5. Suspension possible des envois de mails relatifs aux réservations

Dans le cadre de la mise en place de services de drive (ou « Prêts à emporter » ou « Click and collect » ou tout autre terme approprié J), certaines bibliothèques ont fait le choix de s’organiser manuellement pour le retrait des réservations et souhaitent de ce fait suspendre l’envoi automatique des mails relatifs aux réservations, afin de gérer cela en dehors SIGB (généralement en contactant l’abonné par téléphone).

Dans Decalog SIGB, il y a 3 mails relatifs aux réservations :

• L’avis de disponibilité d’une réservation, automatiquement envoyé lors de l’attribution d’un exemplaire à la réservation d’un abonné, afin que ce dernier soit prévenu que sa réservation est disponible.
• L’avis de suppression d’une réservation (qu’elle soit attribuée ou en attente), automatiquement envoyé lorsque le personnel de la bibliothèque supprime la réservation d’un abonné.
• L’avis d’ajournement d’une réservation, moins fréquent, automatiquement envoyé lorsque l’on remet en attente une réservation (ce cas arrive uniquement lorsque l’on prête un exemplaire à un abonné alors que cet exemplaire était attribué à la réservation d’un autre abonné).

L’envoi de ces mails était jusqu’à présent automatique : désormais, il est possible pour chacun des 3 cas de choisir de maintenir l’envoi ou non. A noter que le cas de suppression de la réservation a été dissocié en deux sous-cas, paramétrables séparément : le cas de la suppression d'une réservation en attente (pour lequel le lecteur n'a pas encore eu de document attribué) et celui de la suppression d'une réservation attribuée (pour lequel le lecteur a eu un mail d'attribution de réservation). 

Le paramétrage est à faire :

• Pour les réseaux de bibliothèque (multi-sites) : chaque site choisit le fonctionnement qui lui convient pour les attributions qui sont effectuées chez lui. Pour cela, il faut aller dans Administration du réseau > Réseau > sélectionner un site > sous-onglet Communication abonnés. Répétez ensuite l’opération pour tous les sites du réseau concernés.

• Pour les bibliothèques isolées (mono-site) : aller dans Administration du réseau > Site > sous-onglet Communication abonnés.

Ainsi, si l’on choisit par exemple de ne pas envoyer de mail lors de l’attribution d’une réservation, on change le paramétrage dans cet onglet, et le logiciel prévient à ce moment-là que l’avis sera considéré comme envoyé et l’abonné marqué comme prévenu.

En effet, si l’on effectue ce choix-là, le logiciel considère que l’abonné a été prévenu manuellement (par téléphone ou tout autre moyen jugé approprié) par la bibliothèque, et cela est indiqué au niveau de la réservation, dans la colonne « Abonné prévenu par », que ce soit :

• Depuis la liste des réservations de l’abonné en prêt/retour

• Ou depuis la liste des réservations (module Circulation > onglet Réservations)

Ce choix implique donc de mettre en place un suivi manuel hors SIGB de ces réservations, de manière à être en mesure d’identifier les abonnés qui ont bien été prévenus manuellement, et ceux qui ne l’ont pas été (soit parce que l’abonné n’était pas joignable par téléphone à ce moment-là, soit parce qu’il n’était pas possible pour la personne qui a effectué l’attribution de contacter l’abonné à ce moment-là, etc.). Une des méthodes possibles est de matérialiser les deux cas physiquement sur l'étagère : un emplacement contenant les documents dont le lecteur a été prévenu, et l'autre avec les documents dont le lecteur reste à prévenir. 

A noter par ailleurs qu’il est possible également de choisir de marquer comme prévenus manuellement les abonnés en mode lettre (les lettres d’avis de disponibilité d’une réservation ne seront plus générées), et également les abonnés qui l’ont été par SMS (seulement pour les bibliothèques disposant de l’option permettant la gestion des SMS).