5. Budgets : mise en place des traitements automatiques liés au changement d’année

Le module de gestion des budgets est disponible dans Decalog SIGB depuis la version 9.0 de février 2019. 

Pour rappel, un budget est défini pour une année civile (appelée « Exercice ») qui définit l’état du budget : par exemple, si l’année du budget que l’on est en train de créer est 2019, alors jusqu’au 31 décembre 2019, l’état du budget sera « En cours ». Une corrélation sera ainsi toujours assurée automatiquement entre l’exercice et l’état d’un budget :

• L’état « En préparation » concerne le budget de l’année à venir
• L’état « En cours » concerne le budget de l’année courante
• Les états « Pré-clôturé » et « Clôturé » concernent les budgets des années passées.

A noter : s’il y a plusieurs acquéreurs au sein du réseau (chaque bibliothèque achète son fonds propre et gère son budget par exemple), plusieurs budgets du même état et sur la même année vont cohabiter. 

Ainsi, il est nécessaire lors du passage à l’année suivante d’assurer la cohérence des budgets en effectuant le changement d’état, avec les modifications qui en découlent. Voici les modifications qui interviendront donc automatiquement chaque année entre le 31 décembre et le 1^er janvier :

• Pour les budgets en préparation (s’ils ont été définis) :
  • Ils deviennent les budgets en cours.
  • Les suggestions et commandes sur ce budget (souhaitées ou en préparation, mais pas engagées) restent sur le budget désormais en cours.
• Pour les budgets en cours :
  • Ils deviennent pré-clôturés si une extension d’utilisabilité est demandée ou s’il reste des commandes non soldées. Ils sont sinon clôturés.
  • Les suggestions et commandes engagées et réalisées restent sur ce budget.
  • Les suggestions et commandes souhaitées et programmées ne peuvent pas rester sur un budget pré-clôturé ou clôturé. Selon le paramétrage effectué (encart rouge dans la capture écran ci-dessous), les lignes budgétaires des suggestions et l’exercice des commande seront soit basculées vers le nouveau budget en cours (généré automatiquement s’il n’existe pas), soit supprimées.

• Pour les budgets pré-clôturés :
  • Ils deviennent clôturés lorsque l’extension d’utilisabilité est dépassée et qu’il ne reste pas de commandes non soldées (à noter que cette conversion-ci n’est pas spécifique au changement d’année : le contrôle des budgets potentiellement « clôturables » est effectué chaque nuit).