2. Catalogage : gestion des catégories d’exemplaires
ATTENTION : cette évolution n’est disponible que pour les clients disposant de l’option « Grilles de catalogage paramétrables ». A noter que certains clients bêta-testeurs ont pu disposer de cette option avant la sortie de la version 9.0.
Il existe des notions spécifiquement liées à l’exemplaire (ex : rayons, état, numéro d’identification autre que le code-barres, …), qui ne font pas l’objet d’un champ à part entière au sein de la grille de saisie de l’exemplaire en catalogage. Pour assurer la gestion de ces notions, les catégories d’exemplaires ont été implémentées dans Decalog SIGB.
Cette évolution est optionnelle et peut être activée depuis le module Administration du réseau, onglet Sites, encart Fonctionnalités supplémentaires.
L’activation de cette option donne ainsi accès à une nouvelle entrée « Catégories d’exemplaires » dans le module Paramètres, onglet Listes :
Lors de la création d’une nouvelle catégorie d’exemplaire, on a le choix du type de cette catégorie :
- Liste contrôlée, qui permet d’ajouter un nouveau champ au niveau de l’exemplaire sous forme de liste déroulante, avec des valeurs prédéfinies.
- Texte libre, qui permet d’ajouter un nouveau champ au niveau de l’exemplaire sous forme d’un encart de saisie libre.
Ainsi, si on choisit le type « Liste contrôlée » pour la catégorie d’exemplaire que l’on est en train de créer, un encart apparaît dans la partie inférieure de l’écran de manière à permettre de renseigner les valeurs que contiendra la liste proposée au niveau de l’exemplaire.
Si on choisit le type « Texte libre » en revanche, le paramétrage se limite à renseigner le nom de la catégorie et à le valider.
Le nom de la catégorie créée apparaîtra ainsi au niveau de l’exemplaire, parmi les autres champs, suivi d’une liste déroulante de choix (si la catégorie est de type Liste contrôlée) ou d’un encart de saisie libre (si la catégorie est de type Texte libre).
Cela se présente ainsi de cette façon dans une grille de catalogage :
Une gestion complète des catégories d’exemplaires est ensuite assurée dans le logiciel. Une fois renseignées au niveau des exemplaires, les catégories sont ainsi exploitées :
- Dans la vue détaillée d’une notice : les catégories apparaissent au niveau du bloc des exemplaires.
- Dans la recherche avancée de notices et d’exemplaires : des critères de recherche sont automatiquement générés pour chaque catégorie créée.
- Dans les statistiques.
- Dans les traitements par lot exemplaires : exportation vers un tableur, exportation Unimarc, modification.
- Dans les valeurs par défaut des abonnements de périodiques.
- Dans les valeurs par défaut des exemplaires (accessibles dans les préférences utilisateurs, par clic sur le nom de l’utilisateur connecté en haut à gauche de l’écran).
Les catégories d’exemplaires peuvent également être renseignées lors de la saisie des suggestions : lors de la mise à l’inventaire suite à une réception de commande, la catégorie renseignée sur la suggestion sera automatiquement reportée sur l’exemplaire (au même titre que toutes les autres informations de la suggestion).
L’exploitation de cette donnée côté portail (Decalog PORTAIL Pro ou Decalog PORTAIL Intégral) viendra dans un second temps.