Navettes de réservation : paramétrer et utiliser les navettes de réservation dans Decalog SIGB

1. Introduction et principes

L'objectif des navettes de réservation est de permettre aux abonnés de choisir le retrait d'une réservation dans le site souhaité, que ce site soit dépositaire ou non d'exemplaires réservables.

S'il n'y a pas d'exemplaires dans le site de retrait choisi, les sites ayant au moins un exemplaire attribuable sont avertis par le biais d'une icône d'alerte, permettant ainsi le transfert d'un exemplaire vers le site de retrait souhaité de l'abonné.

L'abonné peut ainsi emprunter le document réservé dans le site qu'il a choisi. Le retour de l'exemplaire est ensuite géré soit par des navettes de retour soit par une délocalisation automatique au retour.

Cette documentation a pour but de décrire la mise en place du paramétrage à travers des exemples concrets, ainsi que les différentes étapes d'un fonctionnement en navette de réservation :

En préalable à la lecture de cette documentation, il peut être intéressant de consulter la documentation sur les configurations possibles des regroupements de sites dans Decalog SIGB, dont les navettes de réservation font partie. La présentation globale des regroupements de sites permettra d’inclure les navettes de réservation dans le fonctionnement général du logiciel au niveau du réseau.

2. Paramétrage

2.1. Paramétrage du regroupement de sites

La mise en place d'un fonctionnement en navettes de réservation est effectuée depuis le module Administration du réseau, onglet Regroupements de sites.

La création d'un regroupement de type Navettes de réservation permet de définir quels sites vont se regrouper au sein de ce fonctionnement en navettes : il faut alors cocher les bibliothèques qui mettront leur fonds à disposition dans cette configuration, et ne pas cocher celles qui seront exclues de ce fonctionnement (ce qui peut par exemple être utile dans le cas d'un bibliobus, créé en tant que site du réseau).

Cette souplesse de paramétrage permet par exemple de créer deux sous-réseaux, par le biais de deux regroupements de type Navettes de réservation (à noter qu'une bibliothèque ne peut faire partie que d'un seul regroupement Navettes de réservation). Pour plus de détails à ce sujet, se référer à la documentation complète sur les configurations possibles des regroupements de sites.

2.2. Paramétrages des abonnés fonctionnels de transfert

Il est ensuite nécessaire de paramétrer les abonnés fonctionnels de transfert : ce sont eux qui vont matérialiser le transfert d'un exemplaire d'un site à un autre.

Au sein d'un regroupement de type Navettes de réservation, il est demandé de définir :

Comme cela est rappelé en tête de cet onglet transfert, il est possible de choisir le même abonné fonctionnel de transfert pour tous les types de transfert. Cela aura pour conséquence d'empêcher d'établir des statistiques pour chaque type de mouvement.

2.3. Paramétrage des cotisations

La dernière étape du paramétrage consiste à vérifier les cotisations. Au sein d'un réseau de bibliothèques qui fonctionne en navette de réservation, il est nécessaire de s'assurer que le paramétrage effectué répond bien aux définitions suivantes :

Les sites de la cotisation doivent bien sûr être inclus dans la carte commune de l'abonné, afin de rester cohérent, mais pas forcément les sites des règles (exemple : une réserve, les exemplaires sont réservables mais l'abonné n'a pas le droit d'y accéder).

Les exemplaires avec un statut non réservable sont exclus des navettes de réservation (exemple : exemplaires à consulter sur place), tout comme les exemplaires prêtés à un abonné fonctionnel dont les prêts sont non réservables (exemple : exemplaires à rendre à la BDP ou à pilonner).

3. Demande de réservation en mode Navettes de réservation

3.1. Demande de réservation publique

Pour concrétiser le fonctionnement d'une demande de réservation publique en mode Navettes de réservation, nous utiliserons l'exemple suivant pour cette partie de la documentation :

Exemple 1 : un abonné cherche à réserver un document depuis le portail public du réseau de bibliothèques :

• Site A possède un exemplaire disponible
• Site B possède un exemplaire disponible
• Site C possède un exemplaire actuellement en prêt
• Site D ne possède pas d'exemplaire
• Site E ne possède pas d'exemplaire et ne fait pas partie du regroupement Navettes de réservation

Dans la mesure où sa cotisation l'y autorise, voici les sites de retrait qui seront proposés à l'abonné :

Site E n'ayant pas d'exemplaire et ne faisant pas partie du regroupement de type Navettes de réservation, il ne pourra pas être proposé comme site de retrait.

Pour que Site A et Site B soient proposés, cela nécessite qu'ils aient autorisé la réservation de leurs exemplaires disponibles par d'autres sites et par le public. Cette option est paramétrable pour chaque site dans Administration du réseau, onglet Sites :

Le fait de cocher cette option pour Site A et Site B va permettre au lecteur de choisir les sites de retrait suivants lors de sa demande de réservation :

3.2. Demande de réservation professionnelle

Exemple 2 : un abonné se présente sur Site A pour effectuer une demande de réservation (mêmes disponibilités des exemplaires que dans le cas de la demande de réservation publique décrite précédemment).

Si l'abonné ne fait pas la demande de réservation depuis le portail et qu'il vient directement sur Site A pour faire sa demande de réservation, voici les sites de retrait qui vont être proposés à l'utilisateur (dans le cas où l'option de réservation des documents disponibles n'est pas cochée sur Site A et Site B) :

Dans cet écran, affiché à l'utilisateur sur Site A :

Si l'on choisit de cocher pour Site B l'option pour autoriser la réservation des exemplaires disponibles par d'autres sites et par le public, voici l'écran qui sera alors proposé :

Dans cet écran, affiché à l'utilisateur sur Site A :

Depuis Site D, voici les sites de retrait qui auraient été proposés :

4. Attribution d'un exemplaire en mode Navettes de réservation

4.1. Attribution lors d'un retour

Exemple 3 : un abonné réserve un document actuellement en prêt sur Site A et Site C, et choisit Site C comme site de retrait. L'abonné qui avait emprunté ce même document sur Site A vient le rendre à Site A.

Lors du retour d'un document réservé sur un autre site (ici, retour du document sur Site A, un écran d'attribution est affiché, afin de proposer l'attribution (et donc le transfert) de l'exemplaire pour la réservation de l'abonné sur Site B).

Des icônes d'aide à la décision sont présentes afin d'estimer s'il est nécessaire ou non de transférer cet exemplaire pour la réservation sur l'autre site.

Dans ce cas de figure, si l'on clique sur le bouton Attribuer, l'exemplaire est prêté à l'abonné fonctionnel spécifié pour les navettes de réservation (se référer à la partie 2.2 Paramétrage des abonnés fonctionnels de transfert).

Si l'on clique sur Ne pas attribuer, l'exemplaire sera retourné normalement dans le fonds : il devient donc disponible. De ce fait, la réservation apparaîtra dans le module d'attribution, dans l'attente qu'un site puisse satisfaire la réservation ainsi remise en attente (se référer à la partie suivante 4.2 Attribution via le module d'attribution).

4.2. Attribution via le module d'attribution

4.2.1. Alerte en cas d'exemplaire attribuable

En dehors de l'attribution directement effectuée lors de la demande de réservation, les exemplaires disponibles qui font l'objet d'une réservation sont indiqués dans la pastille en haut à droite de l'écran et attribuables dans le module d'attribution.

Exemple 4 : (sur un réseau sur lequel tous les sites ont autorisé la réservation de leurs documents disponibles) un abonné réserve un document depuis le portail public : ce document a deux exemplaires disponibles, un sur Site A et un sur Site B. L'abonné choisit Site B comme site de retrait. 

À ce moment-là, Site A et Site B voient leur pastille d'alerte s'incrémenter de 1 : les deux sites ont dans leur fonds un document disponible attribuable à une réservation.

Le clic sur la pastille d'alerte permet d'actualiser le compteur et d'afficher les 5 dernières réservations de documents disponibles :

4.2.2. Traitement de la demande via le module d'attribution

Le fait d'avoir été averti par la pastille d'alerte permet de se rendre sur l'écran d'attribution, depuis lequel il est possible d'effectuer l'attribution de ses exemplaires disponibles (que le site de retrait demandé soit son propre site ou un autre site du réseau).

Exemple : suite à la réservation de l'abonné sur le portail public, ouverture du module d'attribution depuis Site A.

On retrouve la réservation effectuée par l'abonné sur le portail public : même si le site de retrait demandé par l'abonné est Site B et que celui-ci possède un document disponible, Site A est tout de même informé de la demande de l'abonné, qu'il est en mesure de satisfaire.

Les icônes d'aide à la décision utilisées dans chacune des réservations du module d'attribution sont les mêmes que celles décrites dans l'écran d'attribution au retour : pastilles verte, orange et rouge et panneaux jaune et rouge.

Ainsi, par le biais de la pastille verte sur cette réservation, on informe Site A que Site B possède un exemplaire disponible pour cette réservation, et qu'il sera donc certainement en mesure de répondre lui-même à cette demande de réservation : Site A fera donc certainement le choix de ne pas attribuer son propre exemplaire à cette réservation.

En revanche, pour une autre réservation présente dans l'écran, on remarque la présence d'une pastille orange sur une réservation à retirer à Site B : elle nous indique que Site B possède un document attribuable à cette réservation mais qu'il est pour l'instant en prêt.

De ce fait, un panneau jaune précède le nom de l'abonné réservataire : ce panneau informe Site A qu'il est pour l'instant le seul à pouvoir satisfaire la réservation. Site A peut alors faire le choix de transférer son propre exemplaire pour cette réservation, ou bien d'attendre que l'exemplaire de Site B revienne pour satisfaire la réservation.

Dans le cas où le site de retrait demandé ne possède pas d'exemplaire, la pastille est rouge : un transfert devient alors obligatoire afin de pouvoir satisfaire la réservation. Le panneau précédant le nom de l'abonné peut devenir rouge dans le cas où Site A serait le seul site du réseau à pouvoir répondre favorablement à la réservation.

5. Transfert de l'exemplaire et prêt sur le site de retrait

Lorsque l'attribution d'un exemplaire à une réservation implique le transfert d'un exemplaire d'un site à l'autre, les écrans l'indiquent lors de l'attribution :

Le prêt à l'abonné fonctionnel de transfert (défini pour chaque site dans Administration du réseau > onglet Sites > Transfert) matérialise la navette de réservation elle-même : durant le transfert physique de l'exemplaire d'un site à l'autre, les exemplaires restent en prêt sur cet abonné fonctionnel, ce qui permet au professionnel ET à l'abonné de connaître leur situation immédiatement.

Attention à ne pas prêter directement l'exemplaire à l'abonné fonctionnel de transfert sans passer par la phase d'attribution, auquel cas le transfert ne sera pas lié à la réservation de l'abonné.

Dès lors qu'un exemplaire est en transfert pour une réservation, cette dernière est considérée comme traitée : la réservation n'est plus affichée dans le module d'attribution. A ce stade, la réservation apparaît comme "en transfert" dans le compte public de l'abonné et dans la liste des réservations.

Suppression d'une réservation en transfert : la réservation n'est plus supprimable par l'abonné dès lors qu'un exemplaire est en cours d'acheminement pour la satisfaire. Elle reste néanmoins supprimable par le site dépositaire de l'exemplaire ou le site de retrait demandé (dans ce cas, le transfert est maintenu mais est marqué "Transfert annulé").

La fin du transfert est pilotée par le site de retrait demandé : dès que ce dernier reçoit physiquement l'exemplaire, il est nécessaire d'enregistrer le retour de l'exemplaire en prêt sur l'abonné fonctionnel de transfert.

Cette restitution entraîne l'affichage d'un message, qui prévient l'utilisateur que l'exemplaire a été transféré pour la réservation d'un abonné.

À ce stade, il est donc fortement conseillé de cliquer sur le bouton Attribuer, afin de mettre de côté le document sur le site de retrait demandé par l'abonné.

Note : si on choisit de cliquer sur "Ne pas attribuer", l'exemplaire sera prêté à l'abonné fonctionnel d'annulation de navette de réservation (défini pour chaque site dans Administration du réseau > onglet Sites > Transfert) pour être restitué vers son site.

Une fois le document attribué à l'abonné réservataire, celui-ci peut venir le retirer dans le site de retrait choisi.

Note : pour un exemplaire transféré par le biais d'une navette de réservation, le prêt n'est possible qu'à l'abonné réservataire.

La gestion du retour du document est indépendante des navettes de réservation :

6. Bilan

Un fonctionnement en navettes de réservation peut se résumer en plusieurs étapes :

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.