Regroupements de sites : paramétrer et utiliser les regroupements de sites dans Decalog SIGB

1. Concept de regroupements de sites

Au sein d'un même réseau de bibliothèques, certaines fonctionnalités peuvent être mises en commun (exemple : le catalogage) et d'autres non (exemple : les règles de prêt). Il existe différents types de réseaux, et autant de spécificités liées à chacun d'entre eux.

Decalog SIGB permet une grande souplesse dans le paramétrage des réseaux, donnant ainsi l'avantage de pouvoir prendre en compte les fonctionnements les plus complexes.

La philosophie générale du logiciel est de permettre pour chaque réseau de déterminer, fonctionnalité par fonctionnalité, l'ensemble ou le sous-ensemble des sites du réseau qui l'utilise.

Le fonctionnement souhaité se définit dans le module "Administration du réseau", onglet "Regroupement de sites".

                                                     Paramétrage des regroupements de sites

Il existe 5 types de regroupements de sites :

SANS regroupement de type "Exemplaires / Acquisitions" : un bibliothécaire peut créer, modifier, supprimer les exemplaires du site sur lequel il est localisé mais n'est pas autorisé à créer, modifier, supprimer les exemplaires des autres sites du réseau.

AVEC regroupement de type "Exemplaires / Acquisitions" : la gestion des exemplaires est mise en commun pour les sites faisant partie du regroupement.

Ainsi, pour les bibliothécaires des sites regroupés ayant des droits d’accès aux différents sites, il sera possible d'effectuer des opérations sur n'importe quel exemplaire d'un site du regroupement sur lequel il est localisé.

Les droits au catalogage pour l’accès à chacun des sites du regroupement sont définis au niveau de l’utilisateur et de son profil de droits.

SANS regroupement de type "Cartes communes" : chaque abonné ne peut se présenter avec sa carte que sur le site où il a été inscrit. S'il présente sa carte sur un autre site du réseau, le bibliothécaire aura connaissance que cet abonné est inscrit ailleurs sur le réseau, mais il devra lui créer une nouvelle carte pour lui permettre d'emprunter sur ce site.

AVEC regroupement de type "Cartes communes" : les abonnés empruntent les documents des sites du regroupement avec une carte unique (au lieu d’une carte par bibliothèque). Les droits d'emprunts peuvent être affinés sur chaque site avec les cotisations et les règles de prêt.

SANS regroupement de type "Navettes de retour" : un abonné ne peut restituer un document que sur le site dépositaire de ce document.

AVEC regroupement de type "Navettes de retour" : les sites peuvent autoriser l'abonné à rendre ses prêts dans n'importe quel site du regroupement. Le retour de l'exemplaire est accepté et automatiquement transféré vers son site dépositaire (opération matérialisée par un prêt à un abonné fonctionnel de transfert).

SANS regroupement de type "Délocalisation au retour" : un abonné ne peut restituer un document que sur le site dépositaire de ce document.

AVEC regroupement de type "Délocalisation au retour" : les sites peuvent autoriser l'abonné à rendre ses prêts dans n'importe quel site du regroupement. Les exemplaires restitués sont conservés par le site du retour, qui devient le nouveau site dépositaire de l'exemplaire (fonctionnement apparenté à un fonds tournant/circulant).

SANS regroupement de type "Navettes de réservation" : lors d'une demande de réservation, un abonné ou un professionnel ne peut choisir comme site de retrait qu'un site qui possède au moins un exemplaire du document concerné.

AVEC regroupement de type "Navettes de réservation" : les sites peuvent autoriser l'abonné et le professionnel à choisir comme site de retrait n'importe quel site du regroupement, même s'il n'a pas d'exemplaires du document à réserver. Un système de navettes est mis en place entre les sites du regroupement, pour leur permettre de rapatrier les exemplaires réservés d'un site à l'autre (opération matérialisée par un prêt à un abonné fonctionnel de transfert).

À noter : 2 possibilités de transfère via le système de navette, soit le document transite par le site dépositaire avant de repartir sur le site de retrait, soit le site de retour transfère directement le document réservé au site de retrait. Des filtres concernant le statut, la localisation, l’acquéreur, le support et la nouveauté peuvent être définis pour exclure ou autoriser certains documents des navettes de retour ou de réservation. Ces filtres peuvent également s’appliquer en cas de délocalisation de documents

2. Exemples de configurations possibles

2.1. Pas de regroupements de sites

Exemple : 3 sites mettent en commun leurs notices mais conservent un fonctionnement autonome.

2.2. Carte commune

Exemple : 3 sites mettent en commun leurs notices et permettent aux abonnés d'aller d'un site à l'autre (les conditions d'emprunt étant spécifiées par les cotisations et les règles de prêt). La réservation, le prêt et le retour des documents se font distinctement sur chaque site (l'abonné doit se rendre sur Site A pour emprunter, réserver, rendre les documents de Site A).

2.3. Carte commune et navettes de retour

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies), et peuvent rendre ce document sur n'importe quel site du réseau. Ce document sera rapatrié vers son site dépositaire grâce aux navettes de retour.

Ce fonctionnement peut être affiné si besoin (dans le cas d'un site géographiquement éloigné par exemple) :

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies). Site A et Site B ont mis en place une navette de retour entre les deux sites : un document emprunté sur Site A ou Site B peut être indifféremment rendu sur l'un ou l'autre des deux sites. En revanche, un document emprunté sur Site C doit être obligatoirement rendu sur Site C.

2.4. Carte commune et délocalisation au retour

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies), et peuvent rendre ce document sur n'importe quel site du réseau. Ce document sera conservé par le site de retour (changement du site dépositaire de l'exemplaire).

Ce fonctionnement peut être affiné si besoin (dans le cas où un site refuserait d'être "dépossédé" de son exemplaire, ou possèderait un fonds spécifique qu'il souhaite conserver chez lui) :

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies). Site A accepte que Site B conserve son exemplaire s'il est rendu à Site B, et inversement. En revanche, un document emprunté sur Site C doit être obligatoirement rendu sur Site C.

2.5. Carte commune, délocalisation au retour et navettes de retour

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies). Néanmoins, pour le retour :

• Site A et Site B ont mis en place une navette de retour entre les deux sites : un document emprunté sur Site A ou Site B peut être indifféremment rendu sur l'un ou l'autre des deux sites.
• Site C accepte que Site D conserve son exemplaire s'il est rendu à Site D, et inversement.
• En revanche, un document emprunté sur Site E doit être obligatoirement rendu sur Site E.

Ce type de configuration peut éventuellement se rencontrer dans le cas où plusieurs réseaux se réunissent pour n'en former qu'un seul : dans ce cas, il arrive que les sous-réseaux nouvellement réunis souhaitent garder leur ancien fonctionnement, potentiellement différent du fonctionnement global du réseau.

2.6. Carte commune et navettes de réservation

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies) et peuvent demander comme site de retrait (lors d'une demande de réservation) tous les sites du réseau.

Il est fortement conseillé de compléter ce fonctionnement avec l'un des deux types de regroupements de sites pour le retour, en ajoutant un regroupement Navettes de retour OU un regroupement Délocalisation au retour.

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies), peuvent demander comme site de retrait (lors d'une demande de réservation) tous les sites du réseau, et peuvent également rendre le document emprunté sur tous les sites du réseau (ce document sera rapatrié vers son site dépositaire grâce aux navettes de retour).

OU

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies), peuvent demander comme site de retrait (lors d'une demande de réservation) tous les sites du réseau, et peuvent également rendre le document emprunté sur tous les sites du réseau (ce document sera conservé par le site sur lequel le document a été rendu).

2.7. Carte commune et navettes de réservation avec un site "réserve"

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies), sauf à la réserve de documents qui est n'est accessible qu'aux bibliothécaires. Les exemplaires de la réserve sont néanmoins disponibles à la réservation : l'abonné ne pourra pas venir retirer le document à la réserve (qui ne fera pas partie des sites de la cotisation) mais les exemplaires qui y sont stockés pourront tout de même être rapatriés pour les abonnés par le biais des navettes de réservation.

On peut compléter ce fonctionnement avec l'un des deux types de regroupements de sites pour le retour, en ajoutant un regroupement Navettes de retour OU un regroupement Délocalisation au retour.

2.8. Carte commune et navettes de réservation dans deux sous-réseaux

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur tous les sites pour emprunter un document (selon les cotisations et règles définies). Site A et Site B se sont regroupés au sein d'un fonctionnement en navettes de réservation (les deux sites étant géographiquement proches). Site C et Site D ont adopté le même fonctionnement.

On peut compléter ce fonctionnement avec l'un des deux types de regroupements de sites pour le retour, en ajoutant un regroupement Navettes de retour OU un regroupement Délocalisation au retour.

2.9. Indépendance des regroupements

Pour bien montrer l'indépendance de tous les types de regroupements de sites, on pourrait très bien définir l'organisation suivante (qui doit être fortement improbable).

Exemple : les abonnés peuvent se présenter sur Site A et Site C. Ils peuvent se faire rapatrier sur Site A des documents de Site B, mais n'empruntent sur Site C que des documents de Site C. Les documents empruntés sur Site C peuvent être rendus sur Site C ou Site D.

En cas de besoin, le service support Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme de maintenance : https://support.decalog.net.