses).
  • Report de données entre les fiches regroupement et abonné (lors du report de l’adresse de l’abonné sur son regroupement, ou inversement, cela inclut également l’adresse temporaire, si elle est renseignée).

 

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.

Back to top