3. Abonnés : gestion des membres de groupes
La gestion des membres sur les abonnés type Groupe est possible et activable sur simple demande via Cérhème (https://support.decalog.net).
Cette option permet de pouvoir renseigner les nom, prénom et sexe des membres d'un groupe, et d'associer des prêts effectués sur la carte groupe à l'un de ses membres.
L'activation de cette option entraîne l'affichage d'un nouveau bloc "Membres du groupe" sur la fiche des abonnés type Groupe, sous le bloc Informations :
Les membres d'un groupe peuvent être saisis facilement au clavier : tabulation pour passer d'un champ à l'autre, entrée pour ajouter un nouveau membre.
Seule la saisie d'un nom ou d'un prénom est obligatoire pour créer un membre. L'affichage de petits onglets rouges dans les coins supérieurs gauche des champs de saisie est normal : ils vous signalent que la valeur n'a pas encore été enregistrée et disparaîtront lors du clic sur le bouton Valider du bloc.
Il est également possible de déléguer la saisie des membres au responsable du groupe, par le biais de l'option "Permettre la gestion des membres depuis le compte sur le portail public".
La gestion des membres depuis le portail public sera abordée à la fin de cette partie.
Deux options suivent le tableau des membres du groupe :
– "À la validation, classement des membres du groupe par : Nom / Prénom" : la liste peut être classée par nom ou prénom du membre à la validation du bloc Membres du groupe. Ce classement sera repris aux autres endroits du logiciel dans lesquels la liste des membres peut être affichée (prêt-retour et portail public, abordés ultérieurement dans cette partie).
– "Saisie d'un membre lors d'un prêt au groupe : Obligatoire / Conseillée / Facultative" : cette option permet d'imposer ou non la saisie d'un membre du groupe lors d'un prêt sur la carte groupe.
Depuis le prêt-retour, la gestion des membres du groupe se matérialise par l'apparition d'un champ de saisie supplémentaire lors du passage en prêt d'un abonné type groupe ayant des membres renseignés :
Selon le choix effectué sur la fiche de l'abonné groupe, la saisie d'un membre pour effectuer un prêt est soit :
- Obligatoire
- Conseillée
- Facultative (pas de message affiché même si aucun membre du groupe n'est saisi lors du prêt sur la carte du groupe).
La saisie d'un membre du groupe (pour effectuer un prêt en son nom sur la carte du groupe) peut se faire de deux façons différentes :
- Soit par saisie du nom ou prénom du membre dans le champ prévu à cet effet (la recherche se fait dans les champs noms et prénoms, contrairement à la recherche d'un abonné qui ne se fait que par nom) :
- Soit par sélection dans la liste des membres, accessible depuis l'icône située à côté du champ de saisie :
Ces deux listes de sélection affichent pour information le nombre de prêts déjà en cours pour le membre concerné, et sont ordonnées selon le mode de classement sélectionné au niveau du groupe.
Si un membre est renseigné pour le prêt, il pourra apparaître dans :
- La liste des prêts en cours du groupe
- Le ticket de prêt imprimé pour le groupe
- La liste des prêts
- Les relances
Si aucun membre emprunteur n'est saisi pour le prêt, la mention du membre emprunteur n'apparaîtra simplement pas.
Côté portail, deux options :
- Soit la case "Permettre la gestion des membres depuis le compte sur le portail public" n'a pas été cochée sur la fiche du groupe, auquel cas la liste des membres n'est affichée que de façon consultative dans un onglet "Membres du groupe" sur le compte du groupe sur le portail :
- Soit la case "Permettre la gestion des membres depuis le compte sur le portail public" a été cochée sur la fiche du groupe, auquel cas les membres du groupe peuvent être ajoutés, modifiés, supprimés depuis le compte.
La suppression d'un membre est néanmoins impossible si ce membre a des prêts en cours (enregistrés en son nom) sur la carte du groupe.
La liste des prêts en cours du groupe affiche également le nom du membre emprunteur s'il est renseigné :
