1. Catalogage : automate de mise à jour des notices de document
Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut sur Decalog SIGB. Sa mise en oeuvre doit être accompagnée, en raison d\'un fort impact sur vos données. Elle suppose de raisonner sur son contexte d\'utilisation et ne doit pas mettre en péril la cohérence de la base. Elle rend obligatoire une prestation d\'accompagnement (paramétrage) et de formation : merci de bien vouloir contacter votre référent commercial pour plus d\'informations à ce sujet.
L’automate de mise à jour des notices de document a pour objectif d’actualiser les dernières notices récemment créées, à partir des notices trouvées dans le réservoir BnF, selon des modalités définies par l’utilisateur. Cette fonctionnalité n’a pas pour but de reprendre tout le fonds existant (prestation annexe) mais se limite simplement aux notices créées récemment, dont le catalogage est susceptible d’être complété.
L’activation par Decalog de l’option sur les automates de mise à jour des notices de document engendre l’apparition de deux nouveaux onglets :
- L’onglet « Automate de mise à jour » accessible depuis le module Paramètres // Attention : cet onglet a été renommé "Tâches à planifier" depuis la sortie de la version 11.4 de Decalog SIGB.
- L’onglet « Planificateur de tâches » accessible depuis le module Administration du réseau
La première étape consiste à accéder au module Paramètres afin de définir les modalités de mise à jour des notices, en définissant les fonds qui vont être mis à jour, et la façon dont ils le seront.
L’écran de paramétrage d’un fonds à mettre à jour se compose de 4 blocs :
- Conditions : permet d’identifier le fonds à mettre à jour. Par exemple, si l’on veut mettre à jour uniquement les notices de livres hors documents BDP, on utilisera les conditions Type d’expression = Texte et Acquéreur = Nom de la bibliothèque).
- Paramètres de mise à jour : permet de choisir le réservoir BnF à partir duquel la notice sera récupérée, ainsi que de définir le délai minimum entre chaque tentative de mise à jour.
- Profil de mise à jour : permet de définir le comportement attendu pour chaque champ si la notice est trouvée dans le réservoir (ne rien faire, compléter ou remplacer).
- Données de test (apparaît après la validation du paramétrage) : permet de tester la mise à jour sur un document du fonds. Attention : la mise à jour est réellement réalisée sur la notice concernée, et il n’est pas possible de revenir en arrière !
Le fait de pouvoir définir plusieurs fonds à mettre à jour permet d’adapter pour chacun d’entre eux le profil de mise à jour à utiliser. Si le même profil doit être appliqué sur chaque fonds, alors il est possible de ne créer qu’un seul fonds à mettre à jour.
Une fois ce travail effectué, il suffit de planifier la tâche de mise à jour : il faut pour cela accéder au module Administration du réseau > onglet Planification de tâches.
Cet onglet contiendra à terme d’autres types de tâches dont le traitement pourra être planifié (envoi de relances, suppression de données inutilisées, etc.), mais se limite pour l’instant à la tâche relative aux automates de mise à jour.
La même tâche automatique peut être utilisée pour planifier la mise à jour de tous les fonds si ces fonds ne nécessitent pas de bilans de mise à jour distincts.
Une fois la tâche créée, l’opération de mise à jour est effectuée automatiquement par Decalog chaque nuit.
Pour chaque notice de chaque fonds, le traitement consiste à rechercher dans le réservoir BnF si la notice est présente : on se base en premier lieu pour cela sur l’identifiant de la notice (champ 001), et s’il n’est pas renseigné, on fait appel à un ensemble de données que l’on va comparer avec la notice du fonds (ISBN, titre, complément de titre, série, n° de série ou volume,…). Si la notice est identique selon ces critères, alors elle est mise à jour selon les paramétrages définis dans le profil de mise à jour, sinon elle apparaîtra dans le compteur des notices traitées non mises à jour.
Un critère de recherche a été ajouté dans la recherche avancée de notices (accessible depuis Catalogues > Recherche & catalogage > Recherche avancée > Autres informations bibliographiques > Mise à jour automatique) et permet d’identifier les notices qui ont été mises à jour (ou non) sur une période donnée.
L’information de mise à jour est reportée sur la notice, au survol de l’icône en forme de bulle donnant accès aux origines de la notice :
Une fois qu’une notice a été mise à jour via l’automate de mise à jour, cette notice sort définitivement du lot des notices à mettre à jour.