2. Relance fournisseur : pouvoir effectuer des relances au fournisseur de ses commandes
L’objectif de cette fonctionnalité est de permettre de prévenir aisément son fournisseur de commandes des suggestions non reçues ou problématiques.
L’envoi s’effectue soit par émail soit via une exportation vers un tableur.
Cette fonctionnalité est disponible dans l’immédiat à la demande via l’espace client et sera généralisée un peu plus tard.
Elle nécessite d’avoir la gestion des commandes activée.
A l’image de la relance des abonnements de périodiques, il faut que le fournisseur des commandes soit paramétré – depuis les paramètres.
Les zones obligatoires pour effectuer une relance sont l’émail, le contact et le modèle.
Concernant le modèle, il est possible, par confort, de renseigner un texte par défaut ainsi que de copier-coller un modèle d’un fournisseur à un autre.
Rappel : une ligne de commande en réception peut avoir 5 états : « En réception », « Livrée », « Livraison différée », « Commande annulée » et « Mise à l’inventaire »
Les états « Livraison différée » et « Commande annulée » ont également un motif de non réception
Par défaut toutes lignes de commandes de type « En réception » et « En livraison différée » d’une commande « En réception » sont relançables.
Prenons par exemple une commande avec 5 lignes de commandes qui sont dans divers états
Le nouvel onglet « Relance fournisseur » du module commandes liste automatiquement l’ensemble des lignes de commandes à relancer.
Cette liste peut être filtrée pour un fournisseur donné, ou une commande précise ainsi qu’un certain nombre d’autres critères.
Cette liste peut être exportée vers un tableur.
A noter que cette exportation peut être marquée comme étant une relance pour les clients qui se servent du fichier pour prévenir le fournisseur ou non marquée lorsque l’exportation est uniquement un moyen de contrôler les données.
Cette liste peut également être envoyée par mail. Si plusieurs fournisseurs sont concernés, il sera envoyé un mail par fournisseur.
Une première étape d’analyse permet de visualiser fournisseur par fournisseur puis commande par commande les lignes de commandes valides et non valides.
Il y a 3 possibilités de non validité d’une ligne de commande - dans l'ordre :
- Ligne de commande d'un autre site // Non forçable
- Fournisseur sans mail, contact ou modèle // Non forçable
- Déjà relancée // Forçable
Puis une seconde étape permet de configurer l’envoi
Il est possible d’envoyer un émail de test, pratique pour contrôler que l’envoi convienne, ainsi qu’une copie à l’émail de la bibliothèque lors de l’envoi réel.
Par défaut, les lignes de commandes relancées ne sont pas relancées de nouveau.
Il est tout de même possible de forcer plusieurs relances
Les informations du nombre de relances ainsi que la date de dernière relance sont indiquées dans la liste des relances fournisseur ainsi que dans la commande.
