Connexion au compte abonné sur le portail

1. Identifiants | Communication

1.1. Identifiants | Usages

Lorsqu’un abonné s’inscrit à la médiathèque, il est nécessaire de lui communiquer des identifiants pour qu’il puisse accéder à son compte personnel dans le Portail ; ainsi, il peut réserver, prolonger ses prêts en cours, consulter l’historique de ses emprunts, etc.

Deux cas de figure sont alors envisageables :

Notes :

Les procédures décrites dans la suite de ce document sont valables pour les 2 types d’abonnés : personnes et groupes.

Des identifiants « portail » pour les regroupements peuvent également être générés si cela est paramétré au niveau du « type de regroupement » [cf. Paramètres > Listes > Types de regroupement > case cochée « Avec identifiants portail »], ce qui donnera accès, en plus des comptes individuels, à un compte « superviseur », permettant d’accéder aux comptes respectifs de chacun des membres.

NB : Ce cas ne sera pas approfondi dans le cadre de cette documentation.

1.2. Identifiants | Génération initiale

1.2.1. Mode de communication = Email

La création d’un abonné va déclencher automatiquement (dès le clic sur le bouton « Valider ») l’envoi d’un e-mail d’activation du compte, à 2 conditions :

 L’envoi de l’e-mail n’est réalisé qu’à ces 2 conditions et uniquement lorsqu’on crée la fiche de l’abonné. Si on revient sur la fiche d’un abonné par la suite pour lui rajouter une adresse e-mail, par exemple, aucun envoi d’e-mail n’est effectué automatiquement. Il faudra cliquer sur le bouton « Générer nouveaux identifiants ».

L’e-mail envoyé à cette occasion est paramétrable.

Pour ce faire, procéder comme suit :

* Bloc-note

* Notepad ++ ®

* Geany ®

Il est possible de modifier le texte proposé par défaut.

Si besoin est, contacter le service Support de Decalog SIGB.

En AUCUN CAS, il ne faut utiliser un traitement de texte de type Microsoft WORD ® ou Libre Office Writer ® pour modifier un fichier HTML.

Le lien présent dans l’e-mail envoyé est valable 3 mois [90 jours], limite au-delà de laquelle il ne sera plus possible de cliquer sur ce lien, considéré comme « périmé ».

De plus, une fois que l'abonné a eu accès à la fenêtre lui communicant les identifiants, ce lien n'est plus valable, car le logiciel part du principe que l'abonné a déjà récupéré ses identifiants, et qu'il n'est donc pas nécessaire de les lui afficher une seconde fois.

Cliquer sur le lien d’activation conduit vers l’affichage de la fenêtre comparable à celle-ci :

A cette étape, il est nécessaire que l'abonné note soigneusement ses identifiants, qui resteront valables sans limitation de temps. Ces derniers restent inconnus de la Bibliothèque émettrice ou de Decalog : seul l’abonné peut en prendre connaissance.

C'est aussi à cette étape que le lien d'activation présent dans l’e-mail deviendra invalide.

Pour un mode de communication par « Email », l’identifiant de connexion correspond à l’adresse renseignée dans le champ « Email » de la fiche d’inscription, car il s’agit – en théorie – d’un élément distinctif.

Si l’adresse mail est commun à plusieurs abonnés (dans le cas d’une même famille, par exemple), alors les identifiants générés pour chacun des membres seront structure comme suit :

Après avoir récupéré et noté les identifiants, l'abonné clique directement sur le lien « Connexion au portail de la médiathèque ».

En cas de problèmes liés à cette procédure (mail non reçu, etc.), il est toujours possible pour l’utilisateur professionnel de générer de nouveaux identifiants pour l’abonné à partir de sa fiche abonné, en cliquant sur « Générer nouveaux identifiants ». Ces identifiants annulent et remplacent ceux qui auraient pu être communiqués auparavant.

Le clic sur ce bouton propose, au choix, d’afficher les nouveaux identifiants à l’écran (pas d’envoi de mail donc) ou d’envoyer par mail un lien d’activation à l’abonné :

Note : Lorsque la base vient d’être migrée vers Decalog SIGB et que les abonnés sont déjà créés, il est possible d’effectuer un « envoi groupé » d’e-mails pour faire parvenir à chaque abonné de nouveaux identifiants de connexion, comme s’ils venaient d’être créés.

1.2.2. Mode de communication = « Lettre »

Pour les abonnés qui sont associés à un mode de communication « Lettre », aucun e-mail ne peut leur être envoyé.

De ce fait, on utilisera le bouton « Générer nouveaux identifiants », qui apparaît une fois que l’on a cliqué sur le bouton « Valider ».

Les identifiants vont ainsi apparaître à l’écran, et l’utilisateur professionnel devra communiquer ses identifiants à l’abonné oralement. L’identifiant d’un abonné en mode lettre est la première lettre de son prénom [point] son nom de famille.

Note : Dans le cas où l’abonné possède un e-mail, mais qu’il est affilié au mode de communication « Lettre », le mail d’activation est envoyé.

Il s’agit du seul et unique e-mail qu’un abonné en mode « Lettre » peut recevoir.

1.3. Identifiants | Régénération

Pour générer de nouveaux identifiants, procéder comme suit :

1.4. Identifiants | Envoi groupé

Après une migration, les identifiants des abonnés concernant les abonnés déjà inscrits peuvent être générés par le biais d'un envoi groupé des mails d'activation, réalisable par Decalog, et ce sur simple demande auprès du Support de Decalog.

Cet envoi groupé nécessite au préalable la personnalisation de l’e-mail d'activation (habituellement envoyé dans le cadre de la création d'une fiche).

Texte d’origine…

Texte adapté pour « envoi groupé »…

De façon logique, cette méthode ne peut donc être appliquée que pour les abonnés ayant une adresse e-mail renseignée dans leur fiche « Abonné » (les autres inscrits devront donc obtenir leurs identifiants sur demande auprès de la bibliothèque).

Une fois la modification terminée, il suffit de renvoyer le modèle sur le serveur [« Envoyer un nouveau modèle »] et de le tester [« Télécharger le modèle existant » > bouton « Tester »]. Si le résultat est conforme aux attentes, la bibliothèque n’a plus qu’à prévenir le support de Decalog SIGB par le biais d’un ticket ou d’un e-mail ; ce dernier générera l'envoi groupé le soir même, si possible.

L’e-mail d'activation est propre à chaque site du réseau : il sera donc personnalisé pour chacune d'entre elles, et l'envoi groupé peut être généré séparément pour chaque bibliothèque.

Attention ! Il est possible que l'envoi groupé génère un nombre de retours non négligeables de la part des lecteurs : entre les erreurs de manipulation et les difficultés de compréhension, il se peut que l'équipe de la médiathèque soit sollicitée plus fortement après l'envoi.

Après l'envoi groupé, il est conseillé de rétablir un modèle plus classique pour le mail d'activation, envoyé à chaque création de compte abonné.

2. Connexion | Portail public

2.1. Mode de communication = « E-mail »

Cliquer sur le lien « Connexion au portail de la médiathèque » ouvre automatiquement la page d’accueil du portail.

Une fois la page d’accueil du portail affiché, il suffit alors de cliquer sur le bouton « Mon compte » pour accéder à la page de connexion.

Les identifiants sont valides sans limitation de temps ; cependant, l'abonné peut, s’il le souhaite, changer le mot de passe  et l'identifiant une fois connecté à son « compte abonné ».

Pour rappel, le mot de passe devient obsolète dès lors que l’on génère de nouveaux identifiants à partir de la fiche « abonné ».

Attention, donc, à utiliser ce bouton avec précaution, car, s’ils ne sont pas communiqués à l’intéressé, ce dernier n'aura aucun moyen de les deviner par lui-même.

En cas d’oubli du mot de passe, l’abonné peut cliquer sur un lien « Mot de passe oublié » ; dans ce cas, le système renvoie un mail d’activation (contenant le lien d’activation lui permettant de récupérer de nouveaux identifiants).

 Si plusieurs abonnés ont la même adresse mail (dans le cas d’une famille par exemple), un mail particulier sera envoyé, invitant l’abonné à indiquer quel compte il souhaite réinitialiser :

2.2. Mode de communication = « Lettre »

La procédure normale de connexion pour un abonné associé à un mode de communication « Lettre » reste l’utilisation des identifiants communiqués oralement ou par écrit (mémo).

Les précautions identiques à celles énoncées ci-dessus restent valables.

En cas de besoin, le service de maintenance Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme https://support.decalog.net.