Supprimer les notices et autorités inutilisées

1. Introduction

Le logiciel donne accès à un critère de recherche et à un traitement par lot permettant de supprimer les notices considérées comme inutilisées (documents sans exemplaire, titres de périodiques sans fascicule, fascicules sans exemplaire, collections ou séries sans document et œuvres).

Si toutefois vous ne disposiez pas de cette option, vous pouvez en faire la demande auprès du service support Decalog SIGB (via l'espace client de préférence : https://support.decalog.net). L’activation est gratuite et sera généralisée d’ici peu chez tous les clients Decalog SIGB.

La même fonctionnalité a été développée du côté des autorités(Responsables, éditeurs et sujets), afin de retrouver puis supprimer les autorités qui ne sont pas utilisées au sein de notices.

2. Les critères de recherche

On peut accéder aux critères de recherche permettant de visualiser :

À noter : pour des raisons de performance, le compteur des notices/autorités inutilisées est mis à jour chaque nuit : il se peut donc que les notices/autorités devenues inutilisées dans la journée n’apparaissent que le lendemain dans les résultats de recherche. La notion de « voir aussi » renvoi à une notion de lien de réciprocité entre des autorités. Le « voir aussi permet, par exemple, de gérer les pseudonymes d’un responsable (Stephen King, voir aussi Richard Bachman).

3. Les traitements par lot

Suite à ces recherches, il est ensuite possible d’utiliser les traitements par lot :

Dans la fenêtre de suppression, l’icône en forme de « i » affiche au survol la définition du terme « inutilisée » selon le type de notice :

À noter : Il est également possible de supprimée également au cours du traitement les notices liées (analytiques, sous-séries) et les autorités rattachées si elles ne sont plus utilisées par ailleurs.

À noter : comme cela est précisé dans le bloc « Informations » des traitements par lot, si la sélection initiale de notices ou d’autorités inclut des notices ou autorités utilisées, elles seront ignorées lors du traitement de suppression (qui ne supprimera que les notices ou autorités inutilisées).

Attention : les traitements par lot sont irréversibles même pour le service de maintenance Decalog SIGB. Il est impossible d’annuler le traitement une fois lancé, attention donc à bien vérifier votre sélection avant de débuter l’opération (ex : exclure éventuellement de la sélection les notices sans exemplaires récemment importées d’un fournisseur de notices type GAM, Electre ou ADAV, etc.).

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.